Факт предоставления отпусков при отсутствии приказов можно подтвердить другими документами: личная карточка, табель учета рабочего времени. Однако в таком случае возможны споры с контролирующими органами.
При расчете компенсации за неиспользованный отпуск учитывается заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих тому, в котором сотрудник увольняется.
Подробный порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск приведен в полном ответе в рекомендациях.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: В каком порядке рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Поэтому компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.
Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.*
Обратите внимание: вести расчет надо по-особому, если в расчетном периоде сотруднику выплачивали премии или у него менялся размер зарплаты.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Какое время работы включить в расчетный период при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Длительность расчетного периода
Длительность расчетного периода для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении зависит от того, сколько времени сотрудник проработал в организации. Если 12 месяцев и более, то расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих тому, в котором сотрудник увольняется.*
Если же сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, то все то время, в течение которого он числился в организации, включите в расчетный период. А точнее с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.
Эти правила прописаны в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Можно установить и другой расчетный период, закрепив его в коллективном договоре или в другом локальном документе (например, в Положении об оплате труда). Так позволяет делать часть 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ. Но это не должно ухудшать положения сотрудников.
При таком подходе сумму компенсации нужно будет рассчитать дважды. Сначала исходя из 12 последних месяцев, затем исходя из расчетного периода, установленного в организации. Полученные суммы нужно сравнить. Допустим, компенсация, рассчитанная по внутренним правилам, меньше той, что выходит по нормам законодательства. Это будет считаться ухудшением положения сотрудника. Значит, компенсацию необходимо рассчитать исходя из 12 последних месяцев.
Какое время исключить из расчетного периода
Из расчетного периода для определения компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении нужно исключить время, когда сотрудник:
- получал средний заработок в соответствии с законодательством. Например, был в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ). Исключение – перерывы для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ). Выплаты за такие периоды нужно включить в расчет;
- получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- находился в отпуске без сохранения зарплаты;
- брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, независящим от организации и от него (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха);
- не мог выполнять работу из-за забастовки, но в ней не участвовал;
- не работал в других случаях, предусмотренных законодательством.*
Такой порядок предусмотрен пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Рекомендация: Как определить заработок за расчетный период при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
После того как вы определили расчетный период, надо рассчитать заработок. Тот, исходя из которого будете начислять сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением.*
Какие выплаты включить в расчет
При расчете заработка учтите все выплаты сотруднику, которые названы в пункте 2 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922:
- зарплата, начисленная сотруднику;
- денежное вознаграждение (денежное содержание);
- комиссионные вознаграждения;
- гонорары (это касается сотрудников редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства, состоящих в штате организации);
- надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, работой во вредных (тяжелых) условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
- премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет компенсации за неиспользованный отпуск.*
Какие выплаты исключить из расчета
Во-первых, в расчет компенсации за неиспользованный отпуск не включайте выплаты за те периоды, которые не вошли в расчетный. Такое правило установлено пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Это выплаты, начисленные за периоды, когда:
- за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством (например, во время командировки (ст. 167 ТК РФ) или оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ)). Исключение из этого правила составляют суммы, начисленные за время перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ), – такие выплаты учитываются при определении заработка за расчетный период;
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и от него (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха);
- сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
- сотрудник не работал в других случаях, предусмотренных законодательством.*
Во-вторых, не учитывайте выплаты социального характера и все те, что не относятся к оплате труда. В их числе, к примеру, материальная помощь, оплата за сотрудника стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Об этом сказано в пункте 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Сотруднику повышали зарплату
Если в расчетном периоде сотруднику повышали зарплату, то при определенных условиях заработок для расчета компенсации надо определять по-особому. В частности, его придется скорректировать в том случае, когда зарплату повысили в целом по организации (филиалу, структурному подразделению). Подробнее об этом читайте в рекомендации Как учесть изменение зарплаты при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
4. Рекомендация: Как определить средний дневной заработок при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Средний дневной заработок
После того как вы определили заработок сотрудника за расчетный период, нужно рассчитать средний дневной заработок (п. 9положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).*
Алгоритм расчета будет зависеть от того, полностью ли сотрудник отработал расчетный период, а также в каких днях исчисляется продолжительность отпуска – в календарных или в рабочих.
Расчетный период отработан полностью
Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок определите по формуле:*
Средний дневной заработок |
= |
Заработок сотрудника за расчетный период |
: |
12 |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,4) |
Такой порядок расчета установлен частью 4 статьи 139 Трудового кодекса РФ, абзацем 1 пункта 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
5. Рекомендация: Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
После определения размера среднего дневного заработка, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.
Расчет количества неиспользованных дней отпуска
Чтобы посчитать количество неиспользованных дней отпуска, за которые полагается компенсация, воспользуйтесь формулой:*
Количество неиспользованных дней отпуска |
= |
Продолжительность полного ежегодного отпуска |
? |
Количество полных отработанных месяцев |
- |
Количество использованных дней отпуска |
||
12 |
Во внимание берите каждый год, в котором сотрудник не отгулял отпуск либо отгулял его частично. Ведь отдыхать он был вправе ежегодно (ст. 114 ТК РФ). При этом речь идет не о календарном, а о рабочем годе. То есть неиспользованные дниотпуска считайте за каждые 12 рабочих месяцев, начиная со дня трудоустройства* (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169; далее – Правила).
В такой отпускной стаж не включайте:
- время, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 календарных дней.*
Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, и статьи 121Трудового кодекса РФ.
За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключите. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил, утвержденныхНКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
Важно: есть случаи, когда сотруднику надо выплатить компенсацию как за полный год работы, даже если на самом деле он числился в организации меньший период. В частности, так надо сделать, когда увольняется сотрудник, проработавший меньше 12 месяцев, но как минимум 11.
Также годовая компенсация полагается и отработавшим всего от пяти с половиной до 11 месяцев, если причиной столь раннего увольнения стали:
- ликвидация организации;
- сокращение численности или штата работников организации;
- призыв на военную службу;
- признание сотрудника полностью неспособным к труду согласно медицинскому заключению.
Такие нормы прописаны в пункте 28 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169, а также разъяснены в письмах Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1, от 18 декабря 2012 г. № 1519-6-1.
Если же сотрудник в рабочем году был занят в организации менее 11 месяцев, то за этот год ему положена компенсацияпропорционально отработанному времени (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). То есть количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте по формуле:
Количество неиспользованных дней отпуска |
= |
Продолжительность полного ежегодного отпуска |
? |
Количество полных отработанных месяцев |
||
12 |
Расчет суммы компенсации
Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, – это средний заработок сотрудника (ст. 127, 114ТК РФ).
Независимо от того, ведется ли учет рабочего времени по сотруднику в днях или ему установлен суммированный учет рабочего времени, итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, рассчитайте по формуле:*
Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением |
= |
? |
Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
6. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска
Типовые формы
Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:
В коммерческих организациях
- график отпусков (форма № Т-7);
- приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, № Т-6а);
- записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60).*
Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированные формы документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
7. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС МО ОТ 09.07.2010 № А40-90420/2009
Отменяя решение Инспекции в указанной части, апелляционный суд исходил из того, что расходы Общества на выплату спорных сумм документально подтверждены, так как налоговому органу и в материалы дела представлены личные карточки по форме Т-2 сотрудников, получивших компенсацию в 2006г., приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени за проверяемый период; письменные заявления работников о выплате компенсации, расчет суммы компенсации.
Суд также указал, что табель учета рабочего времени (форма Т-13) является документом по учету рабочего времени, а не документом, на основании которого определяется количество использованных (неиспользованных) дней отпуска. Сведения об отпуске отражаются в личной карточке по форме Т-2. Количество неиспользованных дней отпусков подтверждается данными раздела 6 «отпуск» (после вступления в силу Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 – раздел VIII) личных карточек, где ведется учет всех видов отпусков, предоставленных работнику в период работы в организации. В данном разделе также содержатся сведения о приказах, на основании которых работнику предоставлялись отпуска, и количестве использованных дней отпусков.*
Представленные заявителем табели учета рабочего времени за проверяемый период отражают сведения об учете рабочего времени. Данные этого учета, формирующие продолжительность неиспользованного отпуска, учитывались при расчете компенсаций за часть неиспользованного отпуска, выплаченную в 2006 г.
Поскольку использование отпуска является правом, а не обязанностью работника, работники Общества отпуска не использовали и не обращались к Обществу с заявлениями о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, у заявителя отсутствуют как соответствующие заявления, так и требуемые Инспекцией приказы об отзыве из отпуска.