Да, по обособленному подразделению нужно вести отдельную кассовую книгу. Если обособленное подразделение компании получает или расходует наличные деньги, то эти операции нужно отражать в отдельной кассовой книге обособленного подразделения (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Данные правила действуют с 1 июня 2014 года. По новым правилам обособленное подразделение должно передавать в головной офис копию листа кассовой книги в порядке, который устанавливает компания (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Обоснование
Из ситуации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку.* Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Из книги Библиотека журнала «Главбух». У вас новый филиал. Регистрация – расчет налогово - отчетность
5.1. Как вести кассовую книгу
Если обособленное подразделение компании получает или расходует наличные деньги, то эти операции нужно отражать в отдельной кассовой книге обособленного подразделения (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Данные правила действуют с 1 июня 2014 года.* Аналогичные нормы установлены и в прежних кассовых правилах (п. 2.5, 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Причем кассовую книгу должны заполнять любые обособленные подразделения организации, которые ведут кассовые операции. Независимо от того, открыла ли компания банковский счет для операций обособленного подразделения.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживаются чиновники ФНС России (письмо от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827). Эти разъяснения чиновников относятся к старому кассовому порядку. Но они актуальны и для новых правил.
Если обособленное подразделение не ведет кассовую книгу, налоговики могут взыскать штраф за нарушение кассовых правил. Размер штрафа составит до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, налоговики могут оштрафовать руководителя компании на сумму от 4000 до 5000 руб.*
Заметим, что судьи тоже нередко высказывали позицию, что любым обособленным подразделениям независимо от того, относятся ли они к филиалам или представительствам, нужно вести кассовую книгу (например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).
По новым правилам обособленное подразделение должно передавать в головной офис копию листа кассовой книги в порядке, который устанавливает компания (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*
Раньше обособленное подразделение должно было передавать в головной офис не позднее следующего рабочего дня отрывной лист кассовой книги на бумажном носителе или распечатанный второй экземпляр листа электронной кассовой книги. Либо обособленное подразделение могло передавать лист кассовой книги в электронном виде с последующей передачей на бумажном носителе (п. 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Таким образом, по новым правилам обособленное подразделение может передавать в головной офис компании копии листов кассовой книги раз в неделю или, например, ежемесячно. Но при этом подразделение должно передавать эти документы в головной офис до составления компанией бухгалтерской отчетности.*
Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 8, август 2014
Правила, которые важно включить в положение о кассовых операциях
– Надо ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое сдает наличные в кассу организации?
– Да, надо. Любое подразделение, по адресу которого оборудовано хотя бы одно рабочее место, должно соблюдать лимит остатка наличных. Чтобы его контролировать, надо знать остаток на конец дня. Его выводят в кассовой книге. Кроме того, в пункте 4.6 Указания № 3210-У сказано, что подразделения должны передавать в головной офис копию листа кассовой книги.*
Кто в компании ведет и оформляет кассовые операции.
4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель) из числа своих работников (далее – кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.*
При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее – старший кассир).
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.
Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.
4.2. Кассовые документы оформляются:*
главным бухгалтером;
бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.