при предоставлении жилья сотруднику (без оплаты ) следует включить соответствующее условие в трудовой договор. Также в договоре следует установить стоимость предоставляемого жилья. При этом стоимость предоставляемого жилья не должна превышать 20 % от выплат сотруднику. Это объясняется тем, что предоставление (оплату) жилья иногородним сотрудникам контролирующие органы рассматривают как выплату заработной платы в натуральной форме (см. Ситуация 1). В таком случае расходы по аренде жилья могут быть учтены при налогообложении.
В бухгалтерском учете заработная плата в натуральной форме отражается в общем порядке: Дебет 20 (26,44...) Кредит 70 (см., Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты).
Безопаснее начислить на стоимость предоставляемого жилья страховые взносы и удержать НДФЛ по ставке 13%. По мнению контролирующих органов облагаемый НДФЛ доход возникает в момент оплаты жилья (в том числе, авансом). В отношении порядка уплаты страховых взносов при предоставлении сотрудникам жилья разъяснения отсутствуют. Логично предположить, что доход в натуральной форме, подлежащий обложению страховыми взносами, возникает за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался жильем. Поэтому в трудовом договоре целесообразно установить месячную стоимость предоставленного жилья.
При этом необходимо отметить, что некоторые суды придерживаются мнения, что предоставление жилья нельзя расценивать как выплату заработной платы в натуральной форме. И, как следствие, на стоимость жилья не следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату жилья и проезд сотрудников, которые постоянно проживают в другом городе. Выплата компенсации предусмотрена в трудовых договорах
Да, можно. Однако для этого необходимо выполнение некоторых условий.
Во-первых, расходы на оплату жилья иногородних (иностранных) сотрудников должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обосновать привлечение сотрудников из других городов (государств) можно, например, отсутствием специалистов необходимой квалификации по местонахождению организации. Подтвердить такие расходы можно проездными билетами, счетами гостиниц, договорами на аренду квартир и т. п.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Во-вторых, оплата жилья за счет организации должна быть предусмотрена в трудовых договорах, заключенных с иногородними (иностранными) сотрудниками. Контролирующие ведомства считают, что компенсация расходов на оплату жилья и проезд сотрудников, которые постоянно проживают в другой местности (с определением конкретного размера такой компенсации), является частью их зарплаты, выданной в натуральной форме. При расчете налога на прибыль расходы на оплату труда учитываются, если они предусмотрены трудовыми договорами (ст. 255 НК РФ). При этом размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора, заключенного с конкретным сотрудником, можно точно установить, какую сумму этот сотрудник вправе потребовать от организации исходя из фактически выполненного объема работы. А поскольку выдавать в натуральной форме более 20 процентов зарплаты нельзя (ч. 2 ст. 131 ТК РФ), в налоговую базу по налогу на прибыль компенсации расходов на оплату жилья и проезд можно включить лишь в пределах 20 процентов от общей суммы зарплаты, начисленной сотруднику.* Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392, от 2 мая 2012 г. № 03-03-06/1/216, ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6. Компенсация расходов на оплату жилья за периоды, когда сотрудник не состоял в штате организации (трудовой договор с ним не был заключен), при расчете налога на прибыль не учитывается (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392).
Если выплата компенсации предусмотрена не в трудовом договоре, а в других документах (например, в коллективном договоре), норматив 20 процентов на выплату зарплаты в натуральной форме можно не соблюдать. Однако в этом случае расходы на выплату компенсации нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль. По мнению контролирующих ведомств, если компенсация не предусмотрена трудовым договором, у организации нет оснований для того, чтобы приравнивать ее к выплатам за фактически выполненный объем работ. Такую компенсацию следует квалифицировать как иные выплаты, произведенные в пользу сотрудника, не связанные с его трудовыми обязанностями (п. 29 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся вписьме ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6.
Главбух советует: есть аргументы, которые позволяют в полной мере учитывать расходы на оплату (компенсацию) стоимости жилья и проезда сотрудников при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.
В состав расходов на оплату труда включаются любые начисления в денежной и (или) натуральной форме, а также расходы, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные законодательством, трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ).
Статья 131 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает 20-процентное ограничение натуральных выплат в общей сумме ежемесячной зарплаты, распространяется только на трудовые отношения и не может применяться при расчете налогов. Поэтому, если оплата (компенсация) стоимости жилья и проезда обусловлена производственной необходимостью, а не удовлетворением социальных потребностей сотрудников, такие затраты можно полностью учесть при расчете налога на прибыль в силу прямого указания статьи 255 Налогового кодекса РФ.
В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233).
Из рекомендации «Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату труда»
Елена Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Олег Хороший
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2. Статья: Стало известно, в каких спорах по НДФЛ чаще выигрывают компании
Сергей Морозов, эксперт «УНП»
Мы проанализировали арбитражную практику сибирских округов по спорам о доначислениях НДФЛ. За последние полгода судьи рассмотрели 12 споров. Компании выиграли всего четыре, а инспекторы — восемь.
Компаниям удается выиграть споры, если инспекторы требуют НДФЛ с доходов, которые налогом не облагаются. Например, оплата аренды жилья для иногородних сотрудников или прощенный долг. А налоговики чаще выигрывают, если им удается обнаружить факт неуплаты налога или его несвоевременное перечисление. Но и в этом случае компании добиваются снижения штрафа.
Какие аргументы помогли компаниям и инспекторам в суде
Что не понравилось проверяющим |
Решение судей |
Комментарий «УНП» |
Сотрудник компании на служебном автомобиле стал виновником ДТП. Компания выплатила компенсацию пострадавшему, но с работника деньги не потребовала. Контролеры решили, что невзысканная сумма — доход сотрудника, и доначислили НДФЛ |
Не удержанная с работника компенсация ущерба не является его доходом. Судьи подчеркнули, что спорную сумму нельзя считать доходом в натуральной форме, так как работник не получил товары, работы для него не выполняли. Значит, объекта НДФЛ нет (постановление от 30.12.13 № А27-9551/2012*) |
Можно не удерживать НДФЛ, если компания оплачивает дорожный штраф за водителя, который ехал на служебной машине (письмо ФНС России от 18.04.13 № ЕД-4-3/7135). В том числе если нарушение зафиксировала камера. Ведь в данном случае штраф приходит не на водителя, а на компанию. Поэтому дохода у сотрудника нет |
Компания оплачивала аренду жилья для иногородних работников. Налоговики заявили, что эта оплата — доход сотрудников в натуральной форме, с которого надо было удержать НДФЛ |
Не надо удерживать НДФЛ с оплаты аренды жилья для сотрудников. Судьи уточнили, что эта оплата была предусмотрена трудовыми договорами. В итоге суд пришел к выводу, что сотрудники не получают экономическую выгоду. Значит, претензии ревизоров незаконны (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 11.09.13 № А19-2330/2013) |
Как мы выяснили, в фондах требуют взносы со стоимости аренды квартиры. Но в суде некоторых регионов компаниям удается доказать, что взносы платить не надо (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 22.08.13 № А65-27752/2012). Основной аргумент в том, что плата за квартиру не зависит от достижений сотрудника и результата его работы. То есть это не выплата в рамках трудовых отношений* |
<...>
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 8, ФЕВРАЛЬ 2014
3. Статья: Трудовой договор обоснует расходы на аренду жилья
Анна Тихонова, эксперт «УНП»
«…Наша компания арендует квартиры для иногородних сотрудников, которые проживают в них постоянно. Вправе ли мы учесть расходы на аренду жилья?..»
— Из письма главного бухгалтера Анны Тень, г. Москва
Да, Анна, вправе, если условие о предоставлении жилья записано в трудовых договорах. Правда, безопаснее учитывать не больше 20 процентов от зарплаты работников.
Если работодатель оплачивает жилье сотруднику и это условие есть в договоре, такие траты можно списать как оплату труда. Но Трудовой кодекс позволяет выдавать в неденежной форме лишь 20 процентов зарплаты (ст. 131 ТК РФ). Поэтому чиновники считают, что стоимость аренды жилья можно учесть лишь в пределах этого лимита (письма Минфина России от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369). Но с этим можно спорить. Лимит установлен только в Трудовом кодексе, а в Налоговом кодексе ограничений нет. Правда, с этим соглашаются лишь суды.* В вашем регионе практика не сложилась, но в других округах судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 29.09.10 № А23-5464/2009А-14-233).
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 4, ЯНВАРЬ 2014
4. Статья: Компания арендует жилье для работника
Организация планирует арендовать квартиру для работника. В трудовом договоре предусмотрена оплата найма жилья. По условиям предварительного договора оплата вносится авансом за три месяца вперед. В какой момент компания должна удержать НДФЛ из дохода работника?
Отвечает
А.З. Островская,
ведущий налоговый консультант ООО «Консалтинговая группа “Такс Оптима”»
Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. При этом дата фактического получения дохода определяется днем его передачи (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Поэтому на момент внесения аванса нельзя говорить о возникновении у работника облагаемого дохода.
По моему мнению, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой.* Например, в январе компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель. Тогда доход у работника появляется только с февраля.
Однако у чиновников другая точка зрения. В письме Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-04-06/34883 сказано, что дата получения дохода определяется моментом оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ», № 5, МАЙ 2014
5. Письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-04-06/34883 «Об удержании налога на доходы физических лиц с дохода работника в виде оплаты для него организацией найма квартиры»
<...>
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу удержания налога на доходы физических лиц с дохода работника в виде оплаты для него организацией найма квартиры и в соответствии со статьей 34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
При этом дата фактического получения доходов при получении доходов в натуральной форме определяется в соответствии сподпунктом 2 пункта 1 статьи 223 Кодекса как день передачи доходов в натуральной форме.
Таким образом, оплата организацией найма квартиры для работника признается его доходом, полученным в натуральной форме и подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц. При этом организация в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 226 Кодекса является налоговым агентом в отношении указанных доходов физического лица.
Согласно пункту 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты. Дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.* Пунктом 5 статьи 226 Кодекса установлено, что при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Исходя из изложенного, у организации при оплате найма квартиры для работника возникает обязанность по удержанию с данного дохода налога на доходы физических лиц и уплате его в бюджетную систему Российской Федерации. Учитывая неденежную форму дохода, удержать налог на доходы физических лиц непосредственно при выплате такого дохода не предоставляется возможным.
Вместе с тем, если организация, помимо оплаты найма квартиры для физического лица в этом же налоговом периоде производит ему выплату каких-либо доходов в денежной форме, то налог с доходов, полученных физическим лицом в натуральной форме, должен удерживаться организацией из доходов, выплачиваемых указанному лицу в денежной форме при их фактической выплате, с учетом ограничения, установленного пунктом 4 статьи 226 Кодекса.В случае если никаких доходов в денежной форме организация указанному лицу не выплачивает, применяются положения пункта 5 статьи 226 Кодекса, согласно которым при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
17.09.2014 г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».