1. Если организация формирует резерв по сомнительным долгам в целях налогообложения прибыли, инвентаризации проводятся чаще, чем один раз в год – ежеквартально или ежемесячно. Поскольку именно такие инвентаризации являются основанием для определения суммы резерва (п. 4 ст. 266 Налогового кодекса РФ).
2. На счете 63 следует учитывать резерв в разрезе контрагентов.
3. Подтверждающими могут служить:
по подотчетным суммам - расходные/приходные кассовые ордера (если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, необходимы платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы);
по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов - договор займа и расходный кассовый ордер на выдачу займа определяют сумма задолженности работника по основной сумме долга, а на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;
по возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей - документы, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда, и приходный кассовый ордер, который устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником.
4. На дату принятия решения о списании задолженности уволенного работника у него возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Учет расчетов с дебиторами и кредиторами
Виды задолженностей
Сначала определим, что представляет собой каждый вид задолженности.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность – сумма долгов, причитающихся компании от других лиц (как юридических, так и физических), являющихся ее должниками (дебиторами). Она относится к оборотным активам компании вне зависимости от срока ее погашения. Дебиторская задолженность представляет собой изъятие из хозяйственного оборота собственных оборотных средств, что сопровождается косвенными потерями в доходах организации. К ней, в частности, относится задолженность *:
- покупателей и заказчиков (счет 62);
- поставщиков и подрядчиков по уплаченным им авансам, а также по признанным или присужденным судом претензиям (счета 60, 76);
- страховых организаций по выплате страхового возмещения, организаций-эмитентов ценных бумаг, которыми владеет организация, по выплате дивидендов и т. д. (счет 76);
- бюджета и государственных внебюджетных фондов по возврату (зачету) излишне уплаченных налогов и взносов (счета 68, 69);
- работников перед организацией – по займам, выданным под отчет суммам, возмещению ущерба и т. п. (счета 70, 71, 73);
- учредителей по вкладам в уставный капитал (счет 75).
Здесь поясним, что не все виды дебиторской задолженности показывают по одноименной строке баланса. К примеру, задолженность поставщиков или подрядчиков по авансам, уплаченным по договору, связанному с приобретением (созданием) объектов внеоборотных активов, следует отражать в разделе I баланса «Внеоборотные активы».
Анализ
Поскольку информация о дебиторской и кредиторской задолженности подлежит отражению в бухгалтерской отчетности – как в балансе, так и в приложениях (где должны быть даны расшифровки относительно структуры задолженности), она должна быть достоверной и точной, а подтверждается это результатами инвентаризации. *
Как минимум один раз в год – перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 31 декабря отчетного года следует проводить полную инвентаризацию всех видов дебиторской и кредиторской задолженности. Если организация формирует резерв по сомнительным долгам в целях налогообложения прибыли, инвентаризации проводятся чаще – ежеквартально или ежемесячно. Поскольку именно такие инвентаризации являются основанием для определения суммы резерва (п. 4 ст. 266 Налогового кодекса РФ).
Процедура инвентаризации расчетов отличается от процедуры инвентаризации материальных ценностей – наличие задолженности и ее размеры определяются исходя из первичных учетных документов, а также в результате взаимных сверок с контрагентами. *
Для анализа полученных данных применяют разные методики, в том числе:
- горизонтальный анализ – выявление динамики за несколько лет (изменения абсолютных размеров различных видов задолженности);
- вертикальный анализ – определение структуры задолженности (соотношения различных видов задолженности внутри общей суммы дебиторской или кредиторской задолженности);
- сравнительный анализ – сопоставление объемов, структур и темпов роста дебиторской и кредиторской задолженности.
Но значительно шире используется коэффициентный анализ. Он проводится при помощи набора устоявшихся относительных показателей, исчисляемых по определенным формулам. Допустим, можно рассчитывать коэффициенты оборачиваемости и закрепления задолженности, продолжительность одного оборота задолженности, относительное высвобождение, или иммобилизацию, средств за счет изменения оборачиваемости дебиторской задолженности и т. д.
А на сопоставлении дебиторской и кредиторской задолженности (наряду с другими показателями оборотных активов) построена методика анализа платежеспособности (ликвидности) – абсолютной, текущей и др.
Расчеты производятся по данным бухгалтерского баланса. Так, при исчислении коэффициента текущей ликвидности в числителе берутся все оборотные активы (деньги, финансовые вложения, дебиторская задолженность, запасы), в знаменателе – все виды кредиторской задолженности – сумма, которую организация должна выплатить своим контрагентам в течение ближайшего года.
Этот коэффициент отражает, во сколько раз оборотные активы организации превышают ее краткосрочные долги.
Нормативное значение – больше 2.
При значении меньше 1 получается, что организация не сможет рассчитаться со своими кредиторами, даже если полностью распродаст все запасы, взыщет со своих дебиторов все их долги, продаст все ценные бумаги и т. д. Значит, она не сможет продолжать свою деятельность. То есть такое значение коэффициента показывает, что у организации совсем нет собственных оборотных средств и фактически она находится в критической ситуации.
Влияние на структуру баланса
Впрочем, опытному специалисту не обязательно высчитывать все коэффициенты (их существует множество). Достаточно посмотреть на показатели баланса – на величину кредиторской и дебиторской задолженности, а также на итоговые значения разделов II и V бухгалтерского баланса. В разделе V баланса отражается только задолженность, которая должна быть погашена в ближайшее время (в течение 12 месяцев).
Если краткосрочные обязательства превышают оборотные активы, это означает, что у организации отсутствует собственный оборотный капитал.
Можно констатировать, что ее положение является кризисным и требует принятия радикальных мер. Ведь получается, что для погашения краткосрочных долгов не хватит не только тех денег, которые уже есть (на счетах, во вкладах, в ценных бумагах) и могут быть получены с покупателей в результате погашения ими дебиторской задолженности, но и тех, которые можно выручить, распродав запасы (не только продукцию, но также сырье, материалы и другие ценности).
Придется привлекать дополнительные ресурсы: либо продавать часть внеоборотных активов (что весьма непросто сделать быстро и по приемлемой цене), либо прибегать к помощи учредителей, либо изыскивать иные источники финансирования – заемные и другие средства (что при таком положении фирмы также проблематично).
В идеале «дебиторка» и «кредиторка» должны быть сопоставимыми по объемам с небольшим перевесом в пользу дебиторской задолженности.
Оптимизация
Если выявлен дисбаланс: «кредиторка» существенно превышает «дебиторку» (в частности, если коэффициент текущей ликвидности недотягивает до 1), нужно срочно исправлять ситуацию. Существует лишь три пути уменьшения объемов краткосрочной кредиторской задолженности.
Можно:
- погасить ее (взыскав «дебиторку», распродав имущество);
- добиться прощения долга (что маловероятно, но если все-таки удастся, сумма прощенного долга переместится из состава краткосрочных обязательств в состав средств собственного капитала – на увеличение финансового результата (прибыли) текущего периода);
- перевести краткосрочную задолженность в долгосрочную, то есть пролонгировать обязательства, в том числе получить рассрочку в результате реструктуризации долга. Это тоже непросто, но возможна и не прямая пролонгация (когда тот же кредитор соглашается на погашение обязательств в более поздние сроки). К примеру, можно взять долгосрочный кредит или заем, чтобы им погасить краткосрочный долг (правда, при этом у строительной организации возникнет новое долгосрочное обязательство).
Регулирование
Из изложенного следует, что необходимо наладить контроль над своевременным поступлением средств от покупателей и заказчиков, поскольку от этого зависит не только благополучие, но, возможно, и выживание компании. Вести такой контроль нужно постоянно, а не время от времени.
Также следует выработать определенную политику в области условий взимания оплаты.
Наращивать «дебиторку» никто, разумеется, не желает. Все стремятся расширить свои продажи – увеличить выручку. Но при этом нужно обеспечить эффективную ее собираемость и постоянный приток денежных средств.
Предоставлять мягкие условия оплаты невыгодно. Так как рост активов (в рассматриваемом случае в виде дебиторской задолженности) всегда сопровождается соответствующим увеличением пассивов (в данном случае – за счет той прибыли, которая формируется в момент признания неоплаченной выручки). Но эта прибыль существует только на бумаге. А фактически дебиторская задолженность – это те средства, которые выданы в долг покупателю (заказчику и т. д.), тем самым изъяты из оборота фирмы, то есть из средств, предназначенных на оплату труда, покупку материалов, содержание имущества…
Предоставление покупателям (заказчикам) отсрочки ведет к росту дебиторской задолженности, что негативно скажется на финансовом состоянии компании. Поэтому, предоставляя отсрочку, нужно учесть в цене договора дополнительные затраты (установить, например, разные цены при оплате сразу и при оплате через какой-то срок).
Кроме того, надо принимать во внимание и риск непогашения дебиторской задолженности. Чем больше у организации дебиторов, тем такая вероятность выше (кто-то обанкротился, исчез и т. п.).
В результате анализа структуры дебиторской задолженности за предшествующие годы можно определить примерную величину (процент) безнадежных долгов, которые в итоге остаются непогашенными. И также учесть это при формировании финансовой политики.
При управлении дебиторской задолженностью для снижения рисков применяют следующие методы:
- лимитирование задолженности (установление максимальной суммы долга одного контрагента);
- ограничение периода рассрочки или отсрочки платежа;
- установление жестких санкций за несвоевременное погашение образовавшейся задолженности;
- обязательная проверка платежеспособности новых и существующих партнеров, а также ведение «досье клиентов» с целью их ранжирования (деления на надежных, сомнительных, нежелательных и т. д.) для установления разных условий сотрудничества.
Обращаем внимание на то, что при этом следует избегать крайностей.
Дело в том, что при жесткой политике управления дебиторской задолженностью ее качество повысится, но есть риск потерять или упустить часть заказчиков (партнеров), которые уйдут к конкурентам.
А излишне либеральная политика, приведя на начальном этапе к росту продаж, впоследствии может обернуться большими издержками (затратами на претензии, суды и т. д.) либо нереальностью взыскания выручки.
Важно запомнить
Предоставление покупателям (заказчикам) отсрочки платежа ведет к росту дебиторской задолженности, что негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
Учет в строительстве, декабрь 2012
2. Статья: Инвентаризация расчетов с работниками
Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее — Положение по ведению бухучета), перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.
Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности, которая числится на счетах бухгалтерского учета организации (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, далее — Методические указания).
Инвентаризация — не аудит
Инвентаризация расчетов с персоналом не должна превращаться в аудиторскую поверку. В частности, инвентаризационная комиссия не обязана проверять правильность расчета заработной платы, отпускных, пособий и т. п., а также НДФЛ, который был удержан из выплат персоналу.
В отличие от аудиторской проверки инвентаризационная комиссия должна только подтвердить:
- либо наличие кредиторской задолженности перед работниками;
- либо наличие дебиторской задолженности работников перед организацией.
Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.
Правила проведения инвентаризации
Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств установлен Методическими указаниями. Инвентаризация расчетов с работниками состоит из нескольких этапов (см. схему ниже).
Схема. Этапы создания сметы
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Особенности инвентаризации расчетов с персоналом
При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического учета (табл. 1 на с. 70).
Расчеты по оплате труда
Согласно пункту 3.46 Методических указаний по задолженности работникам организации, которая отражается на счете 70, выявляются:
- суммы по оплате труда, которые не выплачены работникам и подлежат депонированию;
- суммы и причины возникновения переплат работникам.
Таблица 1
Название счета |
Перечень учитываемых обязательств |
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
Обобщается информация о расчетах с работниками по заработной плате, пособиям и т. п., а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации |
Счет 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» |
Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей) |
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
Обобщается информация обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами |
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы |
Расчеты с физическими лицами, которые не являются работниками организации, по договорам гражданско-правового характера отражаются на специальном субсчете к счету 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам в 2012 году, с теми суммами, которые были выплачены. Чтобы установить, какая сумма была начислена, проверяют ведомости (расчетные, платежные или расчетно-платежные). Выплата зарплаты может подтверждаться расходными кассовыми ордерами или платежными поручениями, если зарплата перечисляется по безналичному расчету.
В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны отражаться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы.
Расчеты по подотчетным суммам
Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров — остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.
Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.
По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника) (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П).
Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками. *
Расчеты по прочим операциям
При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:
1) по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;
2) возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;
3) выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т. п., необходимо сопоставить:
- даты фактической выплаты зарплаты с днями, установленными для ее выплаты;
- дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;
- дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.
Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листах.
В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если компенсация за задержку выплаты заработной платы не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;
4) другим суммам, отраженным на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на счете 73. *
Документальное оформление результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются следующим образом.
Справка. Сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в справку, которая является приложением к унифицированной форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).
Акт. Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов (форма № ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.
Сопоставление результатов инвентаризации с данными бухучета
После того как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.
После инвентаризации
Посмотрим, что должен сделать бухгалтер после проведения инвентаризации и выявления расхождений с данными бухгалтерского учета.
Взыскать с работников подотчетные суммы
Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ч. 4.2 ст. 137 ТК РФ).
Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.
Списание дебиторской задолженности
По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, отраженной в бухгалтерском учете (п. 14.3 ПБУ 10/99).
Срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).
Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается одним из следующих способов:
- за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухучете делается проводка по дебету 63 кредиту 71;
- на финансовые результаты деятельности организации, если резерв сомнительных долгов в бухучете не формируется. При этом необходимо сделать запись по дебету 91 субсчет «Прочие расходы» кредиту 71.
Учет задолженности. Для списания задолженности, по которой истек срок исковой давности, руководитель издает соответствующий приказ (п. 78 Положения по ведению бухучета). На его основании задолженность в бухучете будет включена в состав прочих расходов, а в налоговом учете — в состав внереализационных расходов.
НДФЛ по невозвращенным суммам. На дату принятия решения о списании задолженности уволенного работника у него возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). *
Списать кредиторскую задолженность
В бухучете организации может быть остаток депонированной зарплаты. Обратиться за ней работник вправе в течение трех лет (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161).
Если по прошествии трех лет зарплата не была востребована, организация может списать эти суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководителя. В бухучете они будут включены в состав прочих доходов (п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99), а в налоговом учете — в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).
Зафиксировать задолженность, не отраженную в бухучете
Обязанность выплачивать компенсацию возникает у работодателя независимо от наличия его вины (ст. 236 ТК РФ)
Если в ходе инвентаризации комиссия выявит, что бухгалтерия не начисляла компенсацию за задержку выплаты зарплаты и других выплат, то комиссии придется сделать подробный расчет и зафиксировать задолженность перед работниками в инвентаризационной ведомости.
Размер компенсации. При нарушении установленного срока выплаты зарплаты работодатель обязан выплатить работникам денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Подробнее о том, как рассчитать размер компенсации, читайте в электронном журнале «Зарплата», 2009, № 6.
Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ сведения о суммах денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты работодатель должен включить в расчетный листок.
Бухучет. Суммы компенсации за задержку зарплаты отражаются на отдельном субсчете счета 73.
Рассмотрим порядок проведения инвентаризации расчетов с персоналом и порядок документального отражения ее результатов на примере.
Пример
В декабре 2012 года в ООО «Авокадо» принято решение провести инвентаризацию расчетов с персоналом.. Зарплата в организации выплачивается за первую половину месяца — 20-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца — 10-го числа следующего месяца.
В каком порядке это нужно сделать и какие документы оформить?
Решение
Этап I, подготовительный
В конце декабря руководитель организации издал приказ от 25.12.2012 № 150 о проведении инвентаризации расчетов с персоналом по состоянию на 31 декабря 2012 года. Форма приказа № ИНВ-22 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
В строке «Инвентаризации подлежит» он указал «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям», а в строке «Причина инвентаризации» - «составление бухгалтерской отчетности за 2012 год».
Инвентаризационная комиссия проверила расчеты с персоналом по счетам 70, 71, 73 и 76 субсчету «Расчеты по депонированным суммам».
В ходе проверки выяснилось следующее:
- на счете 70 числится кредиторская задолженность по зарплате за декабрь 2012 года в размере 195 000 руб., а также дебиторская задолженность в сумме 28 000 руб.;
- на счете 71 числится дебиторская задолженность в размере 32 215 руб. по суммам, выданным под отчет, а также кредиторская задолженность в размере 382 руб.
Этап II, сопоставление результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета
В ходе инвентаризации было установлено следующее.
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Дебиторская задолженность (28 000 руб.) на счете 70 возникла в результате того, что Л.Л. Леонидову был предоставлен отпуск с 17 декабря 2012 года продолжительностью 20 календарных дней. 12 декабря ему выплачены отпускные и зарплата за первую половину месяца. В связи с производственной необходимостью 24 декабря он был отозван из отпуска. После пересчета отпускных у него возникла задолженность.
Кредиторская задолженность складывается из задолженности по оплате труда за первую половину месяца в размере 100 000 руб. и за вторую половину месяца - 95 000 руб. Так как зарплата за первую половину месяца не была выплачена, необходимо начислить компенсацию за задержку ее выплаты и отразить ее на отдельном субсчете счета 73 (табл. 2). Период просрочки составил 11 календарных дней (с 21 по 31 декабря), ставка рефинансирования - 8,25% (Указание Банка России от 13.09.2012 № 2873-У).
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Инвентаризационная комиссия установила, что согласно договору займа от 06.04.2012 главному бухгалтеру П.П. Петрову был выдан заем в размере 100 000 руб. сроком на один год.
Срок возврата займа еще не наступил. Поскольку заем является беспроцентным, задолженность по выплате процентов не формируется.
В бухучете сумма выданного займа была отражена на счете 58 «Финансовые вложения», что является ошибкой. Задолженность по займу, выданному своему работнику, организация должна учитывать на счете 73 субсчете 1 «Расчеты по предоставленным займам». При этом не имеет значения, выдала организация процентный или беспроцентный заем (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухучете числится дебиторская задолженность Л.Л. Леонидова по подотчетной сумме в размере 2000 руб.
В ходе инвентаризации было установлено, что 13 ноября 2012 года он получил из кассы деньги под отчет на пять дней, но так и не представил авансовый отчет.
Л.Л. Леонидов разъяснил, что деньги, полученные под отчет, он израсходовал на оплату парковок и стоянок автомобиля, который использовал для выполнения служебных заданий. Однако документов, подтверждающих эти расходы, работник не представил. Удержать из зарплаты Л.Л. Леонидова за декабрь задолженность по подотчетным суммам работодатель не может. Следовательно, задолженность сотрудника правомерно указана на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Также было установлено, что за уволенным работником М.М. Мишиным с 15 ноября 2009 года числится задолженность по подотчетной сумме в размере 215 руб. Срок, на который были выданы подотчетные суммы, закончился 25 ноября 2009 года. Следовательно, срок исковой давности по дебиторской задолженности уволенного работника истек 25 ноября 2012 года.
На дату принятия решения о списании задолженности у М.М. Мишина возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению НДФЛ.
Поскольку сотрудник был уволен, удержать с него налог организация не имеет возможности. Поэтому в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса не позднее 31 января 2013 года она должна представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Счет 76 « Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам». В нашем примере инвентаризационная комиссия установила, что на этом субсчете числится депонированная зарплата в размере 117 руб., не выплаченная уволенному работнику А.А. Абрамову.
Задолженность по депонированной зарплате возникла 10 октября 2009 года. Следовательно, по состоянию на 31 декабря 2012 года срок исковой давности по этой задолженности истек и она подлежит списанию на основании приказа руководителя организации.
В итоге по результатам инвентаризации комиссия составила справку (образец справки и акта по форме № ИНВ-17 см. соответственно на с. 84 и 85).
Этап III, заключительный. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
По результатам инвентаризации 31 декабря 2012 года в бухучете были сделаны следующие записи:
Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 58
- 100 000 руб. - отражена сумма займа, выданная сотруднику, на основании бухгалтерской справки № 1, составленной по результатам инвентаризации;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 субсчет 3 «Расчеты по компенсации за задержку выплат»
- 302,52 руб. - отражена сумма компенсации за задержку выплаты зарплаты за первую половину декабря 2012 года за период с 21 по 31 декабря на основании бухгалтерской справки № 2, составленной по результатам инвентаризации;
Дебет 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 91 субсчет 1 «Прочие доходы»
- 117 руб. - списана депонированная зарплата, по которой истек срок исковой давности, на основании приказа руководителя № 1;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
- 215 руб. - списана задолженность по подотчетной сумме, по которой истек срок исковой давности, на основании приказа руководителя № 2.
Таблица 2
ФИО работника |
Сумма зарплаты за первую половину декабря 2012 года, руб. коп. |
Сумма компенсации, руб. коп. |
Иванов Иван Иванович |
29 000,00 |
87,73 (29 000,00 ? 8,25% : 300 ? 11 календ. дн.) |
Петров Петр Петрович |
25 000,00 |
75,63 (25 000,00 ? 8,25% : 300 ? 11 календ. дн.) |
Сидоров Сидор Сидорович |
23 000,00 |
69,58 (23 000,00 ? 8,25% : 300 ? 11 календ. дн.) |
Николаев Николай Николаевич |
23 000,00 |
69,58 (23 000,00 ? 8,25% : 300 ? 11 календ. дн.) |
ИТОГО |
100 000,00 |
302,52 руб. |
Журнал «Зарплата» № 12, Декабрь 2012