Чтобы посчитать количество неиспользованных дней отпуска, за которые полагается компенсация, воспользуйтесь формулой приведенной в полном ответе в рекомендации «Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении».
Отпуск по беременности и родам включается в отпускной стаж, а отпуск по уходу за ребенком – нет.
По общему правилу в отпускной стаж не включайте:
- время, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 календарных дней.
Первый рабочий год с 10.05.2011 по 09.05.2012 (если не было исключаемых периодов) - за этот год ей положена полная компенсация. То есть количество неиспользованных календарных дней отпуска за первый рабочий год – 28.
Вторым рабочим годом будет с 10.05.2012 по 18.07.2013. За второй рабочий год сотрудница отработал меньше 11 месяцев. Поэтому за этот год необходимо рассчитать ей пропорциональную компенсацию. Количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте по формуле, приведенной в рекомендации «Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении».
Правильно рассчитать зарплату на своих цифрах вы можете на безошибочном расчетчике зарплат http://rz.glavbukh.ru/. Доступ к нему имеют все подписчики БСС «Система Главбух» http://www.1gl.ru/#/document/111/11102/?step=10.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух» .
Рекомендация: Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Определив размер среднего дневного заработка, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска. Тех самых, за которые необходимо выплатить компенсацию при увольнении сотрудника.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Расчет количества неиспользованных дней отпуска
Чтобы посчитать количество неиспользованных дней отпуска, за которые полагается компенсация, воспользуйтесь формулой:*
Количество неиспользованных дней отпуска |
= |
Продолжительность полного ежегодного отпуска |
? |
Количество полных отработанных месяцев |
- |
Количество использованных дней отпуска |
||
12 |
Во внимание берите каждый год, в котором сотрудник не отгулял отпуск либо отгулял его частично. Ведь отдыхать он был вправе ежегодно (ст. 114 ТК РФ). При этом речь идет не о календарном, а о рабочем годе. То есть неиспользованные дни отпуска считайте за каждые 12 рабочих месяцев, начиная со дня трудоустройства (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169; далее – Правила).*
В такой отпускной стаж не включайте:
- время, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 календарных дней.
Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, и статьи 121 Трудового кодекса РФ.*
За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий.* Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключите. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
Важно: есть случаи, когда сотруднику надо выплатить компенсацию как за полный год работы, даже если на самом деле он числился в организации меньший период. В частности, так надо сделать, когда увольняется сотрудник, проработавший меньше 12 месяцев, но как минимум 11.
Также годовая компенсация полагается и отработавшим всего от пяти с половиной до 11 месяцев, если причиной столь раннего увольнения стали:
- ликвидация организации;
- сокращение численности или штата работников организации;
- призыв на военную службу;
- признание сотрудника полностью неспособным к труду согласно медицинскому заключению.
Такие нормы прописаны в пункте 28 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169, а также разъяснены в письмах Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1, от 18 декабря 2012 г. № 1519-6-1.
Если же сотрудник в рабочем году был занят в организации менее 11 месяцев, то за этот год ему положена компенсация пропорционально отработанному времени (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). То есть количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте по формуле:*
Количество неиспользованных дней отпуска |
= |
Продолжительность полного ежегодного отпуска |
? |
Количество полных отработанных месяцев |
||
12 |
Пример расчета количества неиспользованных дней отпуска, за которые надо выплатить компенсацию при увольнении. Сотрудник отработал более 11 месяцев*
А.С. Кондратьев работает в организации с 23 ноября 2012 года. Ему положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
27 февраля 2014 года Кондратьев уволился. Ежегодный отпуск он ни разу не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
Сотрудник отработал в организации один полный рабочий год (с 23 ноября 2012 года по 22 ноября 2013 года) и три месяца (с 23 ноября 2013 года по 27 февраля 2014 года).
С 9 по 25 января 2013 года Кондратьев был в отпуске без сохранения зарплаты (19 календарных дней). При определении количества дней неиспользованного отпуска за первый рабочий год бухгалтер исключил этот период (за вычетом 14 дней, которые в стаже должны учитываться). Получилось, что в первом рабочем году сотрудник отработал больше 11 месяцев. Значит, за этот год ему положена полная компенсация. То есть количество неиспользованных календарных дней отпуска за первый рабочий год – 28.
За второй рабочий год сотрудник отработал меньше 11 месяцев (с 23 ноября 2013 года по 27 февраля 2014 года). Поэтому за этот год бухгалтер рассчитал ему пропорциональную компенсацию. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска в этом году, бухгалтер определил, что количество полных отработанных (рабочих) месяцев в период с 23 ноября 2013 года по 27 февраля 2014 года равно трем:
- с 23 ноября 2013 года по 22 декабря 2013 года;
- с 23 декабря 2013 года по 22 января 2014 года;
- с 23 января 2014 года по 22 февраля 2014 года.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет пять (с 23 по 27 февраля 2014 года). Это меньше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому при расчете компенсации они не учитываются.
Количество неиспользованных дней отпуска за второй рабочий год бухгалтер определил так:
28 дн. : 12 мес. ? 3 мес. = 7 дн.
Итого количество дней, за которые нужно выплатить Кондратьеву компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, составило:
28 дн. + 7 дн. = 35 дн.
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Сотрудник отработал менее 11 месяцев
В.К. Волков работает в организации с 22 ноября 2013 года. Сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
27 февраля 2014 года Волков уволился. Ежегодный отпуск он не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
Сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев (с 22 ноября 2013 года по 27 февраля 2014 года). Поэтому ему положена пропорциональная компенсация. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных отработанных (рабочих) месяцев равно трем:
- с 22 ноября 2013 года по 21 декабря 2013 года;
- с 22 декабря 2013 года по 21 января 2014 года;
- с 22 января 2014 года по 21 февраля 2014 года.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет шесть (с 22 по 27 февраля 2014 года). Это меньше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому при расчете компенсации они не учитываются.
Бухгалтер рассчитал количество неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить Волкову компенсацию, так:
28 дн. : 12 мес. ? 3 мес. = 7 дн.
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Сотрудник отработал менее 11 месяцев. Сотруднику предоставлялся отпуск без сохранения зарплаты
В.К. Волков работает в организации с 22 января 2014 года. Сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. С 3 по 19 февраля 2014 года сотрудник был в отпуске за свой счет.
11 апреля 2014 года Волков уволился. Ежегодный отпуск он не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев, поэтому ему положена пропорциональная компенсация. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что за период с 22 января по 11 апреля 2014 года сотрудник отработал два полных месяца и 21 день. Так как сотрудник брал отпуск без сохранения зарплаты – 17 дней (с 3 по 19 февраля 2014 года), бухгалтер вычел 3 дня (17 дн. – 14 дн.) из стажа работы сотрудника. Это связано с тем, что при расчете отпускных в стаж включается отпуск за свой счет, но в пределах 14 дней. Таким образом, стаж сотрудника составил два месяца и 18 дней, с учетом округления – три месяца.
Бухгалтер рассчитал количество неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить Волкову компенсацию, так:
28 дн. : 12 мес. ? 3 мес. = 7 дн.
<…>
Официальное мнение по данному вопросу контролирующие ведомства не высказывали. Представители Минтруда России рекомендуют определять количество полных отработанных месяцев для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении следующим образом.
В расчет принимайте не календарные, а рабочие месяцы. Например, если сотрудника взяли на работу 23 января, то его полный рабочий месяц истекает 22 февраля. Следующий рабочий месяц начинается 23 февраля, а истекает 22 марта и т. д. Косвенно такой порядок подтверждают положения пункта 1 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
При этом если сотрудник увольняется до истечения полного рабочего месяца, то необходимо руководствоваться пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. То есть когда сотрудник отработал ровно половину месяца или больше, этот месяц примите за полный. Месяц же, который сотрудник отработал меньше половины, не учитывайте совсем.
Допустим, сотрудник до увольнения отработал в организации с 23 января по 14 марта. В таком случае количество рабочих месяцев составит:
- с 23 января по 22 февраля – один полный рабочий месяц;
- с 23 февраля по 14 марта – 20 дней, что больше половины рабочего месяца с 23 февраля по 22 марта (28 дн. : 2).
Таким образом, округление производится в большую сторону – до двух месяцев.
Если бы в расчет были приняты календарные месяцы, то число отработанных месяцев сократилось бы до одного. январь (с 23-го по 30-е число) и март (с 1-го по 14-е число) не попали бы в расчет, и остался бы один месяц – февраль (с 1-го по 28-е число). Этот вариант невыгоден для сотрудника и не отвечает требованиям Минздравсоцразвития России, изложенным в письме от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.
Округление дробного количества дней
Ситуация: нужно ли округлить до полных дней дробное количество дней, за которое надо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением
При расчете количества неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, может получиться дробное количество дней. Например, если сотруднику надо выплатить компенсацию за пять отработанных месяцев, получается 11,67 дня (28 дн. : 12 мес. ? 5 мес.).
Как правильно округлять количество неиспользованных дней отпуска, в законодательстве не сказано. Решить, как округлять такие результаты, можно самостоятельно. Но лучше это делать не по правилам арифметики, а в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).*
<…>
При расчете количества неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, может получиться дробное количество дней. Например, если сотруднику надо выплатить компенсацию за пять отработанных месяцев, получается 11,67 дня (28 дн. : 12 мес. ? 5 мес.).
Как правильно округлять количество неиспользованных дней отпуска, в законодательстве не сказано. Решить, как округлять такие результаты, можно самостоятельно. Но лучше это делать не по правилам арифметики, а в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до целых чисел
Главный бухгалтер А.С. Глебова работает в организации с 13 мая 2013 года. С 28 февраля 2014 года она уволилась. Весь этот период сотрудница отработала полностью.
Глебова в рабочем году отработала менее 11 месяцев, поэтому ей положена пропорциональная компенсация. Чтобы определить количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных (рабочих) месяцев работы сотрудницы в организации равно девяти (с 13 мая 2013 года по 12 февраля 2014 года).
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет 15 (с 13 по 28 февраля 2014 года), что больше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому эти 15 дней бухгалтер также включил в расчет.
В итоге получилось, что Глебова отработала 10 полных месяцев.
В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до целых чисел.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер рассчитал так:
28 дн. : 12 мес. ? 10 мес. = 23,3333 дн.
Полученное дробное количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер округлил в пользу Глебовой. Поэтому компенсация ей была выплачена за 24 календарных дня.
Да, нужно.
В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы. Во время больничного сотрудник не работает, но за ним сохраняется должность. Следовательно, он имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если к моменту увольнения сотрудник не использовал отпуск, ему полагается компенсация.
Такой вывод позволяет сделать статья 121 Трудового кодекса РФ.
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Сотрудник отработал менее 11 месяцев
В.К. Волков работает в организации с 1 ноября 2013 года. Сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
С 3 по 31 декабря 2013 года сотрудник болел.
10 февраля 2014 года Волков уволился. Ежегодный отпуск он не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
Сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев (с 1 ноября 2013 года по 10 февраля 2014 года), поэтому ему положена пропорциональная компенсация. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил количество полных отработанных месяцев.
Полностью в расчет были включены:
- ноябрь 2013 года;
- декабрь 2013 года (время болезни включается в стаж работы, дающий право на основной отпуск);
- январь 2014 года.
Февраль 2014 года бухгалтер не включил в расчет, так как сотрудник отработал менее половины месяца.
Получилось три полных (рабочих) месяца.
Бухгалтер рассчитал количество неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить Волкову компенсацию, так:
28 дн. : 12 мес. ? 3 мес. = 7 дн.
Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, – это средний заработок сотрудника (ст. 127, 114 ТК РФ).
Независимо от того, ведется учет рабочего времени сотрудника в днях или ему установлен суммированный учет рабочего времени, итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, рассчитайте по формуле:
Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением |
= |
? |
Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
11.02.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.
Читайте также: Как считать дни компенсации отпуска при увольнении