1) законодательство не содержит ответа на этот вопрос, официальных разъяснений контролирующих органов нет. Есть только порядок возврата денежных средств при покупке через операционную кассу.
В данном случае, поскольку подразделения организации ведут свою кассовую книгу, деньги можно вернуть прямо из кассы подразделения. Запрета на это нет;
2) если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, при передаче денег необходимо:
•оформить расходный кассовый ордер;
•сделать запись в кассовой книге.
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
Если для обособленного подразделения организации установлен лимит кассового остатка, полученные разменные монеты и купюры можно оставить в кассе подразделения для последующей выдачи кассирам-операционистам, но в пределах лимита.
Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, при передаче денег необходимо:
•оформить расходный кассовый ордер;
•сделать запись в кассовой книге обособленного подразделения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возврате товара покупателем. Гражданин-покупатель оплатил товар наличными
Ответ на этот вопрос зависит от того, когда покупатель возвращает товар: в день покупки или позже.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов:
- кассового чека;
- товарного чека;
- иного документа, подтверждающего оплату.
В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки товара у продавца.
Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что товар был приобретен у данного продавца, организация должна будет выполнить его требования (о замене товара или возврате денег).
Такой порядок следует из статьи 493 Гражданского кодекса РФ и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1.
Если товар возвращается в день покупки, то, как правило, возврат денег производят по кассовому чеку, полученному от покупателя и подписанному руководителем организации или его заместителем (п. 4.2 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). При этом оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром-операционистом. Возвращенные в течение смены кассовые чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актами сдаются в бухгалтерию.
Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Сумма, возвращаемая покупателю, выдается из операционной кассы c применением той же ККТ, при помощи которой деньги принимались (письмо ФНС России от 11 апреля 2013 г. № АС-4-2/6710). Выданную по акту сумму укажите в графе 15 журнала кассира-операциониста.
Если покупатель возвращает товар не в день покупки, а позже, то выплату денег покупателю произведите следующим образом.*
Потребуйте от покупателя:
- заявление на возврат товара;
- паспорт или документ, удостоверяющий его личность.
Деньги в этом случае выдаются не из операционной, а из главной кассы*. Это объясняется тем, что выручка от продажи данного товара уже была отражена в кассовой книге (и в бухучете). При оформлении расходного кассового ордера укажите в нем данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность покупателя. При выдаче денег из главной кассы старший кассир (кассир):
- проверяет расходный кассовый ордер;
- выдает деньги покупателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или документа, удостоверяющего его личность (письмо ФНС России от 3 декабря 2012 г. № АС-4-2/20379);
- делает запись в кассовой книге (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Внимание: за нарушение правил оформления возврата товара организация несет административную ответственность.
Нарушение правил оформления возврата товара влечет штраф за неоприходование денежной наличности в размере:
- от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. – для организации (ст. 15.1 КоАП РФ).
Неправильно оформленные возвраты в день покупки – это главным образом возвраты без кассового чека. В этом случае деньги, выданные клиенту из операционной кассы, налоговая служба квалифицирует как неоприходованную выручку (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931). Однако некоторые суды придерживаются мнения, что оформление возврата товара в день покупки не по кассовому чеку (а по товарному или, например, гарантийному талону) не является нарушением, предусмотренным статьей 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 июля 2007 г. № А56-51595/2006, от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, Восточно-Сибирского округа от 13 августа 2007 г. № А33-6945/07-Ф02-5130/07). Это связано с тем, что обязанность вернуть покупателю деньги за товар, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег в день покупки не по кассовому чеку, а по иному документу.
Основное нарушение при возвратах не в день покупки – выдача денег из операционной кассы. В таких ситуациях организация ошибочно уменьшает выручку в журнале кассира-операциониста вместо того, чтобы выписать расходный кассовый ордер (см., например, постановление Верховного суда РФ от 28 января 2011 г. № 5-АД11-1).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:*
Такой вывод следует из пунктов 4.1, 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке*.
Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:*
Такой порядок следует из положений пунктов 4.1, 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Если для обособленного подразделения организации установлен лимит кассового остатка, то полученные разменные монеты и купюры можно оставить в кассе подразделения для последующей выдачи кассирам-операционистам, но в пределах лимита (п. 2, 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
19.08.2014г.
С уважением,
Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным, ведущим экспертом БСС «Система Главбух»