: Кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же. Таким образом, подписывать кассовые документы должно уполномоченное лицо, т.е. тот на кого возложили данную обязанность.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации «Системы Главбух» версия для коммерческих организаций
Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Приходный кассовый ордер
При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ оформляется в одном экземпляре.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2013 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.
Такие правила установлены пунктами 2.1, 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.*
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:
о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
о сроке, на который выдаются наличные деньги;
его подпись;
дата.
Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2013 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и пунктом 2.1Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.*
Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
1. Кассир проверяет:
наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
соответствие суммы цифрами сумме прописью;
наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.
2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.
3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.
4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
С уважением,
эксперт «Системы Главбух»
Бембеева Марина
Ответ утвержден:
Заместитель начальника группы Горячей линии по методологии учета "Системы Главбух"
Родионов Александр
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени