Подготовьте документы, которые с большой долей вероятности потребуют проверяющие. Подробнее см. в ответе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух ( vip -версия)
1. Статья: Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция
Какие документы интересуют трудовую инспекцию
— Теперь давайте перейдем непосредственно к процедуре проверки. Какие документы инспектор может запросить?
— Инспектор посмотрит содержание ключевых документов, которые обязательно должны быть у работодателя. В первую очередь это трудовые договоры, трудовые книжки и график отпусков. Проверяющим нужно представить как оригиналы самих документов, так и подтверждение, что сотрудник с ними ознакомлен. Сноска
— Если у фирмы нет документа, который затребовала инспекция. Что предпринять, чтобы избежать штрафа?
— Инспектор труда обязан уведомить работодателя о проведении внеплановой проверки не позднее чем за 24 часа до ее начала. Однако допускаются проверки и без уведомлений (ст. 360 ТК РФ). Поэтому, если время есть, нужно быстро оформить те документы, которых нет в наличии.
— В организациях, применяющих УСН, кадровым учетом зачастую занимается сам бухгалтер. Подскажите, какие документы ему важно не забывать оформлять?
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
— Часто в небольших компаниях отсутствуют локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных работников и т. д.). А это является нарушением. Такие документы должны быть утверждены, даже если в организации по найму работает всего один человек.
Памятка
Трудовая инспекция проверяет все документы по кадровой работе и документы, связанные с охраной труда.
Еще многие не уделяют должного внимания соблюдению требований законодательства по охране труда. Так, часто у работодателей отсутствуют журналы регистрации инструктажа по охране труда, инструкции об охране труда. Иногда забывают провести аттестацию рабочих мест и не обеспечивают работников средствами индивидуальной защиты, если они необходимы.
Сноска Список документов, которые может проверить трудовая инспекция, является открытым. Примерный их перечень приведен в таблице на с. 12.
Какие нарушения возможны при оформлении трудовых договоров
— Давайте поговорим о наиболее характерных нарушениях в кадровом учете и начнем с трудовых договоров.
— Самые распространенные нарушения, которые выявляют при проверках инспекторы в компаниях, — это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление.
— Что именно работодатели оформляют неверно?
— Нарушением является ситуация, когда в тексте трудового договора не указан размер заработной платы (ст. 57 ТК РФ). Ссылка на штатное расписание без указания конкретного размера заработной платы также признается нарушением трудового законодательства. Еще одна ошибка — это отсутствие подписи работника о получении его экземпляра трудового договора. Такая подпись должна стоять на экземпляре договора, принадлежащем работодателю (ст. 67 ТК РФ).
Где можно ошибиться, оформляя график отпусков
— Вы сказали, что на график отпусков проверяющие также обращают пристальное внимание. Что делать, если у компании нет этого документа?
— Если работодатель заранее знает о проведении проверки, то он может составить график отпусков до ее начала. При этом утвердить его нужно приказом руководителя от декабря прошлого года. Дело в том, что график отпусков должен утверждаться за две недели до наступления календарного года. Такие правила прописаны в статье 123Трудового кодекса РФ. Однако в действительности редко кто соблюдает этот срок. Поэтому можно сделать график отпусков летом, а утвердить его серединой декабря прошлого года.
— Другая ситуация. Некоторым работникам, например лицам до 18 лет, нужно предоставлять отпуск в любое время по первому требованию (ст. 267 ТК РФ). Нужно ли составлять графики отпусков на таких сотрудников?
На заметку
Если вы не составили график отпусков на 2013 год, то сделайте его сейчас, утвердив его приказом руководителя от декабря 2012 года.
— Конечно, в график отпусков следует включать всех сотрудников, в том числе и тех, кто имеет право получать отпуск в удобное для них время. Если, указав конкретную дату начала отдыха, сотрудник потом захочет ее изменить, ему достаточно будет заблаговременно подать заявление. Отказать в изменении даты начала отпуска работодатель не вправе.
— О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала?
— Все верно. Об этом говорится в статье 123 ТК РФ. И у работодателя должно быть подтверждение этого извещения. Однако, как правило, такого документа у него нет. А это является нарушением. Еще нередко работодатели нарушают сроки выплаты отпускных. Напомню, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
— Инспекторов может заинтересовать, как работники делят свой отпуск на части?
— Да, ежегодный основной отпуск должен быть не меньше, чем установлено законом, — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А если по заявлению работника он делится, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому, предоставляя работникам отпуск частями, проверяйте, чтобы хотя бы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.
Когда инспекторов интересует размер заработной платы
— А размер зарплаты может быть предметом проверки?
Важное обстоятельство
Сумма заработной платы должна быть прописана в трудовом договоре.
— Да. Согласно статье 133 ТК РФ зарплата, начисляемая за отработанный месяц, не может быть ниже федерального МРОТ. С 1 января 2013 года он равен 5205 руб. Если же в регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет нарушением. Это следует из статьи 133.1 ТК РФ. То есть в любом случае 5205 руб. — это минимум.
— Размер заработка должен быть указан в рублях?
— Конечно, в трудовом договоре нельзя прописывать сумму заработной платы в иностранной валюте.
— Сколько раз в месяц сотрудник должен получать заработную плату?
— Выплачивать зарплату нужно не реже чем раз в полмесяца (ст. 136 ТК РФ). При этом заявление работника о согласии получать оклад один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).
Почему нужно выписывать расчетные листки
— Можно ли обойтись без расчетного листка?
— Нельзя. При выплате зарплаты работодатель обязан в письменной форме извещать работника о составных частях его заработной платы, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Поэтому расчетные листки должны выдаваться при каждой выплате зарплаты (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Если этого не делать, компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
— А если зарплата перечисляется на банковские карточки, все равно нужно выдавать расчетные листки?
— Даже если зарплата работникам перечисляется на пластиковые банковские карты, работодатель обязан выдавать им расчетные листки с информацией о начислениях и удержаниях.
— Учитывая, что зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, расчетный листок также нужно выдавать работнику дважды в месяц?
— Да, однако на практике при определенных обстоятельствах допускается выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (см., например, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Расчетный листок выдают работнику либо в момент выдачи зарплаты (при выплате наличными), либо он должен быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.
— Проводя проверку, контролеры могут поинтересоваться у работников, выдают ли им расчетные листки. Кто-то скажет, что выдают, а кто-то и не вспомнит. Что предпринять, чтобы потом не объясняться с проверяющими?
— Для начала я рекомендовала бы в день выдачи зарплаты повесить объявление либо сделать рассылку по электронной почте о том, что, если кому-то из работников нужны расчетные листки, нужно обращаться в бухгалтерию. Далее зафиксировать выдачу листков.
Памятка
Даже перечисляя зарплату на карточку, нужно выдавать расчетный листок работнику.
Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем. Правда, Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
По каким правилам оформлять трудовые книжки
— Трудовые книжки также относятся к документам, которые может проверить трудовая инспекция. Какие здесь есть нюансы?
Для справки
Оформляя за счет организации трудовую книжку на работника, не имеющего стажа, нужно из его зарплаты удержать НДФЛ со стоимости книжки (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 0307-11/367).
— Работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа для последнего является основной. Это требование статьи 66 Трудового кодекса РФ. Поэтому на всех работников у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки. Со всеми записями в этом документе они должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием для соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться.
— Где хранятся трудовые книжки?
— Сами книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику, при необходимости ему делают заверенную копию.
На что обратить внимание, принимая на работу иностранных граждан
— Надежда Александровна, на что обратить внимание работодателям, нанимающим иностранцев?
Памятка
Чтобы не было проблем с трудовой инспекцией, с иностранцем нужно заключать трудовой договор на неопределенный срок.
— Частая ошибка, когда при приеме на работу иностранца с ним заключают срочный трудовой договор, который действует в течение срока разрешения на работу иностранца. Напомню, что заключить срочный договор можно только при определенных обстоятельствах (ст. 58 и 59 ТК РФ). И срок разрешения на работу иностранного работника не является таким обстоятельством. Поэтому проверяющие считают, что действия работодателя, заключившего с иностранцем срочный договор до истечения у него разрешения на работу, неправомерны. И привлекают организации к административной ответственности. Таким образом, принимая на работу иностранных граждан, при прочих равных условиях лучше заключать с ними обычные трудовые договоры на неопределенный срок.
— А какие-то еще ошибки есть в отношении иностранцев?
— Очень часто на таких работников не заводят трудовые книжки. Как я упомянула, сотруднику, с которым заключен трудовой договор и который проработал в организации свыше пяти дней, нужно оформить трудовую книжку. Это в полной мере распространяется и на иностранных работников.
На какую сумму инспектор труда может оштрафовать
— Если так случилось, что у работодателя все же выявлены нарушения в кадровом учете. Какая ответственность его ожидает?
На заметку
Оплата штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков.
— Вначале инспектор выдает предписание об устранении нарушений (ст. 357 ТК РФ). Если нарушение не устранено, возможна административная ответственность в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток либо штраф для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 руб., а для организаций от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Правда, избежать штрафа по данному основанию можно в том случае, если это правонарушение будет выявлено инспекторами спустя два месяца с момента его совершения (ст. 4.5 КоАП РФ). Кроме того, результаты проверки трудовой инспекции можно обжаловать (ст. 20 Закона № 294-ФЗ).
— А кто понимается под должностными лицами?
— Руководители государственных или коммерческих структур.
Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2013
2. Статья: Проверки Роструда
ЧТО ИНТЕРЕСУЕТ ИНСПЕКТОРОВ
Согласно пункту 4 Положения предметом надзора в сфере труда является соблюдение работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. В частности, инспекторы проверят:
— полноту и своевременность выплаты зарплаты;
— соблюдение государственных нормативных требований охраны труда;
— выполнение предписаний об устранении выявленных нарушений и о проведении мероприятий по их предотвращению и защите трудовых прав работников;
— порядок оформления и прекращения трудовых отношений, изменения условий трудового договора;
— порядок заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений;
— порядок предоставления гарантий и компенсаций, в том числе за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
— соблюдение трудовых прав женщин, лиц с семейными обязанностями и работников в возрасте до 18 лет;
— проведение обучения по охране труда руководителей, специалистов и других работников;
— обеспечение работников средствами индивидуальной и коллективной защиты;
— санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников;
— порядок финансирования мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
— результаты аттестации рабочих мест по условиям труда;
— данные об обязательных медицинских осмотрах сотрудников;
— порядок расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАПРОСИТ ИНСПЕКТОР
Нормативные акты работодателя. В ходе проверки государственный инспектор труда запрашивает:
— коллективный договор;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— положение о защите персональных данных;
— положение об оплате труда и премировании;
— инструкции по охране труда.
Нужно предоставить их оригиналы и документы, подтверждающие ознакомление с ними сотрудников.
Подтвердите трудовые отношения. После проверки локальных нормативных актов ревизоры проверяют документы, подтверждающие наличие трудовых отношений:
— трудовые договоры;
— трудовые книжки. Также могут запросить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— штатное расписание;
— должностные инструкции;
— личные карточки;
— кадровые приказы.
Учет времени работы и отдыха. В ходе проверки инспекторы исследуют табели учета рабочего времени, графики отпусков и сменности, листки временной нетрудоспособности.
Оплата труда. Специалисты трудовой инспекции проверят:
— расчетные листки;
— лицевые счета работников;
— платежные ведомости на выплату заработной платы;
— расходные кассовые ордера;
— реестры к платежным ведомостям при перечислении зарплаты на карточки сотрудников.
Приведенный перечень документов не является закрытым.
Запрещается требовать. Инспекторы не вправе требовать сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, заверенные копии. При проведении документарных проверок запрещается требовать сведения и документы, которые могут быть получены от иных органов государственного контроля либо органов муниципального контроля (ч. 7 и 11 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).*
Больше всего нарушений — в малом бизнесе
Анализ результатов проведенных проверок у работодателей — субъектов малого предпринимательства свидетельствует о том, что большинство нарушений, связанных с оформлением и расторжением трудового договора, допускается именно в отношении их сотрудников.
Журнал «Зарплата» № 11, Ноябрь 2012