Когда можно удержать излишнюю выплаченную зарплату
Все случаи, когда работодатель вправе удержать излишне выплаченные деньги из зарплаты сотрудника, перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Первый случай — работник не вернул или не отработал ранее выданные ему денежные средства. Например, не отчитался за полученный аванс.
Минтруд напомнил про опасные даты выплаты зарплаты и аванса. Скачайте Положение об оплате труда в БухСофт - все даты учтены >>>
Второй случай — работнику выплатили больше денег из-за сбоя в компьютерной или если бухгалтер неправильно начислил зарплату. Причем, компания вправе удержать переплату, только если допущенная ошибка является счетной. Если же бухгалтер не ошибся в расчетах, а неверно истолковал нормы законодательства, сотрудник может возместить переплату только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Третий случай — сотрудник уволился до того, как отработал отпуск, который получил авансом. Правда, в некоторых случаях «неотработанные» отпускные удержать нельзя. Это относится к ситуации, когда работника призывают в армию, сокращают и т. д.
В любом случае объясните ситуацию работнику и предложите добровольно внести деньги в кассу. Это поможет избежать трудовых споров.
В случае, если сотрудник не располагает необходимой суммой или не желает вносить наличные, переплату можно удержать из заработка. Главное - учесть два важных условия. Первое - удержать деньги можно только, если работник не против удержаний. Второе - с даты возникновения долга прошло не больше месяца. Это правило не распространяется на неотработанные отпускные.
Если хотя бы одно из условий нарушено, возвращать переплату придется в судебном порядке. Без судебных разбирательств не удастся взыскать деньги и в том случае, если сотрудник представил документы с заведомо ложными сведениями или, на оборот, скрыл информацию, влияющую на размер выплат.
В случае, если дело дойдет до суда, то постарайтесь доказать, что переплата возникла из-за счетной ошибки. Это арифметическая ошибка, то есть неточность в вычислениях. Определить, является ли ошибка счетной, поможет таблица.
В каких случаях можно удержать переплату из-за счетной ошибки
При каких обстоятельствах допущена ошибка | Можно ли удержать переплату |
В компьютерную программу ввели неправильные исходные данные (оклад, процент премии, дата приема на работу, увольнения и т. п.) | Технические ошибки в компьютерной программе (сбои), из-за которых зарплата и другие выплаты были посчитаны неверно или начислены несколько раз за один и тот же месяц, относят к счетным ошибкам |
Был сбой в компьютерной программе, из-за чего неверно применили расчетные формулы или неправильно подсчитанлиитоговые показатели | |
Зарплату начислили дважды за один и тот же месяц | Ошибка является счетной. Переплату можно удержать из заработка сотрудника |
При подсчете зарплаты были учтены завышенные объемы выполненных работ | Если бухгалтер взял завышенные показатели об объеме выполненных работ из отчетных документов, то работник не обязан возвращать деньги. Доказать обратное получиться только в суде. |
Зарплату перечислили дважды за один и тот же период (перечислили зарплату больше чем начислили) | Ошибка не является счетной, так как зарплата была посчитана верно. Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги в кассу |
После того как зарплата была перечислена на карточку, работник получил ее в кассе | Речь идет о недобросовестных действиях работника, так как размер зарплаты бухгалтер определил правильно. Если работник откажется вернуть деньги добровольно, их потребуется взыскивать через суд |
При расчете зарплаты работнику необоснованно предоставили вычеты по НДФЛ | Бухгалтер неправильно истолковал налоговое законодательство, поэтому ошибка является правовой. У компании нет оснований для принудительного взыскания |
Премию начислили не тому работнику | Если в приказе о премировании указан один сотрудник, а премию начислили, например, его однофамильцу, истребовать полученные денежные средства компания не сможет |
При расчете среднего заработка в расчет включили не те выплаты | Если при расчете среднего заработка учтены выплаты, которые включать в расчет не следовало (материальная помощь, компенсация стоимости проезда и т. п.), работник не обязан возвращать переплату. В данном случае бухгалтер неправильно истолковал нормы законодательства |
Из-за позднего обновления программы больничный сотруднику рассчитали неверно | При расчете пособия неправильно применили нормы законодательства, поэтому и алгоритм расчета использовали неверный. Без согласия работника взыскать переплату не получится |
При расчете больничного неверно исчислили страховой стаж, не применили ограничение и начислили пособие из расчета среднего заработка | |
Уволенному работнику переплатили зарплату (начислили и выдали зарплату за следующий месяц) | Ошибка не является счетной. Взыскать с бывшего работника переплату не удастся, поэтому спишите долг. |
Работнику начислили зарплату по предписанию трудовой инспекции. Впоследствии предписание признано судом незаконным | Ошибка не является счетной. Зарплату, выплаченную на основании предписания трудовой инспекции, признанного впоследствии незаконным, не удастся удержать с работника и даже взыскать в судебном порядке |
Как удержать переплату из зарплаты сотрудника
На практике возникает вопрос - как исправить ошибку, если неправильно начислена зарплата. Ответ на этот вопрост такой - в случае счетной ошибки, сразу же удержать излишки из зарплаты работника нельзя. Чтобы избежать споров с сотрудником и проверяющими, соблюдайте следующий порядок действий.
Сначала посчитайте сумму переплаты и сообщите о ситуации руководителю. Ответственность бухгалтера за неправильное начисление заработной платы отсутствует, поэтому опасаться санкций не стоит. Наоборот, руководитель может договориться с сотрудником о дальнейших действиях.
Затем письменно известите сотрудника о счетной ошибке и необходимости вернуть определенную сумму в установленный срок. В сообщении запишите, что в случае отказа деньги будут удержаны из его заработной платы.
Если работник не согласится вносить наличные, издайте приказ об удержании переплаты. В этом приказе сотрудник должен расписаться с пометкой, что против основания и суммы удержаний он не возражает. Образец приказа смотрите ниже.
Образец приказа об удержании из зарплаты сотрудника
Какую сумму можно удержать из зарплаты работника
В случае счетной ошибки, удержать из зарплаты всю сумму сразу нельзя. Ограничение по удержанию составляет максимум 20 процентов ежемесячной зарплаты работника за вычетом НДФЛ. В зарплату входят надбавки и бонусы (ст. 138 ТК РФ).
В случае, если сотрудник согласен на удержания в большем размере, то попросите работника написать заявление с просьбой удержать переплату в большем размере. Образец заявления смотрите ниже.
Образец заявления работника об удержании сумм из зарплаты
Как пересчитать налоги, если удержали переплату
В случае, если компания уже перечислила налоги и сдала отчетность за год, в котором обнаружила счетную ошибку, то необходимо подать «уточненки» по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам.
То же самое придется предпринять, если работник сам вернул переплату в кассу организации.
Когда лишние выплаты удерживают после судебного разбирательства, все корректировки делают на дату решения, которое вынесли судьи. В таком случае пересдавать отчетность не нужно.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Заявление на отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты): бланк, образец заполнения
- Как разработать систему KPI
- Отпуск по уходу за ребенком-инвалидом в 2024 году: оформление и оплата дополнительных выходных дней сотруднику
- Как списать НДС на расходы: порядок, проводки
- На что обращают внимание суды в делах об оспаривании заключения инспектора ГИТ