Организация должна вести налоговые регистры для расчета НДФЛ и карточки учета по страховым взносам. Вести их можно как на бумаге, так и в электронном виде и распечатывать по требованию налоговой инспекции.
Карточку по учету страховых взносов распечатывайте по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» и в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журнал».
1.Рекомендация: Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ
Что отражать в регистре
В регистрах должны быть отражены:*
доходы, выплаченные гражданам за налоговый период;
суммы предоставленных им налоговых вычетов;
суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
Об этом сказано в абзаце 1 пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ.
В регистрах налогового учета можно не отражать доходы, выплаченные:
гражданам при приобретении у них имущества и имущественных прав, принадлежащих им на праве собственности;
предпринимателям.
Это следует из положений пункта 2 статьи 226, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ, согласно которым по отношению к названным категориям налогоплательщиков организации не являются налоговыми агентами. НДФЛ с полученных доходов граждане, реализующие личное имущество (имущественные права), и предприниматели рассчитывают и платят в бюджет самостоятельно. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.
<…>
Форма регистра
Форма налогового регистра для расчета НДФЛ должна включать в себя следующие сведения:*
наименование налогового агента;
персональные данные гражданина, которому выплачивается подлежащий обложению доход;
виды доходов, выплачиваемых гражданину (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
виды предоставляемых гражданину налоговых вычетов (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
суммы доходов и даты их выплаты;
налоговый статус гражданина;
даты удержания и перечисления налога в бюджет;
дату и номер платежного документа, на основании которого перечислен налог.
Утверждение единого образца налогового регистра для расчета НДФЛ законодательством не предусмотрено. Поэтому налоговый агент должен разработать эту форму самостоятельно.
Такой порядок предусмотрен абзацем 2 пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ.
<…>
Порядок ведения регистра
Регистр налогового учета рассчитан на один налоговый период (календарный год). Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-328).
По окончании года сведения, отраженные в регистре, используйте при составлении справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.* Чтобы корректно заполнить этот документ, в регистре налогового учета предусмотрите графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.
<…>
Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья: Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить
<…>
В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы
Документ Форма хранения Условия, при которых можно или нужно хранить в данной форме Когда понадобится распечатать Основание
Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008,статья 93 Налогового кодекса РФ, статья 37Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Формы заверены ЭЦП По требованию инспекции Статьи 93, 313 и 314 Налогового кодекса РФ,письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314
Бумажная Вы не владеете ЭЦП В сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактур Электронная Любые По требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦП Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике До 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала
Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносам Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП* В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров*
<…>
Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ
Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.*
Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.
Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».
Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель. Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ. В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.*
Как часто вы распечатываете регистры, закрепленные в учетной политике?
Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru
Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297). Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится. ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.
Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.*
<…>
Карточка учета по страховым взносам
Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.
Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.
Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе. Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П). Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде. Допустим, в 1С, Excel или другой программе.
Обучающий курс по теме
О правилах расчета страховых взносов — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.
Однако электронные карточки все же стоит распечатывать. Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально.* Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано. В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник. Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.
Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам* (ст. 37 Закона № 212-ФЗ, распоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р). В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы. Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден. Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее. Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года. А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб. (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).
<…>
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 23, ДЕКАБРЬ 2012
Читайте также:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени