Подробно про то, как учитывать суточные на общем режиме налогообложения, при расчете НДФЛ и страховых взносов, смотрите в рекомендации Системы Главбух.
Командировочные расходы в 2020 году
Ваш сотрудник направляется в командировку, значит, вы обязаны выплатить ему суточные. Государство гарантирует, что работодатель обязан возместить работнику все виды расходов, а также дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. То есть суточные (ст. 168 ТК РФ). У бухгалтера возникают вопросы: как определить размер суточных по России в 2020 году и как рассчитать размер суточных за границу в 2020 году.
Нормы суточных зависят от того, какое предприятие их выплачивает и куда едет сотрудник.
Нормы суточных в 2020 году для коммерческих организаций
Коммерческие организации вправе сами устанавливать нормы выплаты суточных и утверждать их внутренним нормативным актом. Например, положением о командировках. То есть, каждая компания вправе сама нормировать суточные и определять, какую сумму начислять работникам за каждый день служебной поездки. Главное, что фиксация суточных необходима во внутреннем документе.
Обратите внимание, что для налогообложения суточных применяются иные нормы, но об этом далее.
Минфин разъяснил, как считать налоги, если работник выезжает в командировку из дома, а не из офиса. Как разрешился этот запутанный вопрос про командировки, читайте в журнале «Главбух».
Разбор разъяснений Минфина про командировки
Нормы суточных в 2020 году для бюджетных учреждений
Для федеральных учреждений нормы установило Правительство (постановление от 02.10.2002 № 729). Норма – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суточные в большем размере могут полагаться руководителю учреждения, только если у вас есть экономия бюджетных средств, либо средства, которые вы получили от приносящей доход деятельности.
Для региональных и муниципальных учреждений нормы устанавливают нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.
Нормы суточных в командировке в 2020 году по России и за рубежом: учет налогов и взносов
Для расходов по налогу на прибыль или по налогу при УСН нормы суточных не применяйте. Включайте в командировочные расходы в 2020 году все выплаченные суммы работникам за время поездок.
Кроме того, нет норм для взносов на случай травматизма. Эти взносы вы не начисляете на всю сумму выплаченных суточных.
А вот для НДФЛ и страховых взносов нормы есть. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только суточные в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). При выплате сверхнормативных суточных необходимо удержать с работника НДФЛ и на эту сумму начислить страховые взносы.
Какие нормы суточных действуют для НДФЛ и взносов в 2020 году, смотрите в таблице ниже.
Нормы для суточных в 2020 году: размеры по России и заграницей
Вид командировки |
Суточные, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами |
По России |
700 руб. в день |
Заграничные командировки |
700 руб. в день, когда работник находится в России; 2500 в день, когда работник находится за границей |
Суточные при загранкомандировках в 2020 году, а именно нормы и учет, покажем на примере.
Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
Первым днем командировки следует считать 7 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
Суточные в командировке 2020: как считать дни
Начисляйте суточные за все дни нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Даты вы можете определить по проездным документам. Первый день – это дата отправления транспортного средства, на котором работник едет в командировку. Последний день командировки – это дата прибытия транспорта в город или поселок, где находится ваша организация.
Если работник прибыл после 0 часов, включайте в дни командировки этот день. Если вокзал (аэропорт, пристань) находится за чертой города, то время, необходимое для проезда до него, включайте в командировку (п. 4 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Многие бухгалтеры спрашивают, как оплачиваются суточные в выходные дни в командировке. Отвечаем, что и выходные, и праздники при нахождении в командировке оплачиваются полностью, в том же порядке, что и рабочие дни.
Суточные при однодневных командировках в России
Суточные при однодневной командировке по России платить не надо, если работник может возвращаться из командировки домой (п. 11 Положения о командировках).
Однако все остальные расходы при однодневных поездках вы обязаны возмещать работникам и вправе учитывать в расходах и при налогообложении (п. 1 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
Каким документом оформить суточные
Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных – выдавайте их в составе аванса на командировку. Весь аванс выдайте на основании приказа (образец) руководителя или иного документа. Можно выдать аванс по заявлению (образец) сотрудника. Если оформили приказ, заявление не обязательно (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Выдать аванс можно, даже когда сотрудник не отчитался за те командировочные, которые получал ранее.
Образец приказа о выдаче аванса на командировку
Образец заявления сотрудника на аванс для командировки
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Когда выплачивать суточные
Сроки выплаты суточных устанавливают работодатели и отражают во внутреннем документе. К примеру, в положении о командировках. Как правило, суточные выплачивают работнику до начала служебной поездки.
Как отражать суточные в форме 6-НДФЛ и расчете по взносам
Форма 6-НДФЛ. В форме 6-НДФЛ необлагаемые налогом суточные не отражайте. Включайте только те суточные, с которых начислили НДФЛ. В строке 020 покажите всю сумму, в строке 030 – необлагаемую часть. В строках 040 и 070 начисленный и удержанный налог.
В разделе 2 покажите в отдельном блоке выданные суточные. В строке 100 поставьте последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет работника по командировке. В строке 110 укажите дату, когда удержали НДФЛ. В строке 120 – следующий рабочий день. В строках 130 и 140 запишите начисленные суточные и удержанный НДФЛ.
Расчет по взносам. Всю сумму суточных в разделе 1 РСВ отразите по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1. Ту сумму суточных, которая страховыми взносами не облагается, отразите в ЕРСВ по аналогии с другими не облагаемым взносами пособиями и выплатами. Часть суточных, которые облагаются взносами, покажите в приложениях к разделу 1 в строках про базу для исчисления взносов. Правильно отразить суточные в расчете поможет таблица.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: