Вопрос: ООО на УСН доходы, директор он учредитель по договору безвозмездного пользования передал ООО автомобиль, на этом авто ездит по нуждам организации. За счет средств организации осуществляется ремонт и заправка авто. Директору переводятся подотчетные денежные средства на счет, он оплачивает по карте ГСМ, запчасти. 1. Нужно ли оформлять путевые листы и что будет если их не заполнять? 2.Возникает ли доход у ООО от безвозмездного пользования авто?
Ответ: По вопросу нужно ли оформлять путевые листы? и что будет если их не заполнять.Оформлять путевой лист обязательно, если на этом автомобиле сотрудник перевозит грузы или других лиц, кроме себя, например, своих сотрудников. Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него.
Если на автомобиле сотрудник не перевозит пассажиров и грузы, подтвердить использование автомобиля в служебных целях можно другим первичным документом, который позволяет достоверно определить путь транспорта. Например, отчетами на базе данных навигатора ГЛОНАСС. Но более безопасным будет оформлять путевые листы.
Если организация по закону обязана оформлять путевые листы, подтвердить использование ГСМ в деятельности компании другими документами нельзя. Если у организации не будет подтверждения того, что автомобиль используется в служебных целях, проверяющие могут решить, что сотрудник использует автомобиль в личных целях. У сотрудника возникнет доход, облагаемый НДФЛ в виде стоимости ГСМ и запчастей.
По вопросу возникает ли доход у ООО от безвозмездного пользования авто. Если имущество получено в безвозмездное пользование от учредителя, доля которого в уставном капитале не менее 50 процентов. В этом случае организация вправе применить льготу по подпункту 11 пункта 1 статьи 251 НК и не учитывать доход при расчете налога. Но для применения указанной льготы имущество в течение года нельзя передавать третьим лицам.
Если эти условия не выполняются, при получении имущества в безвозмездное пользование отразите доход по пункту 8 статьи 250 НК. Доход определите исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества.
Как заполнить путевой лист
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
зарплата водителю и надбавки за разъездной характер работы;
стоимость ГСМ и электроэнергии;
проведение технического обслуживания, технического осмотра и ремонта транспортного средства;
стоимость парковки, провозную плату и т. д.
Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют, чтобы обосновать расходы на ГСМ и иные затраты, например, связанные с командировкой.
Компенсация за использование личного имущества. Путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Работодатель может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку собственных машин, арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личный автомобиль работника, то ему работодатель может выплачивать специальную компенсацию.
ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).
Кто должен оформлять путевые листы
Оформлять путевые листы должны лица, которые указаны в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, на каждое транспортное средство, которое передвигается по дорогам в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Это организации и ИП, которые:
являются собственниками или владельцами транспортных средств;
используют данные транспортные средства для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.
Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Можно не оформлять путевой лист на транспорт, который не покидает территорию предприятия (например, на автопогрузчик, который работает только на складе компании). Путевой лист оформляют до выпуска транспортного средства на линию (п. 10, 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Более подробно о заполнении путевых листов в Системе Главбух.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени