на оборотной стороне отражаются выплаты, учитываемые при расчете отпускных за расчетный период. В данной ситуации расчетным периодом является период с 01.08.2013 г. по 31.07.2014 г.
Следовательно, на оборотной стороне указываются начисленные выплаты за каждый месяц расчетного периода для того, чтобы определить заработок за расчетный период. Из вопроса следует, что отпуск начинается с 1.08.2014г, следовательно, в таблице указывается заработок работника за август 2013 г., сентябрь 2013г., октябрь 2013 и т.д., последним месяцем расчетного периода является июль, заработок за который необходимо также включить в расчет.
После этого определяется сумма заработка за расчетный период, для этого складываются доходы сотрудника за все месяцы расчетного периода и указываются в строке «итого».
Далее отражается сумма среднедневного заработка, которая умножается на количество дней отпуска. В результате определяется сумма отпускных. Так как отпуск начинается и заканчивается в одном месяце, вся сумма отпускных отражается за август месяц.
Образец заполнения формы № Т-60 приведен ниже в подробном ответе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Как оформить отпуск
Для того чтобы оформить отпуск своему работнику, есть несколько типовых документов. Прежде всего это график отпусков (форма № Т-7). Далее идет приказ на отпуск (формы № Т-6, № Т-6а). И наконец, записка-расчет отпускных (по форме № Т-60). Так вот, в Роструде решили, что все эти формы с 1 января 2013 года необязательны (письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). И не важно, что утверждены они Госкомстатом не для бухгалтерского учета, а в целях реализации требований Трудового кодекса РФ.
Таким образом, с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но можно, разумеется, продолжить использовать типовые, несколько их видоизменив.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В соответствии с приказом бухгалтер должен оформить записку-расчет и начислить сотруднику отпускные.
В типовой форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:*
- рабочий год, за который предоставляется отпуск;
- продолжительность отпуска;
- выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
- количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
- среднедневной заработок.
Все эти данные в записке лучше оставить. Ведь они потребуются ревизорам при проверке. И их отсутствие лишь затянет сроки ревизии.
В саму форму мы советуем внести те же правки, что и в приказ на отпуск. То есть используйте только те строки, которые нужны именно для вашей конкретной ситуации.
Пример. Заполнение формы № Т-60 *
Сотрудник ООО «Мир» Соколов А.В. с 21 июля 2014 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. То есть на июль приходится 11 дней и три – на август.
Расчетный период для исчисления среднего заработка – с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года. В течение этого времени оклад Соколова составлял 18 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Соколов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 8 по 21 июля 2013 года включительно.
Таким образом, в этом месяце он отработал 13 дней, за которые ему начислили 10 173,91 руб. То есть всего за расчетный период он заработал 208 173,91 руб. (18 000 руб. ? 11 мес. + 10 173,91 руб.).
Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. ? 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. ? 17 дн. = 338,3677 дн.,
где 17 дн. – количество календарных дней в июле 2013 года, приходящихся на отработанное время.
Сумма среднедневного заработка будет равна:
208 173,91 руб. : 338,3677 дн. = 615,23 руб.
Общая величина отпускных отсюда составит 8613,22 руб. (615,23руб. ? 14 дн.). Из этой суммы на июль приходится 6767,53 руб., а на август – 1845,69 руб. Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ (Соколов – налоговый резидент России) составит 1120 руб. (8613,22 руб. ? 13%). На руки он получит 7493,22 руб. (8613,22 – 1120).
Бухгалтер компании заполнил форму № Т-60 так, как показано в образце ниже.
Обновление этой формы в отдельном файле в Excel (правки только на оборотной стороне)
Ситуация: как в типовых формах № Т-6 и № Т-60 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом
Тут не важно, предоставляют отпуск авансом или нет. Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Поэтому в формах № Т-6 и № Т-60 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику положен отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2013 года (дата приема на работу) по 11 марта 2014 года (дата окончания первого года работы).
Пример. Определение периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения типовых форм № Т-6 и № Т-60
Экономист ЗАО «Альфа» Кондратьев А.С. принят на работу 10 октября 2013 года. С 10 февраля 2014 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом. При заполнении типовых форм № Т-6 и № Т-60 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 10 октября 2013 года по 9 октября 2014 года. То, что часть отпуска предоставлена авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.
Ситуация: сотрудник был принят на работу 3 мая 2012 года. В ноябре он использовал отпуск в 14 календарных дней за период с 3 мая 2013 года по 2 мая 2014 года. В июне 2014 года идет в отпуск на 28 календарных дней. Работник использует оставшиеся 14 дней за период с 3 мая 2013 года по 2 мая 2014 года, то есть с прошлого рабочего года. Плюс берет авансом 14 дней за следующий рабочий год. Как в таком случае оформить приказ на отпуск и записку-расчет
Если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска предоставлен одновременно с частью отпуска за текущий год, оформить это можно одним приказом. Но добавьте в нем дополнительные строки в раздел А формы № Т-6. Сначала укажите, что работник берет 14 дней отпуска за рабочий год с 3 мая 2013 года по 2 мая 2014 года, а следом – 14 дней за следующий рабочий год. А всего 28 дней (см. образец ниже). Также добавьте дополнительные строки и в раздел А формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
По общему правилу отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. А вот какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные, эта статья кодекса не поясняет.
Специалисты Роструда считают, что речь в данном случае идет о календарных днях (письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Логика у чиновников следующая. Трудовой кодекс РФ упоминает как календарные, так и рабочие дни. Первые встречаются чаще (ч. 2 ст. 36, ч. 8 ст. 48 и т. д.), вторые – реже (пример – ч. 4 ст. 60.2 кодекса). Но в статье 136 не упоминаются ни те ни другие. В таком случае, заключают в Роструде, по умолчанию срок нужно исчислять в календарных днях. То есть оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Но, разумеется, сделать это можно и раньше. Как, например, в ситуации, когда отпуск начинается 9 января 2014 года. По правилам выплатить отпускные следует не позднее 6 января. Но если у вас пятидневка, то последний рабочий день перед 9 января был 31 декабря 2013 года. В таком случае оптимальной датой для выплаты отпускных будет именно 31 декабря или раньше.
Журнал Зарплата-2014
2. Статья: Р асчет отпускных в 2014 году
Порядок расчета отпускных регламентирован статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Положение о среднем заработке).*
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ*
Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ (далее — Закон № 55ФЗ) внес изменения в часть 4 статьи 139 Трудового кодекса: установлена новая величина среднемесячного числа календарных дней — 29,3. Изменения вступили в силу со 2 апреля 2014 года. Подробнее об этом читайте ниже.
Рассмотрим на примерах все этапы расчета отпускных в 2014 году с учетом нового значения показателя среднемесячного числа календарных дней.
ФОРМУЛА РАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ*
Для всех случаев расчета отпускных используется единая формула (п. 9 Положения о среднем заработке):
Средний дневной заработок зависит от суммы учитываемых выплат, начисленных в течение расчетного периода, и количества учитываемых календарных дней расчетного периода.
ОПРЕДЕЛЯЕМ РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД*
При расчете отпускных расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ), если компания не установила иной период (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).
Для целей расчета отпускных календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ОТРАБОТАН НЕ ПОЛНОСТЬЮ
На практике очень редко встречаются ситуации, когда сотрудник полностью отработал бы расчетный период. Время болезни, пребывания в командировках, отпусках и другие неотработанные отрезки времени исключаются из расчетного периода (п. 5 Положения о среднем заработке).
В расчетном периоде нет ни отработанных дней, ни начислений
Если в расчетном периоде не отработано ни одного дня, для расчета отпускных берутся 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения о среднем заработке).
ПРИМЕР 1
Длительный исключаемый период
В ООО «Плюс» юрист А.М. Гладкова работает с 2008 года. Ей предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 28 апреля 2014 года. В период с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года она находилась в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам. Из каких начислений произвести расчет отпускных?
Решение
Для расчета возьмем начисления за период, предшествующий расчетному, — с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года.
Отработанных дней и начислений нет ни в расчетном, ни в предшествующем периодах
Работник не имеет фактически отработанных дней ни в расчетном периоде, ни в равном ему предшествующем периоде. Для расчета отпускных учитываются выплаты и дни за период, предшествующий «пустому» равному периоду, в котором у работника были фактически отработанные дни и начисления. В него также должно войти 12 месяцев (п. 6 Положения о среднем заработке).
ПРИМЕР 2
Декретный отпуск в расчетном периоде и до его начала
Продавец-консультант Г.Б. Ленкова с 23 апреля 2007 года работает в ООО «Плюс».
В период с 22 сентября 2011 года по 8 февраля 2012 года она была в отпуске по беременности и родам, с 9 февраля 2012 года по 27 апреля 2014 года — в отпуске по уходу за ребенком.
Сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком с 28 апреля 2014 года работница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года не отработан. Предшествующий равный ему период (с 1 апреля 2012-го по 31 марта 2013 года) также не отработан. Какой период нужно взять в качестве расчетного, чтобы рассчитать работнице сумму отпускных?
Решение
Расчетным в данном случае будет период, предшествующий уходу в декрет, — с 1 сентября 2010 года по 31 августа 2011 года, когда сотрудница работала и получала зарплату (см. схему ниже).
Схема Определение периода вместо расчетного
У работника нет ни одного отработанного дня в периодах, предшествующих отпускному месяцу
Сотруднику, у которого в предшествующих периодах не было отработанных дней, при расчете отпускных будут учитываться отработанные дни и выплаты, начисленные в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения о среднем заработке).
ПРИМЕР 3
Совместитель уходит в отпуск в месяце приема на работу
Л.Ю. Светлов был принят на работу в ООО «Минус» на должность курьера по совместительству с 7 апреля 2014 года. На основной работе с 28 апреля 2014 года ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В ООО «Минус» работник также оформил оплачиваемый отпуск. Какие дни и выплаты учесть при расчете отпускных?
Решение
При расчете отпускных нужно учесть календарные дни, приходящиеся в апреле на отработанные дни, и выплаты, начисленные за это время.
В расчетном периоде нет 12 месяцев
Сотрудник берет отпуск, не отработав в компании года. Расчетный период будет начинаться со дня начала работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующего месяцу начала отпуска (п. 4 Положения о среднем заработке).
ПРИМЕР 4
Расчетный период не с 1-го числа
Экономист Ю.Л. Карасева работает в ООО «Плюс» со 2 декабря 2013 года. С разрешения руководства ей предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 28 апреля 2014 года.
Как определить расчетный период?
Решение
Расчетный период — со 2 декабря 2013 года по 31 марта 2014 года.
КАКИЕ ДНИ УЧИТЫВАЕМ ДЛЯ РАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ
Для исчисления среднего дневного заработка бухгалтеру необходимо определить количество календарных дней в расчетном периоде, приходящихся на отработанное время. Как правило, этот показатель определяется комбинированным способом.
Сначала подсчитывают количество календарных дней в полностью отработанных месяцах: число таких месяцев умножают на среднемесячное число календарных дней.
Потом определяют количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах: среднемесячное количество календарных дней делят на количество всех календарных дней месяца и умножают на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. При этом полученный результат следует округлять до двух десятых после запятой.
Затем складывают количество календарных дней в полностью отработанных месяцах и количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах.
Величина показателя среднемесячного числа календарных дней установлена в части 4статьи 139 Трудового кодекса.
Как определяется среднемесячное число календарных дней
Нерабочие праздничные дни не включаются в число дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Для целей расчета отпускных значение показателя среднемесячного числа календарных дней определяется по формуле:
Полученный показатель округляют до десятых.
Последние годы при расчете отпускных бухгалтеры оперировали значением 29,4 [(365 календ. дн. – 12 календ. дн.) : 12 мес.].
Изменение количества праздников влияет на величину среднемесячного числа календарных дней
Как видно из формулы, значение константы зависит, в частности, от количества нерабочих праздничных дней в течение календарного года. Если количество праздников увеличивается, ее величина уменьшается, и наоборот.
В 2012 году Федеральным законом от 23.04.2012 № 35-ФЗ было увеличено количество нерабочих праздничных дней с 12 до 14. Праздничными стали считаться 6 и 8 января (ч. 1 ст. 112 ТК РФ).
Конечно, было бы логично одновременно изменить величину среднегодового числа календарных дней в месяце. Но в тот момент это не было сделано.
Вместо 29,4 — 29,3*
Бухгалтер компании не вправе самостоятельно пересчитать величину среднемесячного числа календарных дней в связи с изменением количества праздников в текущем году. Это прерогатива исключительно законодателей. Данную поправку они приняли только весной 2014 года.
Пунктом 13 статьи 2 Закона № 55-ФЗ установлена новая величина среднемесячного числа календарных дней — 29,3 [(365 календ. дн. – 14 календ. дн.) : 12 мес.].
С какого дня применять изменения*
Закон № 55-ФЗ вступает в силу со дня его официального опубликования (п. 1 ст. 3 Закона № 55-ФЗ). Официальным опубликованием федерального закона считается:
- - первая публикация его полного текста в «Парламентской газете», «Российской газете», «Собрании законодательства Российской Федерации»;
- - или первое размещение (опубликование) на официальном портале правовой информации.
Об этом говорится в статье 4 Федерального закона от 14.06.94 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания».
Закон № 55-ФЗ опубликован на официальном портале правовой информации 2 апреля 2014 года. Следовательно, с этого дня он вступил в силу.
Журнал «Зарплата» № 5май 2014
27.08.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.