Для оформления командировки остался один обязательный документ — приказ. А командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненной работе не нужны. Такие выгодные поправки внесло Правительство РФ постановлением от
Как подтвердить период поездки
После отмены командировочных удостоверений срок деловой поездки подтверждают другие документы (подп. «в» п. 2 постановления №
Поезд, автобус, самолет. Если работник направляется в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты.
Автомобиль. Если сотрудник едет в другой город на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Форма этого документа свободная, но компания вправе утвердить ее в приказе руководителя. Служебную записку может визировать начальник отдела. К записке сотрудник должен приложить документы, подтверждающие использование автомобиля, — путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги) и т. п. Записки удобнее подшивать к авансовым отчетам. А хранить их безопаснее пять лет, как и всю первичку.
Если работник посещает несколько мест, раньше отметки о командировке в каждом городе надо было ставить в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для подтверждения расходов на проезд стоит попросить работника записать все места, которые он посетил во время служебной поездки.
Как подтвердить дату пересечения границы
Удостоверения теперь не надо составлять и при зарубежных поездках в страны СНГ (Украина, Беларусь и т. п.). В то же время при командировке в эти страны важно определить дату пересечения границы. За день пересечения границы при выезде из России суточные выдают в валюте, а на пути обратно — в рублях. Раньше эти даты определяли по отметкам в удостоверении. Теперь дату надо определить по билетам. В то же время из поправок не ясно, как узнать дату пересечения границы, если сотрудник едет на служебной машине. Как мы выяснили в Роструде, можно также составлять служебные записки, где сотрудник будет фиксировать даты выезда из России и въезда в страну.
Как подтвердить выполнение задания
Постановление также отменило служебное задание и отчет сотрудника о выполненной работе. Поручение сотруднику достаточно записать в приказе о командировке и письменно ознакомить с ним работника. Отчет сотрудника тоже можно не оформлять отдельно. Компания сама решает, как сотрудник отчитывается. Например, если он ездил за товаром, достаточно сдать продукцию на склад, а в бухгалтерию — подтверждающие документы. Даже если сотрудник не достиг целей поездки (например, не привез материалы, не заключил договоры) , расходы на проезд, проживание, суточные все равно ему надо возместить (письмо Роструда от
Рекомендации
Если компания хочет использовать удостоверение и другие привычные документы, то это не запрещено. Использование старых бланков (или отказ от них) стоит прописать во внутреннем положении компании о командировках.
- Статьи по теме:
- Инструкция по работе с ПБУ 18/02 в последней редакции
- Форма 1-инвест в статистику: кто сдает, инструкция, сроки сдачи
- Форма 12-строительство в статистику: образец, инструкция по заполнению
- Как заполнить форму 1-конъюнктура (опт) в статистику в 2024 году
- Форма ПМ-торг: инструкция по заполнению и сроки сдачи