Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Квартира для сотрудника: оформляем документы

17 февраля 2012 26 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Как правило, квартирный вопрос встает перед компаниями, которые приглашают работников из других населенных пунктов или направляют сотрудников на работу в другую местность1В этом материале мы не будем рассматривать предоставление жилья в связи с вахтовым методом работы. — Примеч. ред..

Организация может предоставить работнику жилье, принадлежащее ей на праве собственности, арендовать его у юридического или физического лица, выделить работнику деньги для самостоятельной аренды. В данной статье рассмотрим первый вариант.

Не всякое жилье для работника — служебное

Квартира для сотрудника: оформляем документы. Нередко работодатели, обеспечивающие сотрудников жильем, совершают ошибку, руководствуясь главой 10 «Предоставление специализированных жилых помещений и пользование ими» Жилищного кодекса.

Согласно указанной главе служебным жильем может быть признана, например, квартира, относящаяся к помещениям специализированного жилищного фонда (п. 3 ст. 19 и подп. 1 п. 1 ст. 92 ЖК РФ). Дополнительным условием является наличие трудовых отношений (ст. 93 ЖК РФ).

Однако, как пояснила старший юрист департамента налоговых и юридических услуг компании «Грант Торнтон» Тамара Рувимовна Сивак , нормы ЖК РФ о специализированном жилищном фонде применимы только для бюджетных учреждений, органов государственной власти, местного самоуправления и унитарных предприятий. Речь идет о помещениях государственного и муниципального жилищных фондов (объекты, находящиеся в собственности Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований).

Жилье, находящееся в собственности коммерческой организации и предоставленное работнику для проживания, относится к частному , а не специализированному жилому фонду (подп. 1 п. 2 ст. 19 ЖК РФ). Оно не может быть признано служебным в трактовке Жилищного кодекса. Поэтому коммерческие организации не обязаны переводить жилые помещения в специализированный жилой фонд. А вот для бюджетников это — обязанность. О подобных нюансах мы поговорим в следующих номерах.

Правоотношения частных компаний с их работниками по поводу предоставления жилья регулируются Гражданским, а не Жилищным кодексом.

Документальное оформление

Квартира для сотрудника: оформляем документы. Сведения о возможности и порядке предоставления работникам жилья прописывают в локальных нормативных актах предприятия, а также указывают в трудовом договоре с конкретным сотрудником. Кроме того, при предоставлении жилья оформляют:

  • приказ;
  • договор;
  • акт приема-передачи.

Также необходимо внести данные в инвентарную карточку объекта основных средств.

Рассмотрим особенности составления (заполнения) этих документов.

Коллективный договор

Норма о возможности предоставления жилья работнику может быть закреплена в коллективном договоре. Ее следует дополнить описанием условий, при которых она действует. Например, в отношении иногородних работников или сотрудников, направленных на работу в отдаленную местность. Тут следует указать условия предоставления жилья или пояснить, что они определяются в каждом конкретном случае.

Если в коллективном договоре оговорок по поводу предоставления жилья работнику нет, это не означает, что организация и работник лишаются возможности оформить жилищный вопрос, сделав необходимые записи в трудовом договоре.

Предположим все же, что в коллективном договоре обязательство и условия его реализации прописаны. Рассмотрим, какие пункты должны быть в трудовом договоре.

Трудовой договор

Свое мнение о записи в трудовом договоре высказала Валентина Михайловна Акимова , государственный советник налоговой службы III ранга: «Я считаю, что, помимо всего прочего, в трудовом договоре желательно указать: основание предоставления служебного жилья (договор найма или ссуды, необходимость подписания акта приема-передачи и т. д.), возможность проживания в помещении вместе с работником его семьи, условия и порядок передачи и использования жилья, оплаты» .

По мнению редакции, подробное описание условий предоставления работнику квартиры в трудовом договоре не вполне уместно. Этот пункт в трудовом договоре может выглядеть, к примеру, так:

«

п. 9.8. Для обеспечения нормальной работы _________________, (ФИО, должность сотрудника)

на период действия трудового договора Работодатель обязуется предоставить работнику квартиру для проживания в порядке и на условиях, устанавливаемых договором о предоставлении жилого помещения».

Наличие фразы «на период действия трудового договора» гарантирует, что некоторые расходы работодателя (бытовые, на содержание жилого помещения и т. д.) будут признаны обоснованными при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 № Ф04-2173/2009(4387-А81-26)).

Приказ руководителя

При наличии записи о предоставлении жилья в трудовом договоре руководитель должен издать соответствующий приказ. Его образец мы привели ниже.

Образец приказа о предоставлении работнику квартиры

Акт приема-передачи и инвентарная карточка

Передача помещения должна осуществляться по акту приема-передачи и технического состояния жилого помещения (см. образец ниже).

Образец акта приема-передачи квартиры

Компания вправе воспользоваться собственной формой акта (в ней должны быть указаны все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») или применить форму № ОС-1 (ОС-1а), утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 .

После подписания акта следует сделать отметку в инвентарной карточке по форме № ОС-6 (ОС-6б) в разделе «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

Договор о предоставлении работнику жилого помещения

Условия, на которых жилое помещение предоставляется работнику (за плату или безвозмездно), должны быть зафиксированы договором.

Как нам сказала Тамара Рувимовна Сивак , организация — собственник имущества может предоставить своему сотруднику жилье:

  • на основании договора безвозмездного пользования (иначе его еще называют договором ссуды) (ст. 689—701 ГК РФ);
  • договора коммерческого найма (ст. 671—688 ГК РФ).

Форма и структура договора. Договоры (и ссуды, и коммерческого найма) заключают в простой письменной форме (п. 1 ст. 161, ст. 674 ГК РФ). И в том, и в другом договоре следует зафиксировать:

  • предмет договора;
  • права и обязанности сторон, их реквизиты;
  • возможность (или ее отсутствие) проживания вместе с сотрудником членов его семьи;
  • техническое и санитарное состояние помещения;
  • размер, порядок, способ (в кассу, на расчетный счет предприятия, путем удержания из заработной платы работника и т. д.) и сроки осуществления платежей за аренду (в договоре коммерческого найма);
  • порядок прекращения и расторжения.

«Коммуналка». В отношении коммунальных платежей стороны договора должны указать:

  • поставщика . Им может быть работодатель (к примеру, если у него есть мощности по производству тепло- и электроэнергии) или сторонняя организация (управляющая компания, РЭУ, ДЭЗ и т. д.);
  • размер коммунальных платежей или способы его определения;
  • сторону, которая несет эти расходы . Бремя коммунальных расходов может взять на себя работодатель. Также стороны могут установить, что наниматель не уплачивает коммунальные платежи, но суммы, которые работодатель «прощает» работнику, признаются частью его заработной платы в натуральной форме;
  • сроки и порядок уплаты коммунальных платежей . Например, если поставщиком коммунальных услуг является сам работодатель, стороны могут договориться об удержании коммунальных платежей из заработка сотрудника. Возможен вариант, когда коммунальные расходы возмещаются из платы за проживание.

Приложение к договору. И у договора ссуды, и у договора коммерческого найма жилья должно быть приложение. Оно является неотъемлемой частью договора. В приложении указывают перечень передаваемого имущества (квартира, мебель и т. д.) и наименование передаваемых работнику документов. Образец указанного приложения мы привели ниже.

Образец приложения к договору о предоставлении жилья

Договор безвозмездного пользования

По договору безвозмездного пользования одна сторона (ссудодатель, а в нашем случае — работодатель) передает жилое помещение в безвозмездное временное пользование работнику (ссудополучателю). Последний должен вернуть жилье в том состоянии, в котором его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, которое обусловлено договором. Об этом сказано в пункте 1 статьи 689 Гражданского кодекса.

Ограничения для альтруизма

Коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование (п. 2 ст. 690 ГК РФ , Определение ВАС РФ от 16.07.2010 № ВАС-9448/10 , постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2011 № 09АП-23658/2011-ГК):

— учредителям;

— участникам;

— руководителю;

— членам органов управления или контроля.

Если компания предоставит жилье таким лицам, договор может быть признан недействительным.

Порядок возмещения ущерба за ненадлежащее использование имущества (к примеру, за сломанную мебель) нужно прописать в договоре.

В договоре определяется и срок пользования имуществом. Если этого условия нет, считается, что договор заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 289, п. 1 и 2 ст. 610 ГК РФ).

Фрагмент договора ссуды мы привели ниже.

Образец договора ссуды

Договор коммерческого найма

Арендная плата. Собственник жилого помещения должен предоставить нанимателю жилое помещение за плату (п. 1 ст. 671 ГК РФ). Указанное положение касается всех договоров найма, в том числе и с работниками. Поэтому в договоре коммерческого найма с сотрудником следует прописать хотя бы символическую арендную плату.

Размер арендной платы определяется собственником жилого помещения. «На мой взгляд, необходимо взять за основу размеры амортизационных начислений. Ведь стоимость имущества должна быть погашена через амортизацию», — заметила В.М. Акимова .

Срок действия договора обязателен. Если организация примет решение заключить с работником договор коммерческого найма, нужно будет учесть несколько опасных моментов . О них нам рассказала Т.Р. Сивак .

Особого внимания требует срок действия договора. Согласно части 2 статьи 60 Жилищного кодекса договор социального найма жилья заключается без установления срока его действия. Договор коммерческого найма заключается на срок, не превышающий пяти лет.

Обратите внимание : отношения, возникающие из договора коммерческого найма, не могут быть ограничены сроком действия трудового договора.

Срок действия договора более года. Если договор заключен на срок более года, у работника появляются дополнительные права (п. 2 ст. 683 ГК РФ), в частности:

  • возможность поднайма помещения (ст. 685 ГК РФ);
  • замены нанимателя (ст. 686 ГК РФ);
  • преимущественное право нанимателя на заключение договора на новый срок (ст. 684 ГК РФ). Последнее означает, что собственник жилья ограничивается в праве заключить договор коммерческого найма с другим нанимателем в течение года, со дня истечения срока договора коммерческого найма с работником. Если все же наймодатель заключит договор найма жилого помещения с новым нанимателем, то бывший квартиросъемщик вправе требовать признания такого договора недействительным и (или) возмещения убытков, причиненных отказом возобновить с ним договор.

Решение не сдавать помещение внаем. Организация-наймодатель может отказаться от продления договора коммерческого найма с работником в связи с решением не сдавать в течение не менее года жилое помещение внаем. Такое право дает статья 684 Гражданского кодекса.

Чтобы соблюсти нормы законодательства и обезопасить компанию, в договоре должен быть текст такого содержания:

«По истечении срока настоящего договора Наниматель имеет преимущественное право на заключение договора найма жилого помещения на новый срок.

Не позднее чем за ___ месяца до истечения срока настоящего договора Наймодатель должен предложить Нанимателю заключить договор на тех же или иных условиях либо предупредить Нанимателя об отказе от продления договора в связи с решением не сдавать в течение не менее года жилое помещение внаем.

Если Наймодатель не выполнил этой обязанности, а Наниматель не отказался от продления договора, договор считается продленным на тех же условиях и на тот же срок».

Как уведомить работника об отказе сдавать помещение. Не менее чем за три месяца до окончания срока действия договора найма помещения, администрация предприятия обязана предупредить сотрудника о том, что договор не будет продлен на новый срок. Она должна обосновать это тем, что принято решение не сдавать помещение внаем на срок не менее года (ст. 621 и 684 ГК РФ). На практике встает вопрос: каким образом это сделать?

Если генеральный директор принял решение не сдавать помещение внаем на срок не менее года, его не требуется оформлять каким-то специальным документом.

Достаточно письменно сообщить об этом контрагенту (в нашем случае — работнику-нанимателю). Данный вывод следует из анализа статей 33 , 40 , 41 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», статьи 48 и главы VIII Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

На втором экземпляре уведомления сотрудник должен расписаться в том, что получил этот документ.

Фрагмент уведомления сотрудника об отказе предоставить помещение во временное пользование для проживания в связи с принятием решения не сдавать его внаем на срок не менее года мы привели ниже.

Фрагмент уведомления об отказе сдавать помещение в наем

Срок действия договора не превышает один год. Работник-наниматель не получает дополнительных прав, если договор заключен на срок не более года. Этот вариант для работодателя удобнее во всех отношениях.

О порядке налогообложения и бухгалтерском учете операций, связанных с предоставлением работнику предприятия жилья, читайте на с. 79.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка