Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- его подпись;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (заявки на выдачу денег и т. д.).
Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора или директора обособленного подразделения нет. Как и полагается, оформите расходный кассовый ордер. К нему приложите заявление. Также можно приложить приказ или распоряжение руководителя о выдаче ему конкретной суммы на определенный срок и определенные цели.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
По данному вопросу есть и арбитражная практика (Постановление девятого Арбитражного Апелляционного Суда от 06.03.2013 №№ 09АП-2451/2013, А40-139412/12-147-1352). Так Общество признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ и ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 40 000 руб., поскольку при выдаче денег генеральному директору отсутствуют письменное заявление подотчетного лица, составленное в простой произвольной форме и содержащее собственноручное надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Также в расходном кассовом ордере не указано, на какие цели выдана сумма.
Однако, существуют рекомендации, в которых говорится о том что не нужно требовать заявление у руководителя, подпись руководителя в расходном кассовом ордере уже сама по себе будет свидетельствовать о правомерности выдачи аванса.
Таким образом, в Вашем случае более безопаснее выдавать деньги представителю под отчет на основании его письменного заявления в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. И на основании этого заявления оформлять расходный кассовый ордер. Тем более данная позиция подтверждается и арбитражной практикой.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия
1. Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменногозаявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- его подпись;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2013 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.)*. Порядок заполнения расходного кассового ордера установленуказаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
1. Кассир проверяет:
- наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
- соответствие суммы цифрами сумме прописью;
- наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
- соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.
2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.
3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.
4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет
Заявление на выдачу подотчетных сумм (mod = 186, id = 2117)
В коммерческих организациях
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена*.
Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.
Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Выдавая деньги под отчет руководителю, вместо заявления лучше оформить приказ
С 2012 года при выдаче денежных средств под отчет требуется заявление от сотрудника. А как быть, если подотчетным лицом выступает генеральный директор? Подскажите, возможно, для руководителя компании предусмотрен какой-то особенный порядок оформления «подотчетных» документов?
Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.
Как и полагается, оформите расходный кассовый ордер. Но вместо заявления приложите к нему приказ или распоряжение руководителя о выдаче ему конкретной суммы на определенный срок.
Дело в том, что заявление на выдачу подотчетных денег должен завизировать сам руководитель. Этого требует пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. А в вашем случае «подотчетник» и руководитель компании— одно лицо. Так что грамотнее будет составить приказ*.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 13, ИЮЛЬ 2012
3. Постановление девятого Арбитражного Апелляционного Суда от 06.03.2013 №№ 09АП-2451/2013, А40-139412/12-147-1352
ООО "Туристическое агентство "САНШАЙН ТУР" (далее - заявитель, Общество) обратился в Арбитражный суд г. Москвы с заявлением о признании незаконным постановления ИФНС России № 8 по г. Москве (далее - ответчик, ИФНС) от 10.10.2012 № 55 о привлечении заявителя к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Решением от 19.12.2012 Арбитражный суд г. Москвы отказал в удовлетворении заявленных требований, мотивировав это тем, что состав вменяемого заявителю административного правонарушения доказан материалами дела об административном правонарушении, процедура привлечения к административной ответственности соблюдена.
Не согласившись с решением суда, заявитель подал апелляционную жалобу, в которой просит отменить решение и принять новый судебный акт, отменив постановление административного органа. В обоснование доводов заявитель указывает на то, что вменяемое Обществу правонарушение не подпадает по описание объективной стороны административного правонарушения, указанного в диспозиции ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
В судебном заседании представитель заявителя поддержал доводы апелляционной жалобы, просил отменить решение суда первой инстанции, поскольку считает его незаконным и не обоснованным по основаниям, изложенным в апелляционной жалобе, и принять по делу новый судебный акт об удовлетворении заявленных требований.
Представитель ответчика поддержал решение суда первой инстанции, с доводами апелляционной жалобы не согласился, считает жалобу необоснованной, просил решение суда первой инстанции оставить без изменения, а в удовлетворении апелляционной жалобы - отказать.
Суд апелляционной инстанции, проверив законность и обоснованность принятого решения в порядке ст. ст. 266, 268 АПК РФ, заслушав позиции сторон, изучив материалы дела, исследовав доводы апелляционной жалобы, полагает необходимым оставить обжалуемый судебный акт без изменения, основываясь на следующем.
