Учет ГСМ по путевым листам поможет навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Рассмотрим порядок учета и списания ГСМ по путевым листам, приведем проводки для разных случаев и расскажем, когда у компаний и ИП возникнут трудности в учете ГСМ по путевым листам.
Учет и списание ГСМ: инструкция для бухгалтера
ГСМ по путевым листам
Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят, в том числе, стоимость ГСМ и электроэнергии.
Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. То есть документ используют, чтобы обосновать расходы на ГСМ и иные затраты, например, связанные с командировкой.
Также путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). В частности, оплатить можно расходы на ГСМ, запчасти, парковку собственных машин, арендованных или личных автомобилей сотрудников.
На что обратить внимание в путевом листе при учете и списании ГСМ
Важные точки в путеовм листе для ГСМ
Когда возникнут проблемы в учете и списании ГСП по путевым листам
Налоговики могут не признать расходы на ГСМ по путевым листам из-за ошибок. К примеру, из-за отметок о медосмотрах. Когда в путевом листе нет только отметки о медосмотре, а все остальные реквизиты заполнены верно — это не основание, чтобы не признавать расходы на ГСМ. Но отсутствие отметки о медосмотре может быть косвенным признаком того, что перевозки не было, и у инспекторов появится повод проверить факт реальности перевозки по другим признакам. При наличии иных доказательств фиктивности перевозки инспекция может не признать расходы на ГСМ.
Когда в путевом листе стоит выезд в выходной день, инспекторы могут заподозрить, что поездка была в личных целях, и исключат понесенные расходы на ГСМ. Чтобы доказать, что поездка была в служебных целях, нужно подтвердить документально, что сотрудник привлекался к работе в выходной день.
При отсутствии в путевом листе информации о маршруте следования невозможно судить о факте использования транспортного средства сотрудниками в служебных целях. В связи с этим суды пришли к выводу о том, что представленные обществом путевые листы не подтверждают затраты на ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов при расчете налога на прибыль (постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14, Арбитражного суда Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016).
Показания одометра показывают пробег транспортного средства. Исходя из этого показателя определяют расход бензина. Если данный показатель отсутствует, инспекторы могут снять расходы на ГСМ, так как нет подтверждения, какое расстояние фактически прошел автомобиль (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.10.2018 № Ф09-5972/2018)
Отсутствие сведений об организации или ИП — владельце транспортного средства не позволяет идентифицировать налогоплательщика, у которого возникли расходы на ГСМ (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021). Доказывать реальность поездки придется другими документами. Не исключено, что суд встанет на сторону инспекций.
Путевые листы с 1 марта 2023 год оформляют по-новому. Чтобы не потерять расходы и избежать штрафов стоит проверить, все ли изменения вы учли. В рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, есть полный путеводитель по заполнению путевого листа. Вы узнаете, как заполнить каждый реквизит, сможете скачать образцы, а также чек-лист и памятки, чтобы избежать опасных ошибок.
Порядок бухгалтерского учета ГСМ по путевым листам
Документы на поступление ГСМ зависят от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно тремя способами: по талонам, по топливным картам и за наличный расчет или по банковской карте. Плюсы и минусы каждого из этих способов смотрите в справочнике Системы Главбух.
Какими документами оформить поступление ГСМ
Учет ГСМ за наличные. В бухучете выдачу наличных сотруднику под отчет отразите проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.
Приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ на основании авансового отчета.
На сумму входного НДС сделайте проводку:
Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам на ГСМ на основании счета-фактуры.
Если счета-фактуры нет, входной НДС спишите за счет собственных средств:
Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.
Учет ГСМ по талонам. Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Талоны на ГСМ принимайте к учету по фактической себестоимости без НДС (подп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19.
Когда в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, то талоны приходуйте в момент получения талонов. На дату получения талонов сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– оприходованы талоны на бензин на основании накладной или акта приемки-передачи.
После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– талоны на ГСМ выданы водителям на основании книги учета движения талонов.
Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля на основании отрывного купона к талону и чека АЗС.
Другой вариант, когда по договору право собственности на ГСМ переходит в момент заправки – талоны литровые. Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.
В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:
Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– оприходованы талоны на бензин на основании накладной или акта приемки-передачи.
Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:
Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– выданы талоны водителю на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин.
При оприходовании топлива заправки автомобиля на АЗС сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходовано фактически полученное топливо на основании чеков АЗС или отрывных купонов к талонам.
Есть еще один вариант – по договору право собственности на ГСМ переходит в момент заправки – талоны денежные. Талоны учитывайте в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:
Дебет 50-3 Кредит 60
– получены талоны на бензин на основании накладной акта приемки-передачи.
Водителям талоны выдавайте под отчет:
Дебет 71 Кредит 50-3
– выданы талоны сотруднику на основании книги учета движения талонов.
Топливо, полученное по талонам, оприходуйте проводкой:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам.
