Чтобы дать четкий ответ, напишите, пожалуйста, какой именно деятельностью будет заниматься предприятие и какие конкретно налоги, а также нюансы расчетов с поставщиками и покупателями вызывают вопросы. В обосновании Вы найдете общую информацию о кассовых операциях и операциях по расчетному счету.
Обоснование
Рекомендация
Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ).
В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:
- малые и микропредприятия;
- индивидуальные предприниматели.
Это следует из пункта 1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:
Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Главбух советует: индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.
Кассовые операции
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:
- прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
- хранение наличных в кассе;
- соблюдение лимита расчетов наличными;
- ведение кассовой книги;
- сдачу наличности в банк.
Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Такой порядок установлен абзацами 1–9 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Из данного правила есть исключение. Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Подробнее об этом см. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.
На что можно расходовать наличную выручку
Наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:
- выдачу зарплаты;
- социальные выплаты;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу сотрудникам под отчет, в том числе командировочных;
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг, если ранее они были оплачены наличными;
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан, когда страховую премию платят наличными;
- выплату денег банковским платежным агентом (субагентом);
- на личные нужды предпринимателя.
На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Например, поступать так надо при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов или комиссионной торговле.
Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на выдачу займов
Нет, нельзя.
Ведь в закрытом перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, выдача займов отсутствует (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Нельзя заем признать и реализацией товаров, работ или услуг. Это отдельный вид правоотношений.
Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.
Если хотите выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то поступайте следующим образом. Сначала сдайте выручку в банк, а затем снимите ее со счета и используйте на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на оплату аренды недвижимости
Нет, нельзя.
Несмотря на то что в перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, есть оплата услуг, для аренды недвижимости установлен отдельный порядок. Так, оплатить аренду недвижимости наличными (в т. ч. и гражданам) можно, только получив деньги с банковского счета. Об этом прямо сказано в пункте 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Для предпринимателей никаких исключений в порядке расчетов нет. Поэтому для того, чтобы оплатить аренду помещения наличными, предпринимателю нужно открыть в банке расчетный счет. И уже с него снимать деньги или платить арендодателю в безналичном порядке.
За нарушение данного запрета на организацию и предпринимателя может быть наложен штраф.
Ситуация: можно ли возместить стоимость товара при его возврате покупателем за счет наличной выручки из кассы. Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой
Нет, нельзя. Есть две причины почему.
Первая причина
Выплата денег за возвращенный товар, который был оплачен банковской картой, не входит в закрытый перечень операций, на проведение которых можно расходовать наличную выручку. Следовательно, возмещать стоимость товара наличной выручкой из кассы покупателю нельзя (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Вторая причина
Когда товар оплачен пластиковой картой, при его возврате деньги можно вернуть только на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313). Это правило действует, и когда одна часть покупки была оплачена наличными, а другая – банковской картой. Деньги возвращают из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.
При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19 декабря 2002 г. № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляют согласно условиям договора эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).
Выплата зарплаты за счет заемных средств
Ситуация: можно ли расходовать наличные на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет. Эти деньги получены от учредителя в кассу как беспроцентный заем
Да, можно.
Ведь ограничение на нецелевое использование средств установлено только для наличной выручки. При этом полученный заем выручкой или доходом организации не является. А значит, ограничения, установленные указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, не действуют. Таким образом, заемные средства, поступившие в кассу, можно тратить на выплату зарплаты, минуя расчетный счет.
Сохранность наличных денег
Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации каждая компания разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:
- заключить договор о полной материальной ответственности;
- взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.
Об этом сказано в пункте 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).
Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, и статей 242 и 244 Трудового кодекса РФ.
Обособленные подразделения
Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации
Нет, нельзя.
В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:
- вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
- получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.
Это следует из пунктов 3 и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.
Главбух советует: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.
В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который можете разработать самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.
Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».
На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».
Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет. Подробнее об этом см. Как вести кассовую книгу.
Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:
- «Главная касса организации»;
- «Касса обособленного подразделения № 1»;
- «Касса обособленного подразделения № 2».
Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:
Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»?– выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;
Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»?– поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.
Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).
Ответственность за несоблюдение порядка
За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать.
Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:
- наличные расчеты сверх установленных размеров;
- накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;
- нецелевое использование наличной выручки;
- неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;
- несоблюдение порядка хранения денежных средств.
Штраф составит:
- 4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например руководителя организации, предпринимателя (ст. 2.4 КоАП РФ);
- 40 000–50 000 руб. – для организации.
Такой порядок установлен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на него. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК). Аналогичная позиция выражена и в решениях Московского городского суда от 24 декабря 2013 г. № 7-4421/13, от 14 августа 2013 г. № 7-1920/2013 и постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 апреля 2014 г. № 09АП-10838/2014, от 12 февраля 2014 г. № 09АП-45929/2013, от 10 февраля 2014 г. № 09АП-47028/2013, от 27 декабря 2013 г. № 09АП-41600/2013, от 8 октября 2013 г. № 09АП-32617/2013-АК, от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013. Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги тратьте только на согласованные, целевые нужды.
См. также:
- ответственность за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники;
- ответственность за нарушения в сфере торговли.
Важно: срок исковой давности по административным правонарушениям в области кассовой дисциплины составляет два месяца с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 31 января 2006 г. № 10196/05).
Рекомендация
В бухучете операции по расчетному счету отражайте на счете 51 «Расчетные счета». По дебету данного счета учитывайте поступление денег на расчетные счета организации, по кредиту – списание. Подробнее об этом см.:?– Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении поступление денежных средств на расчетный счет;?– Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении списание денежных средств с расчетного счета.
Суммы, которые были ошибочно зачислены или списаны с расчетного счета организации, отражайте в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Подробнее об этом см.:?– Что делать, если на расчетный счет были ошибочно зачислены денежные средства;?– Что делать, если с расчетного счета были ошибочно списаны денежные средства.
Аналитический учет по счету 51 ведите по каждому расчетному счету обособленно.
Такие правила установлены Инструкцией к плану счетов.
Операции по расчетному счету отражайте в бухучете на основании выписок банка и приложенных к ним расчетных документов (Инструкция к Плану счетов).
Банковская выписка
Банковская выписка подтверждает движение средств на расчетном счете. Банк и организация устанавливают периодичность ее выдачи в договоре банковского счета. Как правило, банк оформляет выписки за каждый рабочий день.
Если выписка распечатана на компьютере, она не содержит штампов и печатей банка, а также подписей ответственных сотрудников банка. Если же выписку сотрудники банка составили вручную или на пишущей машинке, то такой документ должен содержать подпись сотрудника банка, ведущего счет, а также штамп банка.
В течение десяти дней с момента получения выписки организация должна письменно сообщить в банк о суммах, ошибочно зачисленных или списанных со счета. Если этого не сделать, то банк считает остаток средств на счете подтвержденным.
Такой порядок установлен в пункте 2.1 раздела II части III Правил, установленных положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П.
При потере выписки банк может выдать организации ее дубликат. Для этого подайте в банк заявление о получении дубликата банковской выписки (п. 2.1 раздела II части III Правил, установленных положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П). Законодательно форма такого заявления не закреплена. Как правило, банк устанавливает ее в своих внутрибанковских правилах. Если форма заявления о получении дубликата выписки банком не установлена, составьте его в произвольном виде.
Ситуация: нужно ли представлять в банк доверенность на получение банковских выписок и расчетных документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, кто обращается в банк за получением выписок и расчетных документов.
Если такие документы в банке получает руководитель организации, то предъявлять доверенность не нужно. Это объясняется тем, что руководитель действует от имени организации без доверенности (п. 1, абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 1, подп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). В данном случае ему необходимо предъявить в банк лишь паспорт (другое удостоверение личности).
Если банковские выписки получает другой сотрудник организации, то предъявить доверенность нужно. Дело в том, что банковские выписки, а также приложенные к ним расчетные документы банк выдает клиенту – владельцу счета (п. 2.1 раздела II части III Правил, установленных положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П). Клиентом банка является организация (п. 2.3 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Поскольку от имени организации без доверенности может действовать только руководитель, для подтверждения полномочий другого сотрудника необходимо выписать доверенность (п. 1, абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 1, подп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Как правило, банки утверждают форму такой доверенности в своих внутренних правилах. Если форму доверенности банк не предоставил, то ее можно составить в произвольном виде. При этом такой документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: дату оформления, подпись руководителя (п. 4 ст. 185.1, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Виды расчетных документов
Для осуществления операций по расчетному счету предусмотрены следующие виды расчетных документов:?– платежное поручение;?– платежное требование;?– инкассовое поручение;?– аккредитив;?– чек;?– платежный ордер.
Такие виды расчетных документов предусмотрены статьей 862 Гражданского кодекса РФ и пунктом 1.1 положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П.
Расчеты пластиковой картой
Кроме того, деньги могут поступать (списываться) с расчетного счета организации при расчетах пластиковой картой. О том, какие документы необходимо оформить, если покупатель рассчитался с организацией пластиковой картой, см. В каких случаях нужно применять кассовый аппарат при расчетах наличными. Как расходовать деньги с помощью банковской карты см. Как выдать деньги под отчет.
Форму расчетов организация выбирает самостоятельно и предусматривает в договорах с контрагентами (п. 1.1 положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П).
Формы составления документов
Расчетные документы могут быть составлены:?– в бумажном виде;?– в электронном виде.
Документы на бумажном носителе
Документы на бумажном носителе оформите на бланках, формы которых приведены в приложениях 2, 4 и 6 к положению Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П.
Поля, отведенные для проставления значений каждого из реквизитов в расчетных документах, обозначены номерами. Порядок их заполнения приведен в приложении 1 к положению Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П.
При заполнении расчетных документов на бумаге не допускаются:?– исправления;?– помарки, подчистки;?– использование корректирующей жидкости.
Основание – пункт 2.4 положения Банка России 19 июля 2012 г. № 383-П.
Организация должна представить расчетные документы в количестве, установленном банком (п. 1.13 положения, утвержденного Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П).
Расчетные документы банк принимает к исполнению независимо от их суммы в течение десяти дней со дня их выписки (п. 5.5 положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П).
Чтобы отозвать расчетный документ, подайте в банк заявление в произвольном виде. Такой документ должен содержать реквизиты, необходимые для отзыва, в частности:?– номер и дату составления расчетного документа;?– сумму расчетного документа;?– наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).
Заявление подписывают лица, которые имеют право подписи банковских расчетных документов. Кроме того, его необходимо заверить печатью организации. Оба экземпляра заявления представьте:?– в банк плательщика, если организация отзывает платежные поручения;?– в банк получателя – при отзыве платежных требований и инкассовых поручений.
Такой порядок установлен пунктом 2.14 положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П.
Отозванные расчетные документы банк возвращает:?– плательщикам – при отзыве платежных поручений;?– получателям средств – при отзыве платежных требований и инкассовых поручений.
Документы в электронном виде
Документы, составленные в электронном виде, организация может передать в банк по каналам связи (например, через Интернет) или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Такой вывод позволяет сделать пункт 1.9 положения Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П, пункт 1.5.10 раздела I части III Правил, утвержденных положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П.
Платежные документы в электронной форме должны содержать поля, перечень и размеры которых приведены в приложениях 1 и 11 к положению Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Порядок приема, оформления, защиты и подтверждения электронных расчетных документов устанавливается в договоре банковского счета (п. 1.5.10 раздела I части III Правил, утвержденных положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П).
Оформление платежных документов
Подробнее об оформлении расчетных документов см.:?– платежных поручений – Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении списание денежных средств с расчетного счета;?– платежных требований и инкассовых поручений – Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении поступление денежных средств на расчетный счет и Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении списание денежных средств с расчетного счета;?– чека – Как оформить, провести, отразить в бухучете и при налогообложении операции по банковским спецсчетам.
Хранение документов
Выписки и расчетные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Эти документы подшейте в хронологическом порядке и переплетите. Такой порядок предусмотрен пунктами 6.2 и 6.4 положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105.
Бланки чеков (чековые книжки) храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Хранить банковские выписки, расчетные документы, корешки использованных чеков (чековых книжек) нужно не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558).
Платежные поручения можно хранить в электронном виде (ч. 2 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).