Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 февраля 2016 13 просмотров

Наш сотрудник пользуется личным авто в рабочих целях. Мы хотим ему выплачивать денежную компенсацию за аренду автомобиля. Какие расходы понесет организация? Можно ли отнести техническое обслуживание автомобиля, ОСАГО на расходы компании?Как все выше изложенное правильно оформить в бухгалтерском и налоговом учете?

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание, например, бензин, ремонт, страховку, парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ.

Оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях можно двумя способами.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись: Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73.

Компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

  1. Выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника.
  2. Заключить договор аренды и выплачивать сотруднику арендную плату.

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку: Дебет 001 – отражена стоимость полученного в пользование автомобиля. Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль: Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляйте.

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Количество израсходованного ГСМ подтверждает путевой лист.

Обоснование

1.Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Важно не путать аренду у сотрудника и у стороннего физлица. Подробно об учете расчетов с обычным гражданином (не сотрудником) см.:

Как отразить в бухучете и при налогообложении вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг), заключенному с гражданином.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без негоПравовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

  • марка автомобиля;
  • год выпуска и цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, ктоарендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6№ ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре – ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).

Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. Возможны два варианта.

Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.

В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.

При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

Амортизация

Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Бухучет

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника

В феврале 2015 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа.
Объект аренды – легковой автомобиль:

  • марка – ТОЙОТА КАМРИ;
  • регистрационный знак – Т543НЕ99;
  • идентификационный номер (VIN) – JТ4RN56S2F0139247;
  • тип – седан;
  • категория – В;
  • год выпуска – 2012;
  • двигатель – № 2GRFE 3500CC;
  • цвет – белый;
  • мощность двигателя (кВт/л. с.) – 99/135;
  • паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
  • свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.
Срок действия договора – с 2 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Стоимость автомобиля – 800 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 35 400 руб.

Бухгалтер ООО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.

В феврале 2015 года:

Дебет 001
– 800 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 73
– 35 400 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

<…>

2.Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения


НДФЛ и страховые взносы

С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.

Пример, как учесть расходы на аренду у сотрудника автомобиля без экипажа. Организация на общем режиме, метод начисления

В январе ООО «Производственная фирма "Мастер"» (арендатор) заключило с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Объект аренды – легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля – 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.

Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Волков имеет одного ребенка в возрасте до 18 лет. Налоговая база с начала года не превысила 350 000 руб. Поэтому ему предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка в размере 1400 руб.

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи.

В январе:

Дебет 001
– 215 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

Дебет 25 Кредит 73
– 14 000 руб. – списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1638 руб. ((14 000 руб. – 1400 руб.) х 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 73 Кредит 51
– 12 362 руб. (14 000 руб. – 1638 руб.) – перечислена арендная плата на банковскую карту Волкова.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока действия договора аренды уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.

<…>

НДС

Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Ситуация: нужно ли начислить НДС на стоимость расходов, которые организация оплачивает в пользу сотрудника по договору аренды автомобиля с экипажем

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем должен осуществлять арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если фактически стоимость ремонта оплачивает организация-арендатор, эти средства являются доходом сотрудника-арендодателя, полученным на безвозмездной основе. Это связано с тем, что работы (услуги) по ремонту автомобиля, оплаченные за счет арендатора, выходят за рамки договора аренды (т. к. не могут быть предусмотрены его условиями). Кроме того, в данном случае не возникает встречного обязательства (ст. 423 ГК РФ).

Таким образом, при оплате расходов на ремонт арендатор обязан начислить НДС со стоимости безвозмездно оказанных арендодателю работ (услуг) по ремонту автомобиля (п. 1 ст. 39подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Исключением из данного правила является случай, когда арендатор оплачивает ремонт автомобиля, поврежденного по его вине (ст. 639 ГК РФ). В такой ситуации арендатор возмещает арендодателю причиненный ущерб, поэтому стоимость ремонта автомобиля безвозмездно полученным доходом арендодателя не является (п. 1 ст. 39 НК РФст. 423 ГК РФ). Следовательно, со стоимости ремонта НДС начислять не нужно.

Внимание: расходы на текущий и капитальный ремонт по договору арендытранспортного средства с экипажем обязан нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если договор аренды транспортного средства с экипажем содержит условие об оплате ремонта арендатором, он может быть признан судом недействительным в силу ничтожности (ст. 168180 ГК РФ, постановление ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КГ-А40/12869-08). Потребовать применения последствий недействительности (например, компенсации произведенных арендатором затрат) через суд может любая заинтересованная сторона: арендатор, налоговая инспекция и т. д. (ст. 166 ГК РФ).

В зависимости от условий договора аренды затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля(например, расходы на техосмотр, ГСМ), а также расходы по страхованию транспортного средства может нести как арендатор, так и арендодатель (ст. 636637 ГК РФ).

Если по условиям договора такие расходы оплачивает арендатор, то начислять НДС на их стоимость не нужно. Это связано с тем, что подобные расходы арендатор производит в собственных интересах и безвозмездно полученного дохода у арендодателя не возникает.

Если по условиям договора аренды эксплуатационные расходы (расходы по страхованию) возложены на арендодателя, однако фактически их оплачивает арендатор, такие средства являются доходом арендодателя, полученным на безвозмездной основе. Это объясняется тем, что они получены арендодателем за рамками договора аренды (поскольку не предусмотрены его условиями) и без возникновения встречного обязательства. Следовательно, со стоимости таких расходов нужно начислить НДС.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 39, подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и статьи 423 Гражданского кодекса РФ.

Транспортный налог

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация не должна платить транспортный налог.

<…>

3.Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим


НДФЛ

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 223, статьи 226 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-366 и подтвержден арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 15 мая 2013 г. № ВАС-5640/13).

В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли организации удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если она оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, например, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 г. № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363. Подробнее об удержании налога см. Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Страховые взносы

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляйте.

Дело в том, что выплаты по таким договорам не признаются объектом обложения:

  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование – поскольку предметом договора является передача имущества в пользование (в данном случае автомобиля);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – поскольку с выплат по гражданско-правовым договорам взносы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность прямо предусмотрена договором.

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, статей 606642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606779 ГК РФ). О том, как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в этом случае, см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли организации начислить страховые взносы на оплату ремонта, техобслуживания и других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника

Нет, не нужно.

Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля) не признаются объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 12 марта 2010 г. № 550-19.

По общему правилу взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с выплат по гражданско-правовым договорам не начисляются. Исключением является случай, когда договором предусмотрена обязанность уплаты таких взносов. Об этом сказано в пункте 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Поэтому с суммы затрат по эксплуатации автомобиля взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также не начисляйте.

<…>

4.Из рекомендации

Любови Котовой, заместителя директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и авторским договорам

<…>

Порядок расчета

Страховые взносы с вознаграждений по гражданско-правовым договорам рассчитывайте так же, как и с выплат по трудовым договорам. Единственное исключение: на вознаграждения по гражданско-правовым договорам не нужно начислять взносы в ФСС России на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

<…>

Взносы на страхование от несчастных случаев на выплаты по гражданско-правовым договорам начисляйте, только если такая обязанность организации непосредственно предусмотрена в договоре (абз. 4 п. 1 ст. 5п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

<…>

5. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, а указать размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

<…>

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011,Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. х 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

<…>

6. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России


НДФЛ: общий порядок

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФст. 188 ТК РФ).

НДФЛ: нормы

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-04-05/25434от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекцийписьмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

<…>

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗабз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии состатьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗабз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19пункте 3письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

<…>

Налог на прибыль: нормирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

<…>

Ситуация: можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на покупку ГСМ, если организация возмещает их сотруднику помимо компенсации за использование личного автомобиля

Нет, нельзя.

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 4 декабря 2015 г. № 03-03-06/70852 и от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239.

Главбух советует: чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.

В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. № А44-3149/2005-9).

<…>

Момент признания расходов

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример отражения при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация применяет общую систему налогообложения. Для расчета налога на прибыль организация использует нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92

В апреле сотруднику ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

«Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления.

Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 руб. – 1500 руб.) не повлияет на расчет налога на прибыль.

При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.

Компенсация в пределах сумм, установленных приказом (3000 руб./мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В апреле бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 300 руб. (1500 руб. х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения суммы компенсации над нормами, установленными законодательством для расчета налога на прибыль.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка