По какой форме составлять карточки
Учет начисленных страховых взносов должен быть организован в отношении каждого физического лица, в пользу которого производились выплаты (ч. 6 ст. 14 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Его рекомендовано вести в карточке индивидуального учета по форме, предложенной совместным письмом ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.
Предложение двух ведомств носит рекомендательный характер. Следовать ему не обязательно (письмо Минздравсоцразвития России от 11.02.2010 № 286-19). Но на основе предложенной формы компания может разработать собственный удобный регистр.
Структура карточки, разработанной компанией, должна обеспечивать полноценный учет всех видов обязательных страховых взносов, начисляемых в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС с выплат конкретному работнику, в том числе:
- по общему или пониженному тарифу — в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС;
- солидарному тарифу — в ПФР;
- дополнительным тарифам — в ПФР.
В отношении каждого вида страховых взносов в карточке как минимум должна быть предусмотрена отдельная строка. А по-хорошему — несколько строк для отражения нескольких показателей, участвующих в расчете суммы взносов одного вида.
Что проверить в карточке
Сведения, отражаемые в карточках учета страховых взносов, являются основой для составления отчетов во внебюджетные фонды, в частности формы-4 ФСС и РСВ-1 ПФР.
Ошибка в карточке по страховым взносам может привести к искажению отчетных данных. Чтобы избежать этого, проверьте их правильность до составления отчетов.
Состав выплат облагаемой базы
В состав выплат, участвующих в формировании облагаемой базы, должны попасть только те, которые являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 и 2 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Лишние выплаты приведут к завышению суммы начисленных взносов, и напротив, забытые — к занижению. В карточке обязательно должны быть показаны выплаты, относящиеся к объекту обложения страховыми взносами, но не облагаемые ими в силу прямого указания статьи 9 Закона № 212-ФЗ.
Предельный размер облагаемой базы
Сведения, представленные в карточке, должны удовлетворять условиям начисления каждого вида страховых взносов, учитывать порядок определения облагаемой базы по каждому из них.
В 2014 году облагаемая база для расчета страховых взносов, начисляемых по общему тарифу, ограничена предельной величиной в 624 000 руб. (ч. 4 ст. 8 Закона № 212-ФЗ и п. 1 постановления Правительства РФ от 30 ноября 2013 г. № 1101).
Для начисления солидарной части пенсионных взносов по тарифу 10% ограничения предельной величиной нет. Такое правило действует и в отношении взносов в ПФР, начисляемых по дополнительным тарифам.
Покажем на примере, как провести проверку правильности заполнения карточки по страховым взносам и внести в нее исправления.
Пример
ЗАО «Золотое руно» ведет разработку россыпного месторождения золота подземным и открытым способами одновременно. Компания применяет общую систему налогообложения, общий тариф страховых взносов во внебюджетные фонды. Персональный учет страховых взносов бухгалтер ведет в карточке, разработанной на базе рекомендованной формы с добавлением строки «База для начисления страховых взносов на ОПС по дополнительным тарифам».
В декабре 2014 года бухгалтер выборочно проверил несколько карточек, в том числе по Б.Н. Рудневу (1969 года рождения). Работник трудится в должности главного инженера по технике безопасности с окладом 55 000 руб. Не менее 50% рабочего времени в году он занят на подземных работах. Трудовая пенсия по старости в этом случае назначается досрочно по Списку № 1 (разд. I «Горные работы», позиция 1010100в—20735). Компания уплачивает за работника дополнительные взносы в ПФР по тарифу 4%. Кроме того, Б.Н. Руднев получает предусмотренную коллективным договором доплату в размере 4% от оклада в сумме 2200 руб. (55 000 руб. × 4%) за работу во вредных условиях в соответствии с пунктом 1 постановления Правительства РФ от 20.11.2008 № 870.
В марте 2014 года ЗАО «Золотое руно» купило у работника ноутбук за 10 000 руб. В июне 2014 года работнику выплачена материальная помощь на приобретение лекарств в сумме 20 000 руб. В сентябре 2014 года Б.Н. Рудневу начислена премия в сумме 25 000 руб.
1. Бухгалтер включил в состав выплат, относящихся к объекту обложения, в марте 2014 года стоимость ноутбука, приобретенного компанией у работника (10 000 руб.). Это неправильно. Платежи по договору купли-продажи не являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
В данном случае стоимость ноутбука нельзя признать доходом Б.Н. Руднева, облагаемым страховыми взносами. Видимо, бухгалтер сомневался в правильности оценки данной суммы и отнес ее к необлагаемым выплатам. Поэтому в марте 2014 года величина облагаемой базы не была искажена, хотя рассчитана исходя из неверных показателей. Она составила 57 200 руб. [(55 000 руб. + 2200 руб. + + 10 000 руб.) – 10 000 руб.]. На самом деле расчет должен был быть таким:
55 000 руб. + 2200 руб. = 57 200 руб.
А сумму оплаты за приобретенный у работника ноутбук не нужно было отражать в карточке.
2. Бухгалтер исключил из состава облагаемых выплат полную сумму оказанной работнику в июне 2014 года материальной помощи в размере 20 000 руб. В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ страховыми взносами не облагается только часть материальной помощи, не превышающая 4000 руб. за календарный год.
Вследствие допущенной ошибки облагаемая база в июне 2014 года занижена на 16 000 руб. (20 000 руб. – 4000 руб.). Искажение затронуло также показатель облагаемой базы, рассчитываемый нарастающим итогом с начала года.
Ошибка в учете матпомощи повлекла неверный расчет страховых взносов:
— по совокупному тарифу 30% за июнь 2014 года;
— в ПФР по дополнительному тарифу 4% за июнь 2014 года;
— в ПФР по тарифу 10% с суммы превышения 624 000 руб. за октябрь 2014 года. В этом месяце база превысит 624 000 руб.
Бухгалтер выявил ошибку в декабре 2014 года. При перечислении недоимки необходимо внести и сумму пеней. В первых двух случаях пени следует рассчитать за период с 16 июля 2014 года по день уплаты недоимки. В последнем случае — за период с 15 ноября 2014 года по день уплаты недоимки.
Как исправить ошибки
Для исправления допущенных ошибок необходимо:
- пересчитать облагаемую базу;
- произвести перерасчет суммы страховых взносов;
- отразить исправления в карточке;
- сделать исправительные бухгалтерские проводки по доначислению страховых взносов;
- внести корректировки в ранее сданную отчетность.
При выявлении ошибки (занижения облагаемой базы по страховым взносам) нужно составить бухгалтерскую справку, описать ошибку и действия по ее исправлению.
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. В результате проведенной в декабре инвентаризации выяснилось, что:
— в марте 2014 года завышена на 10 000 руб. сумма выплат, относящихся к объекту обложения страховыми взносами, и сумма необлагаемых выплат;
— в июне 2014 года из состава облагаемых выплат была полностью исключена сумма материальной помощи в размере 20 000 руб., страховые взносы на нее начислены не были.
Исправление ошибок нужно показать в карточке зачеркиванием неправильных показателей и вписыванием правильных. Можно, конечно, создать карточку с чистенькими показателями. Но тогда останется непонятной операция по исправлению ошибок и фактическая доплата страховых взносов в меньших суммах.
Читайте также:
Расчет по страховым взносам в ПФР
Корректировка - расчет по страховым взносам (пример)
- Статьи по теме:
- Нулевой расчет по страховым взносам в 2024 году: образец заполнения
- Как арендовать автомобиль у физического лица в 2024 году: НДФЛ, взносы, учет расходов на ремонт и страховку
- Страховые взносы с отпускных: когда платить в 2024 году
- Зарплата умершего сотрудника: НДФЛ и страховые взносы в 2024 году
- Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2024 году