Учет для целей налогообложения расходов на форменную одежду для сотрудников зависит от разных факторов, в том числе от: условий выдачи форменной одежды (в постоянное или во временное пользование); основания выдачи форменной одежды (по требованию законодательства или по инициативе организации); системы налогообложения, которую применяет организация. Расходы по выдаче форменной одежды учитывайте при расчете налога на прибыль в зависимости от условий ее выдачи. Если форма выдается в постоянное пользование, то расходы учтите в составе расходов на оплату труда. Если форма выдается во временное пользование, то расходы учтите как затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.
Передача форменной одежды во временное пользование, когда право собственности на нее сохраняется за организацией, НДС не облагается. Если же форма передается в постоянное пользование, то НДС начислить нужно. При этом входной НДС Вы вправе принять к вычету.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как отразить при налогообложении выдачу форменной одежды сотрудникам
Учет для целей налогообложения расходов на форменную одежду для сотрудников зависит от разных факторов, в том числе от:*
- условий выдачи форменной одежды (в постоянное или во временное пользование);
- основания выдачи форменной одежды (по требованию законодательства или по инициативе организации);
- системы налогообложения, которую применяет организация.
НДФЛ
86.11642 (6,9)
Стоимость форменной одежды, переданной человеку в личное пользование, не облагается НДФЛ лишь при условии, что одежда выдана:
- добровольцам, волонтерам по гражданско-правовым договорам на безвозмездное оказание услуг или выполнение работ;
- в рамках благотворительной деятельности или спортивных мероприятий.
Это установлено пунктом 3.2 статьи 217 Налогового кодекса.
В остальных случаях, когда одежда передается в постоянное личное пользование, НДФЛ нужно удержать. Связано это с тем, что в таком случае одежда представляет собой доход сотрудника, полученный в натуральной форме. Это следует из пункта 1 статьи 210 и подпункта 3 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ. Подтверждает данный вывод письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19.
НДФЛ рассчитайте со стоимости форменной одежды с учетом НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ). Рассчитанную сумму налога удержите из денежных доходов сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ). Подробнее об этом см. Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если одежда передается сотруднику во временное пользование, то НДФЛ удерживать не нужно.* В этом случае форменная одежда принадлежит организации и выдается сотрудникам на время работы, а после окончания срока службы сдается обратно. В результате временного пользования одеждой сотрудник не получает дохода. Это следует из статей 41, 209 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмами Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19, от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502.
Страховые взносы
86.11643 (6,9)
Страховые взносы не начисляйте:*
- если форменная одежда выдана в соответствии с законодательством и переходит в постоянное личное пользование сотрудникам. Данная операция освобождена от уплаты страховых взносов (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 10 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ);
- если форменная одежда выдана во временное пользование сотрудникам. В этом случае отсутствует база для начисления страховых взносов (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО: налог на прибыль
Расходы по выдаче форменной одежды учитывайте при расчете налога на прибыль в зависимости от условий ее выдачи.
12.64133 (6,9)*
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам
Учесть в составе расходов на оплату труда (при соблюдении определенных условий) либо в составе материальных затрат.*
Из письма Минфина России от 5 июля 2011 г. № 03-03-06/2/109 следует, что в целях налогообложения прибыли стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, нужно включать в состав расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ).
При этом должны быть выполнены следующие условия:
- выдача форменной одежды экономически обоснованна (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);
- форменная одежда свидетельствует о принадлежности сотрудника к организации (п. 5 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/207, от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);
- выдача форменной одежды предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором (п. 5 ст. 255 НК РФ);
- расходы на приобретение форменной одежды и передача ее в постоянное личное пользование сотрудникам документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При соблюдении этих условий организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на всю стоимость форменной одежды. Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено возмещение стоимости форменной одежды за счет сотрудника (т. е. ее продажа), то при расчете налога на прибыль можно учесть только ту часть расходов, которую он не компенсировал (п. 5 ст. 255 НК РФ).
Следует отметить, что в письме Минфина России от 9 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/43 говорилось, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть не только в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ), но и в составе материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Однако такой вариант допустим при условии, что выдача форменной одежды предусмотрена законодательством (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Тогда организация вправе самостоятельно выбрать один из вариантов учета (п. 4 ст. 252 НК РФ).
Порядок учета форменной одежды в составе материальных затрат следующий:
- если стоимость одежды сотрудники не возмещают, то спишите в уменьшение налогооблагаемой прибыли всю сумму затрат на ее приобретение (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- если сотрудники возмещают часть стоимости одежды, всю сумму затрат на ее приобретение отнесите на расходы, а часть, компенсируемую сотрудниками, включите в состав внереализационных доходов (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 3 ст. 250 НК РФ). При методе начисления увеличьте доходы в момент выдачи форменной одежды сотрудникам, при кассовом методе – после получения возмещения от них (подп. 4 п. 4 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).
Расходы на выдачу форменной одежды при любом из вариантов учета (как расходы на оплату труда или как материальные расходы) спишите:
- при методе начисления – по мере передачи форменной одежды в постоянное личное пользование сотрудникам;
- при кассовом методе – по мере выдачи форменной одежды в постоянное личное пользование сотрудникам и оплаты ее стоимости поставщику.
Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 255, подпункта 3 пункта 1 статьи 254, пунктов 1 и 4статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Главбух советует: определение статьи затрат для учета расходов на приобретение форменной одежды важно:
В составе амортизируемого имущества стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, учесть нельзя. Данные активы не соответствуют критериям амортизируемого имущества (срок использования организацией форменной одежды не превышает 12 месяцев). Это следует из пункта 1 статьи 256, пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.
12.64134 (6,9)
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение форменной одежды, переданной во временное пользование сотрудникам*
Да, можно.
При расчете налога на прибыль учитываются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, кроме расходов, прямо поименованных в статье 270 Налогового кодекса РФ. Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Форменная одежда – это элемент престижа (деловой репутации) организации, который позволяет повысить к ней интерес со стороны клиентов. В свою очередь заинтересованность клиентов способствует увеличению объемов продаж, расширению рынка сбыта и в конечном счете увеличению прибыли. Таким образом, расходы на приобретение форменной одежды можно рассматривать как затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов, и квалифицировать их как экономически обоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого форменная одежда должна свидетельствовать о принадлежности сотрудника к конкретной организации (письма Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/207, от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99).
Кроме того, сумма расходов на приобретение форменной одежды и факт ее передачи сотрудникам должны быть документально подтверждены. Обосновать выдачу форменной одежды следует внутренними документами. Например, в Правилах трудового распорядка можно закрепить, что для поддержания положительного имиджа организации сотрудники, непосредственно контактирующие с клиентами (контрагентами), обязаны носить форменную одежду. Факт выдачи форменной одежды сотрудникам подтвердите первичными документами.
Что касается статьи расходов, по которой можно учесть затраты на приобретение форменной одежды, передаваемой во временное пользование сотрудникам, то их нужно учитывать в составе материальных расходов. То есть, несмотря на то что форменная одежда не является специальной, а ее выдача не предусмотрена законодательством, списывать такие расходы нужно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 5 июля 2011 г. № 03-03-06/2/109.
Следует отметить, что ранее представители финансового и налогового ведомств придерживались иной позиции. Так, в письме Минфина России от 16 декабря 2008 г. № 03-03-06/2/169 говорилось, что такие затраты нужно учитывать в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). К материальным расходам затраты на приобретение форменной одежды, передаваемой сотрудникам во временное пользование, не относятся. Свой вывод финансовое ведомство обосновывало положениями подпункта 3пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ, согласно которым материальными расходами признаются затраты на приобретение специальной одежды и средств защиты, предусмотренных законодательством РФ. Поскольку форменная одежда специальной не является, а сотрудникам она выдается исключительно по инициативе организации, оснований для включения этих затрат в состав материальных расходов нет. В то же время признавая такие затраты экономически обоснованными, Минфин России рекомендовал учитывать их как расходы на оплату труда в соответствии с пунктом 5статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения давали и представители налоговой службы (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. № 20-12/124753, от 5 июля 2007 г. № 20-12/064121).
Расходы на приобретение форменной одежды спишите:
- при методе начисления – по мере передачи форменной одежды во временное пользование сотрудникам;
- при кассовом методе – по мере выдачи форменной одежды во временное пользование сотрудникам при условии оплаты ее стоимости поставщику.
Такой порядок следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Главбух советует: организация может самостоятельно выбрать вариант учета форменной одежды (в составе материальных расходов или в составе расходов на оплату труда).
ОСНО: НДС
Передача форменной одежды во временное пользование, когда право собственности на нее сохраняется за организацией, НДС не облагается (п. 1 ст. 146 НК РФ).
12.64135 (6,9)*
Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС по форменной одежде, которая выдается сотрудникам во временное пользование. Организация применяет общую систему налогообложения
Да, можно*.
Основным условием для вычета входного НДС является связь расходов с деятельностью, облагаемой НДС. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Форменная одежда – это элемент престижа (деловой репутации) организации, который позволяет повысить интерес к ней со стороны клиентов. В свою очередь заинтересованность клиентов способствует увеличению объемов продаж, то есть увеличению количества налогооблагаемых операций. Кроме того, для некоторых категорий сотрудников ношение форменной одежды предусмотрено законодательством. Если требования законодательства не выполняются, организация не вправе вести хозяйственную деятельность (т. е. выполнять налогооблагаемые операции).
Из этого следует, что при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172Налогового кодекса РФ, организация может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком (изготовителем) форменной одежды. Исключение из этого правила составляют случаи, когда:
- организация пользуется освобождением от уплаты НДС;
- организация проводит только не облагаемые НДС операции.
В этих случаях входной НДС следует учитывать в стоимости форменной одежды. Это следует из пункта 2статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Не исключено, что при проверке налоговая инспекция не согласится с таким подходом. Арбитражной практики по этой проблеме пока нет.
12.64136 (6,9)
Ситуация: нужно ли начислить НДС при передаче форменной одежды в собственность сотрудникам*
Да, нужно.
Передача форменной одежды в собственность сотрудникам признается реализацией. Значит, независимо от того, компенсируют сотрудники ее стоимость или нет, при выдаче форменной одежды НДС нужно начислить (п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК РФ). Налог рассчитайте с рыночной стоимости по ставке 18 процентов (п. 2 ст. 154, п. 3 ст. 164 НК РФ). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 апреля 2005 г. № 03-04-11/87. «Входной» НДС, предъявленный поставщиком при приобретении форменной одежды, примите к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).
Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
17.09.2014 г.
С уважением,
Марина Бембеева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».