Нет, проценты за пользование средствами выданными под отчет и НДФЛ удерживать не нужно. Предприятия могут предоставить своим работникам займы под низкий процент или вообще беспроцентные. В таком случае у сотрудника возникает материальная выгода, с которой нужно заплатить НДФЛ.
Однако, если деньги были выданы под отчет, никакой материальной выгоды у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 212 Налогового кодекса РФ, в которой указано, что доходом налогоплательщика является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами. То есть деньгами, полученными в собственность. В то же время подотчетные деньги собственностью работника не являются.
Ведь обязанность вернуть деньги у него по-прежнему остается. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица и платить с них НДФЛ не нужно.
У сотрудника может возникнуть облагаемый НДФЛ доход, только если организация оформит прощение долга на выданную ему сумму.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Статья: Подотчетные лица .
1.6.5 Сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с опозданием.
Могут ли эти деньги быть включены в доход гражданина и надо ли удерживать НДФЛ? Нет, деньги, полученные под отчет, в любом случае не являются доходом работника. Существует общая норма – НДФЛ платится со всех доходов налогоплательщика, полученных им как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ). При этом статья 41 кодекса уточняет, что доходом является экономическая выгода, которую можно оценить. В данном случае сотрудник представил документы (хоть и с опозданием), подтверждающие, что подотчетные суммы использованы для деловой поездки, а не на личные нужды. Соответственно, эти суммы не могут быть включены в налогооблагаемый доход работника и удерживать НДФЛ с израсходованных денег не надо. *
Более того, не возвращенные в срок подотчетные суммы можно удержать при выдаче зарплаты в силу статьи 137 Трудового кодекса РФ. Значит, никакого дохода для целей НДФЛ нет. Именно так рассуждают судьи (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 сентября 2011 г. по делу № А27-833/2011, ФАС Дальневосточного округа от 10 ноября 2008 г. № Ф03-3939/2008).
Но будьте внимательны. После того как истечет срок исковой давности, а также если организация принимает решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списывает ее за счет собственных средств как дебиторку, суммы неиспользованного аванса будут считаться доходом физического лица. То есть данные суммы подлежат обложению НДФЛ (см. письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610). Дата получения дохода – день, с которого стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списании таких сумм за счет собственных средств.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если доход невозможно удержать, то об этом надо сообщить в ИФНС России и самому подотчетному лицу, направив справку по форме 2-НДФЛ. Сделать это нужно не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). *
1.6.6 Деньги под отчет как альтернатива займу.
Предприятия могут предоставить своим работникам займы под низкий процент или вообще беспроцентные. В таком случае у сотрудника возникает материальная выгода, с которой нужно заплатить НДФЛ.
Однако вместо оформления договора займа работнику можно просто выдать деньги под отчет. В этом случае НДФЛ удерживать не нужно. Ведь никакой материальной выгоды у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 212 Налогового кодекса РФ, в которой указано, что доходом налогоплательщика является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами. То есть деньгами, полученными в собственность. В то же время подотчетные деньги собственностью работника не являются.
Никаких лимитов по сумме подотчетных денег законодательство не устанавливает. Здесь все на усмотрение руководителя. Кроме того, срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен.
Другое дело, что предприятия, как правило, устанавливают как верхнюю планку выдаваемых под отчет сумм, так и срок, на который они выдаются. Ведь иначе сложно проконтролировать своевременный возврат денег сотрудниками.
Срок, в течение которого работник должен отчитаться за полученные суммы, прописан в пункте 4.4 Положения о кассовых операциях, которое утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373‑П. Он составляет три рабочих дня после даты, когда истекает срок, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (например, если работник вернулся из командировки).
Но даже при невозврате в срок денег, полученных под отчет, к работнику не переходит право собственности на них. Ведь обязанность вернуть деньги у него по-прежнему остается. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица и платить с них НДФЛ не нужно. *
Годовой отчет – 2013
19.03.2014г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Николина Ирина.
Ответ утвержден Александром Родионовым, заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».