Если подразделения применяют ККТ, то в каждом подразделении составляется справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 и на основании этих справок-отчетов составляется сводный отчет по всем ККМ (форма № КМ-7). Он составляется только в одном экземпляре.
Что касается ведения кассовой книги, то каждое подразделение должно обязательно вести свою кассовую книгу. При этом организации следует соблюдать ряд требований (они приведены в рекомендации «Системы Главбух»).
Обоснование данной позиции содержится в материалах рекомендаций «Системы Главбух» Версия для коммерческих организаций
1.Рекомендация:Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата
Конец рабочей смены
В конце рабочей смены кассир-операционист:*
на основании Z-отчета вносит записи в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. При этом в графе 9 отражаются показания суммирующих счетчиков, снятые в присутствии кассира-операциониста старшим кассиром (руководителем организации, его заместителем, заведующим секцией) по окончании смены. Сумма выручки, полученной за смену, отражается в графе 10. В графах 11–14 указываются суммы сданной выручки, а в графе 15 – суммы, выданные покупателям при возврате товара. В журнале должны расписаться кассир-операционист, старший кассир (руководитель организации, его заместитель, заведующий секцией и т. п.);
составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. В этом документе также отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу.
возвращает старшему кассиру главной кассы сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Данный возврат фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, пунктами 1.6, 2.4 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, указаниями по заполнению форм № КМ-4 и № КМ-6, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
На основании справок-отчетов кассиров-операционистов кассир (старший кассир) составляет сводный отчет по всем ККМ (форма № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»). Он составляется в одном экземпляре. В графах 5–7 сводного отчета отражаются показания счетчиков каждой ККМ, в графе 8 – размер выручки. Отдельно указывается, сколько денег было выдано покупателям при возврате товаров и какие суммы были пробиты ошибочно. Сводный отчет подписывает старший кассир и руководитель организации. Его передают в бухгалтерию вместе с приходными и расходными ордерами и справками-отчетами кассиров-операционистов. Такой порядок предусмотрен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.*
Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:
оформить расходный кассовый ордер;
сделать запись в кассовой книге обособленного подразделения.
Такой порядок следует из положений пунктов 1.8, 5.2 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Если для обособленного подразделения организации установлен лимит кассового остатка, то полученные разменные монеты и купюры можно оставить в кассе подразделения для последующей выдачи кассирам-операционистам, но в пределах лимита (п. 1.2–1.4, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Рекомендация:Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)
Ведение книги в обособленном подразделении
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 9 пункта 2.5, пункта 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Данное правило должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, причем независимо от наличия у него банковского счета (письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195 и Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255).*
При этом организации следует соблюдать ряд требований:*
не позднее следующего рабочего дня получать от обособленных подразделений отрывной лист кассовой книги на бумажном носителе или распечатанный второй экземпляр листа электронной кассовой книги. При соблюдении законодательства России об электронном документообороте (в частности, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ) допускается обмен листами кассовой книги в электронном виде с последующей передачей того же листа на бумажном носителе (п. 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
подбирать и брошюровать листы кассовых книг по каждому обособленному подразделению (абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
разработать порядок приема и выдачи наличных денег уполномоченным представителям обособленных подразделений через кассу организации (п. 3.5, 4.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
установить лимит остатка наличных денег в кассе каждого обособленного подразделения, которому открыт счет в банке (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
при расчете лимита остатка наличных денег в кассе головной организации учитывать наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, не имеющих расчетных счетов (п. 1.3, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации *
Да, нужно.*
Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.*
Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).
Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
21.11.2013г.
С уважением,
Старший эксперт «Системы Главбух»
Акиньшина Наталья
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени