В 2022 году больничные листы оформляют только в электронном виде. Плюс в том, что их невозможно потерять или испортить. Поэтому дубликат больничного понадобится только в исключительных случаях. Когда и как можно оформить дубликат по новым правилам, расскажем в статье.
Как назначить и выплатить больничное пособие, если болел сотрудник – алгоритм действий от Системы Главбух
Суммы всех пособий для сотрудников
Изменения в больничных листах в 2022 году
С 1 января 2022 года больничный формируется только в электронном виде. Бумажный больничный оформляют только на узкую категорию сотрудников, которые работают с гостайной (ч. 3.2. ст. 59 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, ч. 28 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 1, 2, 16 Правил, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
Учтите, что ФСС принял бланки документов, которые нужно использовать для взаимодействия с фондом в 2022 году (приказ от 08.04.2022 № 119). Всего бланков в приказе восемь. Кто и в каком случае их заполняет, смотрите в таблице от журнала «Главбух».
Электронные больничные выдают все медицинские организации. В этом случае врач не заполняет бумажный вариант, а вносит данные в электронную базу или электронную медицинскую карту, когда открывает больничный. Электронный листок нетрудоспособности формирует работник медорганизации в ЕИИС «Соцстрах». Никакие документы на бумажных носителях, в том числе распечатки больничного и талоны, получать уже не нужно (Информация ФСС от 29.06.2021 № б/н).
Плюс электронных больничных в том, что их невозможно потерять или испортить. Электронный больничный нельзя подделать, так как ФСС контролирует любые действия с листком нетрудоспособности. Значит, не понадобится дубликат.
При этом электронный листок нетрудоспособности равнозначен бумажному документу. По желанию физлица медорганизация вправе выдать ему выписку из электронного листка нетрудоспособности.
Заходите в Аттестацию–2022 в курс «Расчеты с работниками и кадровые поправки» и смотрите видео-урок «Что изменилось в расчете пособий с 2022 года». Так вы быстрее разберетесь в новых правилах начислений больничного.
Также с 2022 года появились новые штрафы. За что ФСС будет штрафовать компании с 1 января 2022 года, смотрите в таблице от журнала «Главбух».
Кроме того, с 2022 года ФСС переходит на проактивный порядок выплаты пособий. Порядок расчета больничных прежний, но больничный лист медучреждения оформят в электронном виде. Информация о больничном листе поступит работодателю от ФСС вместе с предзаполненными сведениями. Их нужно проверить, при необходимости изменить и отправить обратно в фонд (Правила, утв. постановлении Правительства от 23.11.2021 № 2010). Как изменилась схема работы по выплате пособий, читайте в Системе Главбух.
Пособие по нетрудоспособности не положено сотруднику, если он оформил больничный, но продолжил работать на удаленке и получать зарплату. Поэтому работодателю необходимо предупредить ФСС о том, что электронный больничный оплачивать не надо. Как это сделать, ФСС рассказал в своем телеграм-канале.
Как поступить, если сотрудник в 2022 году принесет бумажный больничный
Открывать бумажные листки нетрудоспособности после 1 января врачи не будут, но это не значит, что работники вам их не принесут. Ведь сотрудник мог заболеть в декабре, а выздороветь уже в 2022 году. К тому же у сотрудника есть целых полгода после того, как ему закрыли больничный, чтобы предъявить документ в компанию.
Принять бумажный больничный в 2022 году вы будете должны, только если его выдали 31 декабря 2021 года или раньше. В этом случае не просите работника переоформить документ. Направьте в ФСС сведения о том, что работнику нужно выплатить пособие, через систему электронного документооборота – СЭДО.
Примеры расчета больничных для разных случаем смотрите в Системе Главбух.
Смотреть примеры расчета больничных – 2022
В случае если листок нетрудоспособности работнику откроют в 2021-м, а продлят уже после нового года, листок-продолжение выдадут в электронном виде, даже если первоначальный больничный был бумажным. Если за время болезни работник получил два больничных в разных форматах, ФСС оплатит пособие по обоим листкам нетрудоспособности. Но информацию о бумажном больничном должна будет предоставить в фонд организация. Автоматически в ФСС попадет только информация о периоде нетрудоспособности, на который оформили электронный больничный.
