Статья подготовлена |
- Важное в статье:
- Как оформить документы
- Получатель премии
- Основание для премии
- Размер и форма выплаты
- Порядок учета
По правилам НК премию можно учесть в расходах, если она:
- предусмотрена трудовым или коллективным договором либо другим внутренним документом компании, например положением о премировании (абз. 1 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК);
- выдана за трудовые показатели, то есть экономически обоснованна (ст. 252, п. 2 ст. 255 НК);
- не указана в списке расходов, которые не уменьшают налоговую базу (ст. 270 НК).
Правила действуют как при расчете налога на прибыль, так и при расчете налога на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК). Подтверждают это письма Минфина от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834, от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110, от 05.07.2018 № 03-03-07/46693, от 15.01.2018 № 03-03-06/1/971.
В рекомендации – правила учета премий, почему инспекторы могут исключить премии из расходов и что проверить в документах, чтобы этого избежать.
Как оформить документы
Выдачу премии оформите приказом о премировании. Но приказ не может быть единственным документом на выплату вознаграждения. Одно из условий признания премий в расходах – она должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором либо локальным актом компании (абз. 1 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК).
Пропишите конкретные виды премий в положении о премировании или другом внутреннем документе. Ведь прописывать все условия премирования в каждом трудовом договоре неудобно, а коллективного договора в компании может и не быть. Укажите, кому и за что полагается каждый вид премий. Подробнее читайте: Как оформить положение о премировании сотрудников.
На положение о премировании сделайте ссылку в трудовых договорах. Ее можно оформить так: «Сотруднику выплачиваются премии, предусмотренные положением о премировании (утверждено приказом от ______ № ___)». Такие разъяснения – в письмах Минфина от 17.04.2017 № 03-03-06/2/22717, от 26.02.2010 № 03-03-06/1/92 и Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1.
-
Главбух советует: если премии указаны в трудовом договоре или положении о премировании, но неясно, по каким основаниям их выплатили, есть шансы отстоять расходы в суде
Судьи считают, что в трудовом договоре или локальном акте достаточно оговорки о возможности выплаты премий. Главное, чтобы был приказ о премировании. Размер премии и основание для ее выплаты определяет руководитель компании. Подтверждение этому – постановления ФАС Поволжского округа от 17.02.2015 № Ф06-20220/2013.
Не указывайте в положении лишние дополнительные условия для выплаты премий, если выплачиваете премии при их несоблюдении. Иначе премию могут посчитать необоснованной. Например, компания включила в положение о премировании условие для выплаты премий – экономия на оплате труда. По факту никакой экономии в компании не было, так как количество работников из года в год увеличивалось. Из-за этого инспекторы сняли расходы как экономически необоснованные и не предусмотренные в трудовых документах. Судьи встали на сторону ИФНС (постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.10.2016 № А40-110303/2015).
Чтобы учесть премии в расходах и снизить риски споров, проверьте в приказе на премирование, кто получатель премии, основание для выплаты и ее сумму.
Получатель премии
В расходах при расчете налога на прибыль учитывайте только премии сотрудникам, которые работают в организации по трудовым договорам (ст. 255 НК). Это подтверждают письма Минфина (от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834, от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110, от 05.07.2018 № 03-03-07/46693, от 15.01.2018 № 03-03-06/1/971). Аналогичный порядок действует при расчете налога на УСН при объекте «доходы минус расходы» (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК).
Физлицам, с которыми нет трудового договора, премии не положены. Вознаграждения им можно учесть в расходах на оплату труда по иным основаниям. Например, как вознаграждения по гражданско-правовому договору (п. 21 ст. 255 НК).
Премия руководителю организации
Премию руководителю можно учесть в расходах при расчете налогов. Руководитель организации такой же наемный сотрудник, как и другие работники. На руководителя распространяются положения коллективного договора и других локальных актов.
-
Главбух советует: директор вправе выплатить сам себе премию, если такой порядок следует из локального акта компании, например положения об оплате труда
Когда условия премирования директора в локальных актах не прописаны, решение о выплате премии должны принять учредители, участники или акционеры. Полномочия на премирование сотрудников имеет работодатель (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК). Для директора работодатель – это учредители, участники или акционеры, поэтому решение о премировании должны принимать они (п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
На каждую премию собственники должны оформлять отдельный распорядительный документ. В ООО это будет, к примеру, протокол общего собрания участников. В акционерном обществе – протокол общего собрания акционеров, решение совета директоров или наблюдательного совета.
Премия уволенному сотруднику
Премии бывшим работникам можно учесть в расходах при расчете налогов, если премии уволенным предусмотрены во внутренних документах. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 252, пункта 2 статьи 255 и пункта 21 статьи 270 НК. Подтверждают это письма Минфина от 06.09.2018 № 03-03-06/2/63703, от 25.10.2005 № 03-03-04/1/294.
Например, годовую премию руководитель должен назначать по итогам года всем, кто работал в организации в истекшем году, в том числе уволенным на дату приказа о премировании. Если установили такой порядок во внутренних документах, то организация обязана его соблюдать (информация Роструда от 10.12.2018).
Если компания не предусмотрела премии уволенным сотрудникам во внутренних документах, то все положенные работнику суммы надо выплатить ему в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК). Когда организация не полностью рассчиталась с сотрудником в его последний рабочий день, трудинспекторы посчитают это нарушением (письмо Минтруда от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874). Премию, назначенную и выплаченную позже, налоговые инспекторы в таком случае также посчитают необоснованным расходом.
-
Главбух советует: есть судебные решения, в которых судьи посчитали дискриминацией исключение из списка премируемых сотрудников по итогам работы за год тех, кто не числился в штате на конец года
Расторжение трудового договора с сотрудником не повод лишать его премии, которую он заработал по итогам работы за год. Об этом – аппеляционные определения Верховного суда республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 и Новосибирского областного суда от 07.08.2018 № 33-7507/2018.
Премия будущему работнику
Премия будущему сотруднику за переход в организацию не относится к расходам на отплату труда. Выплату получает не сотрудник, и она не связана с его работой.
Организация вправе учесть премию в расходах, только если сотрудник получил ее за конкретные трудовые результаты. Иначе выплата экономически необоснованна. Разъяснения об этом – в письме Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/246.
Премии тем, кто отсутствовал на работе
Премии положены за трудовые результаты. Если сотрудник в периоде, за который начислили премию, был на больничном, в отпуске по уходу за ребенком или в ежегодном отпуске, выплата не связана с производственными результатами. Это материальная помощь, которую нельзя учесть в расходах.
-
Главбух советует: в суде можно доказать, что премии сотрудникам, которые были на больничном или в отпуске, экономически обоснованны
Организация вправе сама решить, когда и кому платить премию и как стимулировать сотрудников. Трудовые отношения с сотрудницей в декрете, отпуске по уходу за ребенком или на больничном не прерываются (ст. 107 ТК). Трудовой кодекс не запрещает платить премии декретницам и болеющим сотрудникам, они тоже вправе получать премии, которые предусмотрены системой оплаты труда. Такие выводы – в постановлении Арбитражного суда Московской области от 05.12.2014 № Ф05-13874/2014.
Основание для премии
В расходы на оплату труда можно включать начисления работникам стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели. Так сказано в пунктах 1 и 2 статьи 255 НК. В приказе руководителя на премию детализируйте, за какие достижения в работе сотрудник получает поощрение. Это важно, ведь учитываемая в расходах премия должна быть выдана за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК). Достижения работника его непосредственный руководитель может привести в служебной записке или в приказе о поощрении.
Перечень расходов на оплату труда открыт и может включать другие выплаты в пользу работников. Главное, чтобы они были экономически обоснованны, предусмотрены трудовым или коллективным договором или локальным актом компании и не входили в перечень неучитываемых расходов из статьи 270 НК. Это следует из пункта 1 статьи 252 и пункта 25 статьи 255 НК. Такие разъяснения – в письмах Минфина от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834, от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110, от 05.07.2018 № 03-03-07/46693 и от 15.01.2018 № 03-03-06/1/971.
Премия неясно за что
Из документов на премирование должно быть понятно, за что сотрудник получил премию. Инспекторы вправе исключить из расходов премию за выполнение особо важных поручений, если организация не сможет подтвердить их важность и не оформит результаты письменно (определение Верховного суда от 19.02.2018 № А40-163997/2016). Аналогичные выводы – в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 19.07.2016 № А40-118598/2015. Пункт 21 статьи 270 НК также запрещает включать в расходы любые вознаграждения, кроме тех, которые выплатили по трудовым и коллективным договорам.
Чтобы исключить споры, безопаснее не устанавливать во внутренних документах ограничения для размера стимулирующих премий. Можно включить в документ формулировку: «По решению руководителя размер премии может быть увеличен». В приказе на премию укажите причину такого решения. Например, что сотрудник показал высокие результаты, побил рекорд по продажам и пр.
Премия к празднику или юбилею
Премии к корпоративным, профессиональным, государственным праздникам, а также к юбилеям сотрудников компания платит не за трудовые показатели. К тому же такие премии не связаны с деятельностью, направленной на получение доходов, то есть экономически необоснованны. А значит, учитывать их при расчете налога на прибыль или при УСН нельзя. Разъяснения об этом есть в письмах Минфина от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42954 и от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167.
-
Главбух советует: если переоформить документы невозможно и вы готовы к спорам, учтите: есть случаи, когда расходы на премии к праздникам и юбилеям удалось отстоять в суде
Ключевое условие для признания затрат – то, что премия упомянута в трудовом или коллективном договоре или локальном акте. Сам по себе этот факт говорит об экономической обоснованности расходов. Предусмотренные в документах премии – в любом случае стимулирующие, даже если компания платит их к празднику или юбилею (постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.12.2014 № А40-12724/2014).
Работодатель вправе сам устанавливать систему стимулирования сотрудников, определять основания для премий, показатели, размер и периодичность премирования. Выплачивать премии к юбилею компании или к юбилею работника не запрещено. Главное, прописать условия в нормативном акте и довести его до работников. Это следует из части 1 статьи 129, части 2 статьи 135 и статьи 144 ТК.
Доказать обоснованность расходов помогут стимулирующие условия, прописанные во внутренних документах. Например, условие о том, что компания не выплачивает премии к праздничным датам сотрудникам, у которых были дисциплинарные взыскания. Это подтвердит, что премии направлены на повышение заинтересованности сотрудников в результатах производственной деятельности (постановление ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/702-10).
Премия к отпуску
Премию к отпуску учитывайте в расходах на оплату труда, если она связана с выполнением трудовых обязанностей и предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом. В других случаях премию к отпуску в налоговых расходах не учитывайте.
Можно считать, что премия к отпуску связана с трудовыми обязанностями, если она зависит от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины. Если компания предусмотрела выплату такой премии в трудовом договоре с сотрудником, это элемент системы оплаты труда.
Если премия к отпуску не связана с выполнением трудовых обязанностей и представляет собой материальную помощь, учесть ее при расчете налога на прибыль или налога на упрощенке нельзя. Матпомощь в расходы не входит (п. 23 ст. 270 НК). Такие разъяснения о премиях к отпуску есть в письмах Минфина от 18.05.2018 № 03-03-06/1/33512, от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912 и от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129.
Премия пенсионеру
Премии за достижение сотрудниками пенсионного возраста не учитывайте в расходах при расчете налогов. Такие премии экономически необоснованны. Они связаны не с трудовыми показателями, а с наступлением не зависящего от работников события – достижения пенсионного возраста.
Некоторые компании выплачивают такие премии пенсионерам, чтобы квалифицированные кадры подольше не уходили на пенсию и продолжали работать. Но этого аргумента недостаточно для экономической обоснованности расходов. Судьи это подтверждают (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 08.04.2016 № А74-5113/2015).
Аналогичное мнение ФНС высказала в отношении материальной помощи, которую компания выплатила сотруднику при увольнении в связи с выходом на пенсию. Такую материальную помощь компания выдает сотруднику для личных нужд, и она не представляет собой оплату труда за фактически отработанное время. Эта выплата носит социальный характер и не входит в налоговые расходы по пункту 23 статьи 270 НК (письмо ФНС от 27.04.2010 № ШС-37-3/698).
Премии за работу без перекуров и больничных
Премии некурящим сотрудникам или тем, кто не берет больничные, не связаны с трудовыми показателями. Когда премия не за трудовые результаты, ее нельзя учесть в расходах на оплату труда (письмо Минфина от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).
Привилегии для некурящих и редко болеющих сотрудников Роструд считает незаконными. Трудовое законодательство не позволяет вводить льготы только за то, что у сотрудников нет вредных привычек или они хорошо заботятся о своем здоровье (ст. 132 ТК).
-
Главбух советует: экономическую обоснованность премий некурящим и неболеющим сотрудникам можно доказать в суде
Отказ от курения снижает потери рабочего времени. Премии некурящим работникам стимулируют и их, и тех сотрудников, которые курят. Заработок последних при прочих равных условиях меньше, поэтому выплаты некурящим сотрудникам – стимулирующие. Когда премии предусмотрены коллективным или трудовыми договорами, их можно учесть в составе расходов. Такие выводы есть в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.06.2014 № Ф02-2615/2014. Аналогичные аргументы подойдут для обоснования премий неболеющим.
Но есть и другая позиция. Отказ от курения некоторые судьи считают личным, а не производственным достижением сотрудника (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23.10.2017 № А27-22623/2016). На этом основании судьи считают, что это социальная выплата, которая освобождена от страховых взносов.
Премия за досрочное увольнение
Премии за досрочное увольнение по собственному желанию нельзя учесть в расходах. Выплата не относится к стимулирующим премиям, которые названы в пунктах 1, 2 и 25 статьи 255 НК. Такие премии тоже не относятся к компенсациям, связанным с условиями труда. Подтверждает это и судебная практика, в частности постановления Московского округа от 14.06.2017 № А40-204158/2016, от 07.06.2017 № А40-194155/2016, от 21.02.2017 № А40-132830/2016.
Но в расходах можно учесть выходные пособия, которые организация платит на основании соглашений о расторжении трудовых договоров (п. 10 письма ФНС от 17.04.2017 № СА-4-7/7288@). Размер выплат по соглашению сторон может не совпадать с выплатами при увольнении по сокращению или в связи с ликвидацией организации, так как устанавливается соглашением сторон.
Премия к свадьбе, рождению ребенка
Выплаты социального характера не связаны с трудовыми обязанностями и экономически необоснованны (п. 1 ст. 252 НК). Например, выплаты сотрудникам связи с болезнью, смертью, свадьбой, рождением ребенка. Премиями также часто называют дополнительные выплаты сотрудникам с детьми, оплату детских садов или оплату путевок в оздоровительные учреждения. Все это выплаты, с помощью которых компания материально поддерживает сотрудников в связи с жизненными обстоятельствами.
Подобные выплаты социального характера – это материальная помощь. Материальную помощь нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, об этом напрямую сказано в пункте 23 статьи 270 НК. Выплату нельзя учесть в расходах при расчете налогов, даже если она предусмотрена в трудовых или коллективных договорах или в локальном акте (письма Минфина от 27.08.2009 № 03-03-06/1/549, от 11.02.2009 № 03-03-06/1/49, от 20.01.2005 № 03-05-02-04/5, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.02.2014 № А46-29789/2012).
Если выплата сотруднику связана с выполнением трудовых обязанностей, то ее можно учесть в расходах, даже если в документах она названа материальной помощью.
Размер и форма выплаты
Премии работникам можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль и налога на упрощенке в размерах, которые предусмотрены в трудовом или коллективном договоре, положении о премировании или другом локальном акте. При этом суммы премий должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 255 НК, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК).
Крупные премии руководству должны быть сопоставимы с финансовыми показателями компании. Необходимость выплаты премий должна быть обоснованна конкретными трудовыми, финансовыми или производственными достижениями. Если нет сопоставимости с финансовыми показателями и связи с трудовыми достижениями, то премия экономически необоснованна. В этом случае ее нельзя учесть в расходах при расчете налогов (п. 1 ст. 252 НК).
Если выплачиваете крупные премии, обоснуйте их размер. Условия для выплаты премий руководителям безопаснее указать в их трудовых договорах, а также положении о премировании. Пропишите конкретные показатели деятельности, за улучшение которых положена премия. Например: «Премия за увеличение объема балансовой прибыли по сравнению с показателем прошлого года не менее чем на 10 процентов – в размере 30 процентов от суммы должностных окладов за квартал».
-
Главбух советует: в суде есть шанс доказать, что нестыковки по размерам премий в приказе и положении о премировании не критичны для учета расходов
Налоговый кодекс не запрещает учитывать в расходах завышенные премии (ст. 255 и 270 НК). Если есть приказ руководителя о выдаче премии и она экономически обоснованна, компания ничего не нарушила и вправе учесть затраты. Подтверждает это постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28.09.2015 № Ф04-23985/2015.
Премии при убытках
Премию нельзя учесть в расходах, если ее получение зависит от финансового результата деятельности организации. Так, если работодатель стал банкротом, платить премию нет оснований (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).
Но организация вправе поощрять сотрудников за добросовестное выполнение обязанностей, независимо от общих результатов деятельности. Когда премия не зависит от текущих финансовых итогов работы и отвечает другим требованиям НК, выплата и расходы на нее обоснованны. Например, если сотрудник договорился о скидке или заключил новый выгодный контракт. Руководство может получать премии за реализацию новых проектов, которые требуют больших вложений на начальном этапе, но принесут прибыль в будущем.
-
Главбух советует: в суде можно доказать экономическую обоснованность премий руководству за результаты работы даже при убытках в компании
Когда у компании убытки, это не значит, что расходы на премию необоснованны. Налоговые инспекторы в принципе не должны оценивать, целесообразно ли было выплачивать премию. Организация сама решает, кому и за что платить премию. Главное, чтобы она соответствовала требованиям НК, при которых расходы можно учесть. Судьи согласны с такими выводами. Подтверждения – в постановлениях Арбитражного суда Поволжского округа от 17.02.2015 № Ф06-20220/2013 и ФАС Московского округа от 06.02.2014 № Ф05-17554/2013.
Премия в натуральной форме
Премии, выплаченные в натуральной форме, учитывайте в расходах при таких же условиях, как и премии в денежной форме. Форма выплаты не важна. Премия должна быть связана с трудовыми показателями, предусмотрена в трудовом или коллективном договоре или локальном акте, экономически обоснованна и не входить в перечень неучитываемых выплат из статьи 270 НК.
Премии в натуральной форме, которые не связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей, не уменьшают базу по налогу на прибыль или налогу на упрощенке. Такие выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК, письмо Минфина от 20.01.2005 № 03-05-02-04/5). Учитывайте такие премии как подарки.
Подробнее в рекомендациях:
- Как на общем режиме налогообложения учесть премию в натуральной форме;
- Как в бухучете учесть выдачу зарплаты в натуральной форме;
- Какие ограничения нужно учесть при выдаче премии в натуральной форме.
Порядок учета
Особенности учета премий зависят от их основания, периодичности, а также от того, кому и в какой форме компания их выплачивает. Например, премия руководителю – это всегда косвенный расход. Для выплаты натуральных премий есть ограничения. Чтобы узнать подробности об учете премий в разных ситуациях, кликайте на графы таблицы и читайте подробные рекомендации.
Таблица. Можно ли учесть премии в расходах
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году