Если у представителя имеется доверенность на покупку оборудования, то ваша организация не должна требовать от него письмо, подтверждающее факт получения подотчетных сумм. Законодательство этого не требует.
Обоснование
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:
Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.
Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо
3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.
5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.
5 апреля:
Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.
Из статьи журнала «Главбух» № 17, Сентябрь 2013
Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Доверенности бывают трех видов.
1. Генеральная доверенность. Ее еще называют общей. Такой документ позволяет сотруднику выполнять практически любые действия наравне с руководителем компании. Потому часто генеральную доверенность оформляют для управляющих филиалами и представительствами организации.
2. Специальная доверенность. Если работнику надо предоставить право на неоднократное выполнение одних и тех же действий, то доверенность будет специальной. Например, ее выдают сотруднику, которому предстоит подписывать первичку и счета-фактуры.
3. Разовая доверенность. Она пригодится, если представителю вашей компании надо выступить от ее имени лишь однажды. Скажем, заключить хозяйственный договор или закупить товары как подотчетнику.
Компании вправе выдавать одну доверенность на нескольких человек. В таком случае у каждого из них есть все полномочия, перечисленные в доверенности (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Например, если она выдана на заключение сделок с конкретным контрагентом, то любой из названных в доверенности представителей вправе подписать договор.
А вот если в доверенности сказано, что все представители вправе действовать только совместно, это значит, что при заключении сделки каждый из них обязан подписать договор. Иначе он будет считаться незаключенным.