Бумажных больничных больше нет, но хранить и хпо-прежнему нужно. Больничные листы являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Но больничные листы нужны для расчета взносов. Поэтому минимальный срок их хранения – шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК).
Когда оформляют дубликат листка нетрудоспособности
Дубликат больничного выдают:
- при наличии неустранимых ошибок в разделе «Заполняется врачом медицинской организации»;
- в случае, изменения причины временной нетрудоспособности.
Взамен испорченного бланка медучреждение оформляет на бумажном носителе или направляет сведения в ФСС на дубликат в электронном виде листка нетрудоспособности.
С 1 июня 2022 года учитывайте изменения от Президента. По его поручению в России увеличили МРОТ до 15 279 руб. Что изменилось в расчетах бухгалтера из-за новой минималки, читайте в журнале «Главбух».
Дубликат больничного листка может быть выдан только на основании решения врачебной комиссии. Бумажный дубликат должен быть подписан председатель врачебной комиссии, электронной – усиленной квалифицированной электронной подписью председателя врачебной комиссии медицинской организации (п. 67, 76 Условий и порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
В дубликате больничного листка в строке – поле:
- «дубликат» должна быть отметка «V»;
- «Дата выдачи» должна быть указана дата выдачи нового бланка (дубликата) листка нетрудоспособности;
- «первичный» ставят отметку «V», если выдан дубликат первичного листка нетрудоспособности на бумажном носителе или сформированного в форме электронного документа.
Если в электронном больничном ошибка, его заменят дубликатом. Но это задача медорганизации: именно она должна направить сведения в ФСС. От бухгалтерии работодателя ничего не потребуется.
Воспользуйтесь разъяснениями Минтруда, если временно переводите сотрудников кдругому работодателю или принимаете ихксебе наработу (письмо от01.06.2022 №14-4/10/В-7208). Это поможет избежать вопросов, с которыми уже успели столкнуться работодатели, когда передавали своих сотрудников в другую компанию.
Что делать, если больничный лист утерян
ФСС не зачтет пособие без листка нетрудоспособности, если речь идет о периодах до 2021 года. Более того, если бюллетень потеряется не сразу, а уже после того, как вы получите деньги из соцстраха или зачтете выплату в счет уплаты взносов, то ревизоры потребуют их вернуть. Обычно это происходит после проверки, во время которой компания не может представить листки нетрудоспособности (письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761). Такие проверки ревизоры из ФСС и налоговики проводят вместе (ч. 7 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ, дополнительное соглашение от 23.10.2018 № 1, утв. ФНС № ММВ-23-11/20@, ФСС № 02-11-13/06-4156П).
Хуже всего, когда пособие было выплачено обоснованно на основании оригинала больничного листа, но впоследствии по каким-то причинам он потерялся, например при переезде, пожаре и т. п. А сроки выездных проверок еще не прошли. Конечно, можно попытаться восстановить больничный, обратившись в поликлинику за дубликатом. Но не исключено, что его не выдадут. Дело в том, что врачи не обязаны оформлять дубликаты больничных после того, как пособие выплачено (письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761). Это можно сделать, только если за дубликатом обратился сотрудник до того, как ему выдали пособие. Например, если больничный лист потерял сам работник или врач допустил в нем ошибку. Других оснований выдавать дубликат в законодательстве нет.
Но даже если в поликлинике выдадут дубликат по уже назначенному пособию, то проверяющие этот документ не примут. По их мнению, в такой ситуации у компании появился больничный позже, чем выплачено пособие. А это неправомерно. Получается, больничный лист – это единственный документ, который невозможно восстановить, если он потеряется. Счет-фактуру и любую другую первичку восстановить можно, ИНН и паспорт с водительскими правами тоже, а больничный нельзя.
Посмотрите видеоурок от журнала "Главбух". Вы за 5 минут узнаете, как часто инспекторы будут посещать работодателей и чем новые виды контроля отличаются от обычной проверки. Убедитесь, что готовы применять новые знания в работе — разгадайте кроссворд.
- Статьи по теме:
- Во сколько недель уходить в декретный отпуск в 2024 году
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С