Предприниматели, применяющие общую систему налогообложения, определяют состав расходов в порядке, аналогичном порядку определения расходов для расчета налога на прибыль, установленному главой 25 Налогового кодекса РФ. При этом расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными. Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова.
Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска. Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.
Таким образом, если в рассматриваемом случае расходы на учебный отпуск, в том числе налоги и взносы, будут учтены в расходах на оплату труда, то инспекторы могут отказать в принятии в расходах как экономически необоснованными и документально неподтвержденными.
Обоснование
Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Какими документами оформить учебный отпуск
Документы от сотрудника
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для получения учебного отпуска сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. К заявлению сотрудник обязан приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в которой должны быть указаны конкретные сроки предоставления отпуска. Типовая форма справки-вызова установлена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368.
Справка-вызов состоит из двух частей. В первой части справки-вызова учебное заведение указывает информацию о сроках, в которые работодатель должен предоставить учащемуся отпуск. Во второй части подтверждает, что сотрудник фактически находился в учебном отпуске в эти сроки.
Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска. Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.
В Трудовом кодексе не указаны сроки, в которые сотрудник должен передать работодателю справку-вызов и заявление. В то же время работодатель при предоставлении оплачиваемого отпуска связан минимальным трехдневным сроком выплаты отпускных (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Поэтому подать заявление на предоставление любого оплачиваемого отпуска (в т. ч. учебного) сотруднику рекомендуется с учетом этого срока. Для информирования сотрудников указанный срок можно закрепить в локальном акте, например, в Правилах трудового распорядка (ст. 8 ТК РФ).
Если сотрудник все же пропустит этот срок, то отказывать в приеме заявления о предоставлении учебного отпуска и справки-вызова работодатель не вправе. Такой возможности трудовое законодательство не предусматривает.
Специальные правила действуют для сотрудников, которые готовятся к защите диссертации для получения степени кандидата или доктора наук. Они представляют:
- письменное уведомление о намерении воспользоваться отпуском – за один год до предполагаемой даты начала отпуска;
- заявление о предоставлении отпуска и выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите – в течение 10 рабочих дней со дня вынесения такого решения советом.
Об этом сказано в пунктах 3 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 5 мая 2014 г. № 409.
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как учесть при налогообложении отпускные по учебному отпуску. Организация применяет общую систему налогообложения
Учебный отпуск предусмотрен законодательством
Учебный отпуск считается предусмотренным законодательством:
- если обязанность предоставить отпуск прописана в Трудовом кодексе РФ;
- если продолжительность отпуска не превысит максимальную продолжительность оплачиваемого или неоплачиваемого учебного отпуска, предоставляемого студентам или аспирантам.
По общему правилу средний заработок, сохраняемый в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, в налоговом учете относится к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).
Отпускные по учебному отпуску учитываются при налогообложении прибыли в зависимости от того, обязана организация оплачивать учебный отпуск или нет. То есть к расходам на оплату труда относится средний заработок, сохраняемый на время учебного отпуска, если организация обязана предоставить и оплатить учебный отпуск сотруднику в соответствии с законодательством.
Если же организация обязана предоставить учебный отпуск сотруднику в соответствии с законодательством, но не обязана оплачивать его (отпускные выплачиваются по инициативе организации), то такие отпускные при налогообложении прибыли не учитываются.
Порядок списания отпускных в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.
При методе начисления отпускные спишите на расходы в том же месяце, что и в бухучете. То есть в месяце начисления отпускных (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 19, Октябрь 2009
Об учебном отпуске и других льготах для тех, кто одновременно работает и учится
Из версии vip.1gl.ru
Документальное оформление учебного отпуска и других льгот
Учебный отпуск оформляется по тем же правилам, что и ежегодный оплачиваемый отпуск. То есть работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в связи с обучением (образец заявления см. ниже). Отличие лишь в одном: к заявлению работник должен приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в котором он обучается.
Высшие учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, оформляют справки-вызовы по формам, которые утверждены приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057. Для средних специальных учебных заведений, имеющих государственную аккредитацию, формы справок-вызовов установлены приказом Минобразования России от 17.12.2002 № 4426. В этих приказах приведены по две формы справки-вызова. Одна из них выдается, если работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск, другая — если он имеет право только на отпуск без сохранения заработной платы.
После сдачи сессии (защиты дипломной работы, сдачи госэкзаменов) работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении. Для этого ему следует представить работодателю справку-подтверждение за подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.
Непредставление сотрудником справки-подтверждения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация имеет право удержать с него сумму выплаченных отпускных.