Ответы на ваши вопросы о переходе на ЭДО >>
Избавьтесь от проблем с первичкой в четыре шага >>
Для кого ЭДО с контрагентами станет обязательным
Законодатели намерены обязать организации и предпринимателей, которые совершают операции с прослеживаемыми товарами, выставлять и принимать счета-фактуры только в электронном виде через оператора (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК). Ввод этих положений был намечен на 1 июля 2021 года, но его отложили, поскольку Правительство не утвердило сами правила прослеживаемости (письмо ФНС от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208).
Когда нормы по прослеживаемости вступят в силу, то они могут коснуться каждого. К примеру, магазин, купивший холодильное оборудование, которое входит в число прослеживаемых товаров, будет обязан перейти на электронный документооборот через оператора. О том, какие товары находятся на контроле, рассказали эксперты Системы Главбух.
Смотрите, с какими задачами научилась справляться программа БухСофт, чтобы облегчить вам переход на прослеживаемость товаров. Все, что требуется от вас, это подключить к ЭДО поставщиков и покупателей.
Таким образом, в случае с прослеживаемыми товарами электронный документооборот будет обязательным. Другие компании и ИП вправе решать самостоятельно, переходить ли им на ЭДО с контрагентами или нет.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен |
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, нужно получить электронную цифровую подпись. О том, как ее получить и какие виды ЭЦП существуют, рассказали эксперты Системы Главбух.
Как получить и учитывать электронную подпись
При наличии ЭЦП для перехода на ЭДО выполните несколько шагов.
Шаг 1. Решите, как будете обмениваться документами: через оператора или напрямую.
При необходимости выберите оператора и заключите с ним договор. Перечень доверенных операторов ФНС смотрите на сайте ФНС.
Плюс обмена через оператора — в безопасности. Оператор обязан проверять исходящие и входящие документы, а также ЭЦП, фиксировать дату и время отправки и приема документов, уведомлять об ошибках при их обнаружении. О том, как перейти на электронный документооборот, не тратя на это деньги и нервы, рассказали эксперты Системы Главбух.
Если у вас с контрагентом разные операторы, то никаких дополнительных шагов предпринимать не потребуется. Ваш оператор сам свяжется с оператором контрагента для передачи электронного документа.
Шаг 2. Договоритесь с контрагентами и заключите с ними соглашение об ЭДО.
Для перехода на ЭДО нужно договориться с контрагентом. Для этого направьте в адрес контрагента письмо в произвольной форме. В письме, помимо самого предложения перейти на ЭДО, можно указать:
- перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде, — счет-фактуры, договоры, соглашения, накладные и т. д.;
- специальное программное обеспечение или оператора ЭДО, посредством которого будете обмениваться документами;
- порядок согласования и подписания соглашения об электронном документообороте;
- действия контрагента для перехода на ЭДО (получение ЭЦП, принятие приглашения, подписание соглашения);
- ссылки на нормативные акты, в рамках которых вводите ЭДО. Например, пункт 1 статьи 169 НК, Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», пункт 3 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Образец письма контрагенту о переходе на ЭДО
Компании вправе обмениваться электронными документами с контрагентами напрямую с помощью специального программного обеспечения. Для этого заключите отдельное соглашение с каждым контрагентом. Соглашение не понадобится, только если подписываете документы усиленной ЭЦП.
Соглашение с контрагентом можно оформить несколькими способами.
Первый вариант: оформить отдельный документ, в котором прописать все подробности. Этот вариант подходит для контрагентов, с которыми у компании несколько договоров.
В соглашении пропишите порядок обмена документами. В частности, укажите:
- какими именно документами можно обмениваться электронно;
- какие форматы будете использовать: утвержденные ФНС или собственные;
- каким способом будете обмениваться: через оператора или самостоятельно;
- какими подписями будете заверять документы: простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная;
- каким образом будете проводить проверку документов и подписи;
- по каким каналам передавать: напрямую с помощью определенной программы или через оператора.
Образец соглашения об ЭДО с контрагентом
Иногда для перехода на электронный документооборот достаточно отправить друг другу приглашения в программе, в некоторых случаях надо подать заявление оператору.
Обменяйтесь приглашениями в программе БухСофт. Если ваши контрагенты уже используют ЭДО, достаточно добавить ИНН контрагента. Программа покажет, с какими спецоператорами он работает, и предложит пригласить его к обмену документами.
ЭОД с контрагентами в программе БУхсофт
Второй вариант: оформить соглашение об ЭДО как раздел в договоре, который вы заключаете с контрагентом по товарам, работам или услугам. Этот вариант удобен для разовых контрагентов.
Пример. Формулировки об ЭДО без участия операторов
Стороны обязуются обмениваться первичными и другими документами в электронном виде в формате XML по электронной почте. Документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП.
Продавец при отгрузке товара формирует документ в формате XML, подписывает его усиленной квалифицированной ЭЦП и направляет на электронную почту buh@mai.ru.
Покупатель в течение одного дня после получения документа проводит форматно-логический контроль, проверяет содержание документа, соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта.
При положительной проверке Покупатель в течение одного рабочего дня подписывает документ усиленной квалифицированной ЭЦП и направляет документ в формате XML на электронную почту prod@mail.ru.
Шаг 3. Разработайте правила создания, получения и хранения документов.
Порядок получения электронных документов зависит от выбранного оператора и программного обеспечения. Порядок отражения в учете хозяйственных операций тот же, что и при получении бумажных экземпляров. Узнайте, как учесть расходы на организацию ЭДО >>
Кроме этого, в отдельном приказе зафиксируйте, какие документы, кто может подписывать и какими ЭЦП. В документе отразите:
- сроки и порядок введения;
- ответственных лиц за внедрение и техническое обеспечение;
- перечень сотрудников, которые имеют доступ к системе и право подписи;
- порядок обучения работе в программе;
- правила и место хранения документов в электронном виде;
- способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Образец приказа о переходе на ЭДО
Чтобы у налоговиков не возникло вопросов к документам в электронном виде, они должны быть составлены по форматам ФНС. Если документы не соответствуют установленному формату, то при передаче в ФНС их необходимо распечатать и заверить.
Документы по форматам ФНС компания вправе отправить в инспекцию через оператора электронного документооборота. Требования к ним — в приказе ФНС от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76. Узнайте, как оформить доверенность на подпись документов через ЭДО >>
Шаг 4. Пропишите в учетной политике, что применяете электронный документооборот.
Организация не обязана закреплять возможность ЭДО или отказ от него в учетной политике для целей бухучета. Однако если указать условие об ЭДО в учетной политике, у компании будет возможность передумать и перейти на ЭДО в середине года или, наоборот, отказаться от ЭДО. Сам факт электронного обмена документами можно прописать в локальном положении о документообороте. О том, какие документы можно оформлять электронно, рассказали эксперты Системы Главбух.
Если в учетной политике указано, что организация оформляет документы только в бумажном виде, то необходимо внести в нее изменения. Они вступят в силу с 1 января следующего года, поэтому до конца года будете вынуждены оформлять документы на бумаге. Это следует из пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС в письме от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671. В данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС актуален и для учетной политики для целей бухучета.
Образец учетной политики с формулировками для ЭДО
Как хранить электронные документы
Бухгалтерские документы в электронной форме храните в этой же форме. Распечатывать их не надо. Электронные документы с ЭЦП приравниваются к бумажным (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Однако если электронный документ составлен не по формату ФНС, то для его представления в инспекцию его придется распечатать. Узнайте, что делать, если компания представила электронные документы с ошибками >>
Кроме этого, при выборе программы для обмена электронными документами проверьте, чтобы была возможность распечатать их копии на бумаге. Таковы требования пункта 14 ФСБУ 27/2021.
Базы для хранения электронных документов должны размещаться на территории России. При этом параллельно документы могут храниться и за пределами России, если этого требует законодательство иностранного государства. Это следует из пунктов 24, 25 ФСБУ 27/2021, части 5 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абзаца «г» пункта 9 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33, статей 80, 314 НК, писем ФНС от 24.01.2019 № ЕД-4-15/1044, от 19.07.2017 № СД-4-3/14079. Доступ к архиву предоставляется сотрудникам с разрешения главного бухгалтера или иного уполномоченного лица.
Храните электронные документы в хронологическом порядке на серверах оператора или в специализированных электронных архивах. Такой архив позволит оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде. Срок хранения для бумажных и электронных документов одинаков. Как отправлять и принимать документы от контрагентов в рамках ЭДО, рассказали эксперты Системы Главбух.
Пройдите курсы по электронному документообороту от Высшей школы Главбух, чтобы освоить все особенности ведения электронного документооборота и упростить себе работу с первичными документами.Как проверить по ИНН контрагента налоговые риски и подготовить электронный отчет
Чтобы обезопасить себя на случай проверки, кроме первички по контрагенту потребуется отчет по осмотрительности. Чтобы не собирать данные в 60 сервисах налоговой, просто скачайте готовый отчет по всем требованиям ФНС в сервисе «Главбух Контрагенты». Для этого активируйте бесплатный доступ самостоятельно или закажите его по телефону и не забудьте про годовое слово «Доступ к Главбух Контрагенты»: 8 800 511-74-79. После активации введите ИНН компании в строке поиска и скачайте полный комплект отчетов для ИФНС.
В отчете уже стоят отметки о проверке всех признаков однодневки со ссылкой на первоисточник данных. Воспользуйтесь бесплатным доступом к сервису. Для этого позвоните на горячую линию и скажите кодовое слово «доступ к Главбух Контрагенты». Звонок по россии бесплатный: 8 800 511-74-79
Проверена платежеспособность и ресурсы
Собрана информация по деловой репутации
Третья часть отчета поможет вам обосновать выбор контрагента. Сервис формирует список компаний похожих на вашего контрагента по виду деятельности и региону.
Отчет подписан усиленной квалифицированной подписью, что делает его юридически значимым и защищенным от подделки. Он помогает подтвердить факт проявления осмотрительности и сохранить право на вычеты.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как предотвратить конфликтные ситуации с клиентами
- Заявление на отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты): бланк, образец заполнения
- Чем закончился спор между юридической фирмой и ее бывшим партнером
- Когда в спорах ФНС согласилась с компаниями
- Когда аргумент о споре с контрагентом не поможет