В состав обязательных сведений, которые должны быть в путевом листе, добавили четыре реквизита. Смотрите, что еще поправили и как безопаснее учитывать эти изменения.
Учет ГСМ по топливным картам. В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Сделайте это по фактической себестоимости без НДС (подп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019). НДС, выделенный в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
На дату покупки топливной карты сделайте проводки:
Дебет 60 субсчет Кредит 51
– оплачена топливная карта;
Дебет 10 Кредит 60
– поступила топливная карта;
Дебет 44 (20, 26, ...) Кредит 10
– отнесена на расходы стоимость карты;
Дебет 012 «Топливные карты»
– учтена топливная карта;
Дебет 19 Кредит 60
– отражен НДС со стоимости купленной карты;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.
Когда перечислили деньги на топливную карту, сделайте проводку:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 18 000 руб. – перечислен аванс на карту.
По итогам месяца организация зачтет этот аванс на сумму реально приобретенных ГСМ и примет к вычету НДС по счету-фактуре, полученному от АЗС:
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– зачтен ранее перечисленный аванс.
Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по ГСМ на основании счета-фактуры.
Если по условиям договора право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, то на дату оплаты сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации на основании накладной.
При этом варианте по мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля на основании чеков АЗС.
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по ГСМ на основании счета-фактуры.
В сервисе по ГСМ вы можете рассчитать нормы ГСМ для разных моделей автотранспорта при перевозке грузов, работе автомобиля без груза, при учебной езде. В сервисе выбираете автотранспорт, вводите пройденный километраж и получаете нормативный расход топлива с учетом всех условий.
Порядок списания ГСМ по путевым листам
По данным путевых листов или других документов рассчитайте количество топлива, которое надо списать на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
– |
Остаток топлива на конец дня (л) |
При расчете налога на прибыль и на упрощенке расходы на ГСМ нормировать необязательно, если компания не относится к автотранспортным организациям. Учитывайте их в полном объеме в составе прочих расходов – как часть затрат на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письма Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
Решение о том, какие нормы применяете: собственные или утвержденные Минтрансом, можно указать в учетной политике. Сами нормы утвердите приказом руководителя. Он понадобится, даже если компания решила применять нормы Минтранса. Ведь по ним допустимо применять надбавки и устанавливать разные нормы для летнего и зимнего периода.
Списание ГСМ в налоге на прибыль. Расходы на топливо отражайте в налоговом учете в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если эксплуатируете машины для автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации, расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письма Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 22.10.2018 № 03-03-06/1/75474).
Топливо принимайте к учету по покупным ценам за вычетом входного НДС (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 170 НК). Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК). Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения без НДС (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК).
Компании, которые не относятся к автотранспортным, при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ не нормируют, но их размер должен быть экономически обоснован (п. 1 ст. 252 НК).
Если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях, то ГСМ для этого транспорта в расходах не учитывайте.
Компания потеряла вычеты и расходы из‑за путевых листов. Налоговики заподозрили, что компания не использовала дорогостоящие автомобили для служебных целей. Дело дошло до суда, где победила инспекция. Посмотрите, что помололо налоговикам отстоять свое мнение и как избежать подобных промахов.
Списание ГСМ в УСН. При УСН с объектом «доходы» нельзя учесть расходы на ГСМ (п. 1 ст. 346.18 НК). При объекте «доходы минус расходы» учитывайте документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ (п. 2 ст. 346.16 НК). Признавайте их в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт.
Если машины эксплуатируете для автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Когда же транспортное средство используют для нужд организации, то расходы включите в состав прочих расходов на содержание служебного автотранспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по налогу на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).
В обоих случаях расходы на ГСМ можно признать, если одновременно выполнены условия: ГСМ приобретены и расходы оплачены. Дожидаться, когда приобретенные и оплаченные ГСМ будут списаны в производство, не надо.
Учесть расходы на ГСМ можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены. Тут действуют такие же правила, как при расчете налога на прибыль. Обосновать расходы можно, применяя нормы их учета: самостоятельно разработанные или утвержденные распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (письмо Минфина от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).
Сумму расходов на ГСМ, которые включили в расчет налоговой базы по налогу на упрощенке, укажите в разделе I книги учета доходов и расходов (п. 2.1–2.3, 2.5 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).
Если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях, то ГСМ для этого транспорта в расходы на упрощенке не включайте. В этом случае в расходах на УСН можно отразить только компенсацию сотруднику в пределах установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Читайте в рекомендации, нужно ли нормировать расходы на ГСМ и как их списывать в бухучете и при расчете налогов. Смотрите, какие особенности учесть при разных видах расчетов за топливо: карты, талоны или наличные, а также при аренде транспорта.
Списание ГСМ в бухучете. Стоимость топлива, которую надо списать на расходы, зависит от метода оценки запасов: ФИФО или по средней себестоимости (п. 36 ФСБУ 5/2019). Из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44) следует, что списание ГСМ в бухучете надо отражать проводкой:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива на основании путевых листов.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: