Как следует из Вашего вопроса, условие о возмещение командировочных расходов напрямую прописано в договоре. Для возмещения данных расходов исполнитель должен предоставить заказчику копий всех первичных документов, подтверждающих расходы (билетов, квитанций гостиниц, расчетом суточных). Если организация сможет подтвердить экономическую обоснованность таких расходов и связь расходов с условиями договора, то сможет учесть такие расходы при расчете налога на прибыль в полном объеме. Однако, контролирующие органы считают, что учесть в расходах затраты на командировку можно лишь по своим работникам, с которыми заключены трудовые договоры. И поскольку получается, что заказчик возмещает командировочные расходы не своим работникам, а работникам подрядчика, то учесть такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Если организация напрямую оплачивает проживание, перелет и других расходы, то сообщить о невозможности удержать НДФЛ необходимо. Если организация компенсирует данные расходы организации - подрядчику, , то сообщать о невозможности удержать НДФЛ не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Статья: Оформление командировочных расходов
По договору подряда предусмотрено возмещение командировочных расходов* генподрядчиком (сумма в договоре не прописана), работы были выполнены в III квартале 2008 года, но командировочные расходы в форму № КС-2 не включены. Теперь генподрядчик просит оформить эти командировочные июнем 2009 года, и не полностью, а частично. Как это оформить?
В соответствии со статьей 709 ГК РФ цена договора подряда должна покрывать издержки подрядчика и предусматривать его вознаграждение. То есть все расходы подрядчика, включая его командировочные расходы, должны покрываться ценой договора. Отдельно от цены эти расходы возмещаться не должны.
Возможно, по условиям договора его цена в рассматриваемом случае рассчитывается из двух составляющих: стоимости расходов субподрядчика на строительство с учетом его нормы прибыли, определенной согласно смете или в твердой сумме, плюс фактических расходов на командировки. Тогда расходы на командировки в форму № КС-2включаться не должны. Их следует предъявлять генподрядчику к оплате по факту осуществления, с приложением копий первичных документов (билетов, квитанций гостиниц, расчетом суточных)*. При этом сроки оплаты генподрядчиком расходов субподрядчика на командировки определяются условиями договора.*
Отвечал А.Ю. ДЕМЕНТЬЕВ,
генеральный директор
ООО «Аудит-Эскорт»
Журнал «Учет в строительстве», №7, июль 2009
2.Ситуация: Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника (на проживание, проезд, питание и т. п.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Нет, нельзя.
По общему правилу расходы на командировки (в т. ч. на проезд, проживание, суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако направить в командировку можно только штатного сотрудника организации, то есть человека, с которым заключен трудовой договор*. Это следует из положений статей 166–168 Трудового кодекса РФ. Поэтому нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ на служебные поездки внештатного сотрудника не распространяются. Следовательно, расходы на такие поездки нельзя учесть при налогообложении прибыли*. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 16.10.2007 № 03-03-06/1/723
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 05.08.2007 N 94 по вопросу уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на питание и проживание иностранных специалистов, приезжающих на монтаж и наладку оборудования, приобретенного за границей, и сообщает следующее.
В соответствии с положениями статей 166-168 Трудового кодекса Российской Федерации и статьи 255 Налогового кодекса Российской Федерации российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.*
Учитывая, что иностранные специалисты, приезжающие на монтаж и наладку оборудования, приобретенного за границей, не состоят в трудовых отношениях с российской организацией, то расходы на их питание и проживание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.*
4.Ситуация: как при расчете налога на прибыль применить термин «экономически оправданные расходы»
Ни одна из отраслей права не содержит определения этого термина. Раньше расшифровку данного понятия давал пункт 5 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729. В нем было указано, что под «экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота». Однако приказом ФНС России от 21 апреля 2005 г. № САЭ-3-02/173 данные рекомендации были отменены.
Таким образом, на сегодняшний момент понятие «экономическая оправданность» является оценочным. Анализ судебной практики позволяет выделить следующие критерии экономической обоснованности расходов:*
– наличие прямой взаимосвязи расходов с предпринимательской деятельностью (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 28 апреля 2004 г. № Ф04/2234-465/А46-2004 иСеверо-Западного округа от 18 июня 2004 г. № А56-32759/03);
– направленность понесенных затрат на получение дохода, которая определяется результатом всей хозяйственной деятельности организации, а не получением дохода в конкретном налоговом периоде (определения ВАС РФ от 19 января 2009 г. № 17071/08, Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 февраля 2005 г. № А26-7069/04-212 и от 2 августа 2004 г. № А56-1475/04, Восточно-Сибирского округа от 6 октября 2004 г. № А19-2575/04-33-Ф02-4074/04-С1);
– связь расходов с обязанностями организации, условиями договора или положениями закона* (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 27 октября 2004 г. № Ф09-4454/04-АК и Северо-Западного округа от 2 августа 2004 г. № А56-1475/04);
– соразмерность и степень участия затрат в производственной деятельности (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 января 2004 г. № А11-4426/2003-К2-Е-1961);
– соответствие цен рыночному уровню (см., например, постановление ФАС Московского округа от 28 июля 2005 г. № КА-А40/6950-05).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранг
5.Статья: Оплатили проживание деловых партнеров
Ваша компания перечислила с расчетного счета оплату за проживание представителей контрагентов или деловых партнеров в гостинице*. Так распорядился директор. И вам пришлось направить поручение в банк. А как теперь учесть такие суммы при расчете налогов?
НДФЛ и страховые взносы. Люди, проживавшие в гостинице за счет вашей компании, работниками не являются. И значит, отчислять взносы в фонды, исходя из стоимости услуг отеля, нет оснований.* Такой вывод подтверждает письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.
А вот с НДФЛ все будет немного сложнее. Тут ваша организация является налоговым агентом, поскольку выплатила доходы в натуральной форме*. Это следует из целой совокупности норм Налогового кодекса РФ (подп. 7 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226).
Но понятно, что удержать НДФЛ со стоимости оказанных гостиничных услуг вы никак не можете. В этой ситуации достаточно уведомить ИФНС и каждого, кому ваша компания оплатила проживание, о сумме полученного дохода и не удержанного НДФЛ. Так предусмотрено пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Все сведения направьте по форме 2-НДФЛ*. А дальше рассчитываться с бюджетом — уже на совести самого гражданина.
Обратите внимание: если вы проигнорируете обязанности налогового агента и не уведомите ревизоров о выплаченных доходах, то вашей компании грозит штраф в размере 20 процентов от суммы налога, причитающейся в бюджет. Так установлено статьей 123 Налогового кодекса РФ.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 15, АВГУСТ 2012
01.08.2014 г.
С уважением,
Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».