В соответствии с п. 6 ст. 210 АПК РФ при рассмотрении дел об оспаривании решения административного органа о привлечении к административной ответственности арбитражный суд в судебном заседании проверяет законность и обоснованность оспариваемого решения, устанавливает наличие соответствующих полномочий административного органа, принявшего оспариваемое решение, устанавливает, имелись ли законные основания для привлечения к административной ответственности, соблюден ли установленный порядок привлечения к ответственности, не истекли ли сроки давности привлечения к административной ответственности, а также иные обстоятельства, имеющие значение для дела.
Согласно ч. 7 ст. 210 АПК РФ арбитражный суд не связан доводами, содержащимися в заявлении, и проверяет оспариваемое постановление в полном объеме.
Как усматривается из материалов дела, на основании поручения заместителя начальника ИФНС от 19.09.2012 № 22/380/183, проведена проверка полноты оприходования (неполного оприходования) в кассу Общества наличных денежных средств, полученных с применением контрольно-кассовой техники, при осуществлении наличных денежных расчетов, за период с 01.10.2012 г. по 19.09.2012 г.
При проведении проверки были использованы документы, представленные предприятием: Z-отчеты, приходные кассовые ордера за проверяемый период, чеки банковского терминала, журналы кассира-операциониста, бухгалтерская отчетность за последние два периода, фискальный отчет по ККМ 00395569 за 01.01.12 г. по 19.09.2012 г.
По результатам проверки составлен Акт № 183 от 03.10.2012, согласно которого 06.09.2012 года генеральному директору Общества выдано под отчет на производственно-хозяйственные нужды согласно расходному кассовому ордеру № 71 от 06.09.2012 года 73 349 руб. 00 коп., в нарушение п. 4.4 положения № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ" так как отсутствует письменное заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
В нарушение п. 2 Указания ЦРБ от 20.06.2007 года № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического или кассу индивидуального предпринимателя" в расходном кассовом ордере № 71 от 06.09.2012 года не указано, на какие цели выдана сумма 73 349 руб. 00 коп*.
В связи с отсутствием письменного заявления с указанием срока предоставления авансового отчета по выданной сумме 73 349 руб. 00 коп. генеральный директор Чунтул М.В. обязана была предоставить авансовый отчет либо внести указанную сумму в кассу 06.09.2012 года.
По состоянию на 19.09.2012 года на сумму 73 349 Чунтул М.В. авансовый отчет не представила. Сумму в размере 73 349 руб. 00 коп. генеральный директор в кассу не вносил.
07.09.2012 года генеральному директору Чунтул М.В. выдано под отчет на производственно-хозяйственные нужды согласно расходному кассовому ордеру № 72 от 07.09.2012 года 144 423 руб. 00 коп.. Выдача наличных денежных средств из кассы произведена в нарушение п. 4.4 положения № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ" в соответствии с которым, выдача денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Также отсутствуют письменное заявление подотчетного лица, составленное в простой произвольной форме и содержащее собственноручное надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
В нарушение п. 2 Указания ЦРБ от 20.06.2007 года № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического или кассу индивидуального предпринимателя" в расходном кассовом ордере № 72 от 07.09.2012 года не указано, на какие цели выдана сумма 143 423 руб. 00 коп*.
По состоянию на 19.09.2012 года на сумму 143 423 руб. 00 коп. Чунтул М.В. авансовый отчет не представила. Сумму в размере 143 423 руб. 00 коп. генеральный директор в кассу не вносил.
На основании собранных материалов ответчиком в отношении заявителя 03.10.2012 составлен протокол № 0002842 об административном правонарушении по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
10.10.2012 ИФНС вынесено оспариваемое постановление, которым Общество признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ и ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 40 000 руб.
Процедура привлечения заявителя к административной ответственности соблюдена, протокол составлен и постановление вынесено уполномоченными лицами, в пределах предоставленной им компетенции, при наличии достаточных оснований. Срок давности привлечения к административной ответственности, предусмотренный ст. 4.5 КоАП РФ, соблюден.
Частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, что влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Анализируя представленные в материалах дела доказательства, суд считает обстоятельства вменяемого Обществу административного правонарушения установленными, событие и состав административного правонарушение доказанными.
Доводы апелляционной жалобы суд апелляционной инстанции отклоняет, как основанные на неверном толковании норм права.
При таких данных, апелляционный суд считает решение суда по настоящему делу законным и обоснованным, поскольку оно принято с учетом фактических обстоятельств, материалов дела и действующего законодательства, в связи с чем, основания для удовлетворения апелляционной жалобы отсутствуют.
Нарушений норм процессуального права, влекущих безусловную отмену судебного акта в порядке ч. 4 ст. 270 АПК РФ, не допущено.
В соответствии с ч. 2 ст. 329 АПК РФ, п. 12 ч. 1 ст. 333.21 Налогового кодекса РФ апелляционная жалоба на решение суда по заявлению об оспаривании постановлений должностных лиц службы судебных приставов государственной пошлиной не облагается, в связи с чем государственная пошлина, уплаченная заявителем подлежит возврату.
На основании изложенного, руководствуясь ч. 3 ст. 229, ст. ст. 266, 268, 269, 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации,
постановил:
решение Арбитражного суда г. Москвы от 19.12.2012 по делу № А40-139412/12-147-1352 оставить без изменения, апелляционную жалобу - без удовлетворения.
Возвратить ООО "Туристическое агентство "САНШАЙН ТУР" (ОГРН 1027700034229, 107078, Москва г., Орликов пер., 10, 1, 6) из федерального бюджета государственную пошлину по апелляционной жалобе ошибочно уплаченную по платежному поручению № 223 от 27.12.2012 в размере 2000 рублей.
Постановление вступает в законную силу со дня его принятия и может быть обжаловано в течение двух месяцев со дня изготовления постановления в полном объеме в Федеральный арбитражный суд Московского округа только по основаниям, предусмотренным ч. 4 ст. 288 АПК РФ.
3. Статья: Брать ли у директора заявление на выдачу ему подотчетных?
Яблоко раздора: с 1 января подотчетные можно выдать только по заявлению сотрудника, на котором директор ставит разрешительную надпись. Не ясно, нужно ли заявление, если деньги берет сам руководитель.
Почему это важно: не исключено, что при отсутствии заявления налоговики оштрафуют компанию на 50 тыс. рублей за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
На форумах сайтов www.klerk.ru, www.glavbukh.ru, и www.buhonline.ru коллеги озадачились простым, казалось бы, вопросом. Нужно ли с этого года брать у директора заявление на выдачу подотчетных, как того требуют новые правила ведения кассовых операций? По традиции мнения разделились.
ВЕРСИЯ № 1
ЗАЯВЛЕНИЕ НЕОБХОДИМО
Самые законопослушные участники обсуждения сошлись во мнении, что заявление на подотчет необходимо брать со всех работников. И директор не исключение. Ведь этого прямо требуют правила ведения кассовых операций, действующие с 1 января. Никаких исключений нет (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П).
ВЕРСИЯ № 2
ДОСТАТОЧНО ПРИКАЗА ДИРЕКТОРА
Другие участники были убеждены, что вполне можно обойтись без заявления. Самое главное в нем – это разрешительная надпись директора с суммой аванса и сроком, на который он получен. Согласие с суммой подтверждает подпись директора в расходном кассовом ордере. А для утверждения срока достаточно один раз издать приказ, в котором признать себя подотчетным лицом и установить максимальный срок, на который будут выдаваться авансы. Так что никакие заявления не нужны.
ВЕРСИЯ № 3
ХВАТИТ ПОДПИСИ В РАСХОДНИКЕ
Самые принципиальные коллеги решили, что абсурдно требовать от руководителя компании заявление на его же имя и с его же разрешительной надписью. Подпись руководителя в расходном кассовом ордере уже сама по себе будет свидетельствовать о правомерности выдачи аванса.
НАШЕ МНЕНИЕ
БЕЗОПАСНЕЕ ОФОРМИТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ
Даже если кассир будет выдавать подотчетные директору без его заявления, за это не должно быть штрафа по статье 15.1 КоАП РФ. Статья не предусматривает ответственности за отсутствие такого документа. В то же время пока неизвестно, за какие нарушения налоговики станут штрафовать при проверке кассовой дисциплины. По этой причине безопаснее, чтобы заявление было в наличии.
В заявлении можно немного изменить стандартную формулировку, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешает выдать деньги сам себе. В правом верхнем углу вместо фразы, к примеру, «Директору ООО “Компания” Астахову А. А.» можно написать просто «В ООО “Компания”». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», №5, 31 ЯНВАРЯ – 6 ФЕВРАЛЯ 2012
26.03.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.