Сайт журнала «Учет в учреждении» |
Чтобы понять, учитывать личное имущество сотрудника или нет, нужно определить, как его будут использовать в работе учреждения. Например, сменную обувь или оставленный на работе зонт никто не попросит вас учитывать. Как правило, вещи сотрудника могут участвовать в жизни учреждения в трех ситуациях.
Имущество используют в уставных целях все сотрудники и потребители услуг учреждения. Например, стулья или тумбочки.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен |
При выполнении служебных обязанностей имуществом пользуется хозяин вещи. Например, собственным личным компьютером или ноутбуком.
Имущество используется для личных целей сотрудника, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Например, вентилятор или чайник.
Прежде чем отразить вещи в учете, работодателю и сотруднику предстоит решить, как имущество участвует в деятельности учреждения. Затем оформить отношения документально. Рассмотрим в статье, как учесть и оформить имущество по каждому случаю. Вести учет вы можете в программе Бухсофт.
Вещи используют в уставных целях сотрудники и потребители услуг
Если вещи используют в уставнух целях, лучше оформить договор безвозмездного пользования или аренды. В нем прописать все существенные условия передачи имущества, в том числе размер оплаты, если нужно. Такие выплаты считаются налогооблагаемым доходом сотрудника, но не признаются объектом обложения страховыми взносами. НДФЛ начислять и удерживать придется при фактической выплате арендной платы (ст. 224, п. 4 ст. 226 НК).
Так как вещи будут объектом операционной или финансовой аренды, их нужно отразить в учете на балансовых счетах. При операционной аренде — на счете 0 111 40 000. При финансовой — на счете 0 101 00 000 (п. 18 стандарта «Аренда», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 258н).
Объект аренды — личный компьютер, который будут использовать несколько сотрудников — контролировать выполнение производственного графика. Срок действия договора — с 1 июля по 31 декабря.
Ежемесячная арендная плата за компьютер — 1200 руб. Общая сумма арендных платежей по договору — 7200 руб. (1200 руб. × 6 мес.).
В учете бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 2 111 44 351 КРЕДИТ 2 302 24 737
— 7200 руб. — принято к учету право пользования компьютером;
ДЕБЕТ 2 109 60 224 КРЕДИТ 2 104 44 451
— 1200 руб. — начислена амортизация на полученное право в сумме ежемесячных арендных платежей;
ДЕБЕТ 2 302 24 837 КРЕДИТ 2 303 01 731
— 156 руб. (1200 руб. × 13%) — удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 2 302 24 837 КРЕДИТ 2 201 34 610
— 1044 руб. (1200 — 156) — отражена выплата арендной платы за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях. Одновременно увеличен забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 224 КОСГУ);
ДЕБЕТ 2 104 44 451 КРЕДИТ 2 111 44 451
— 7200 руб. — возвращен сотруднику арендованный компьютер, когда закончился срок действия договора аренды, на основании акта о приеме-передаче.
Сотрудник пользуется имуществом лично, но в рамках уставной деятельности
Если работник использует, например, личный компьютер только сам для выполнения служебных обязанностей, с ним заключают соглашение об использовании личного имущества в служебных целях. Работнику придется выплачивать компенсацию за использование и износ личного имущества. Эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК).
Что меняется в работе бухгалтера в 2020 году
Если имущество не оформить должным образом, при проверке контролеры могут посчитать его излишками. В таком случае придется ставить имущество на баланс и платить налог на прибыль. Рассмотрим пример.
Орган финансового контроля наложил штраф в размере 20 000 руб. на руководителя учреждения за нецелевое использование средств субсидии на выполнение задания учредителя (ст. 15.14 КоАП). Руководитель не согласился с решением контролирующих органов и обратился в суд. Однако суд встал на сторону контролирующего органа.
Суд не принял довод директора о том, что программа не использовалась для обслуживания иных организаций. Ведь директора наказали за факт установки программного обеспечения, которое учреждение приобрело за счет бюджетных средств, на личный компьютер главного бухгалтера, а не за применение этого программного обеспечения для обслуживания каких-либо иных организаций.
Чтобы контролеры не выписали штраф, учреждение должно было оформить право пользования личным компьютером.
Объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, у учреждения также не возникает и права пользования данным объектом, поскольку права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, которое находится в учреждении с согласия или ведома работодателя, нельзя учитывать на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абз. 3 п. 8 стандарта «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н).
Для учета личного имущества в подобной ситуации используют забалансовый счет. Однако какой именно, в законодательстве не сказано. Поэтому учреждение может ввести свой дополнительный счет, утвердив его в учетной политике (п. 332 Инструкции № 157н).
Работник пользуется имуществом для личных целей, не связанных с уставной деятельностью учреждения
Этого варианта отношений желательно избегать. Особенно перед инвентаризацией. Попросите сотрудников на время проверки забрать личные вещи домой. Однако, если такая ситуация все же сложилась, с сотрудником заключают договор хранения (гл. 47 ГК). Это связано с тем, что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает, то есть оно используется исключительно для нужд сотрудников. Соответственно, вещи можно учитывать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н).
На возможность учета личного имущества работников, которое постоянно находится на территории учреждения и используется ими исключительно в личных целях, на забалансовом счете 02 указывает их несоответствие понятию актива.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту