Лучше, если работница вернет переплату в кассу компании. Если же договориться об этом не удалось, на излишне выплаченные деньги вам нужно начислить страховые взносы. А в инспекцию сообщить о том, что не удержали НДФЛ.
В сложившейся ситуации вам нужно пересчитать пособие и откорректировать расчеты с ФСС РФ.
Если была переплата в фонд, то размер возмещения вы можете откорректировать вформе-4 ФСС РФ за текущий квартал, а прошлые периоды не исправлять. Если же из-за того, что вы возмещали больше, чем нужно, возник долг, то необходимо сдать уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ за прошлые периоды. Но предварительно надо перечислить недоимку и пени. В бухгалтерском учете исправления отражаются проводками:
Дебет 69 Кредит 70 – сторнирована сумма излишне начисленного пособия;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 70 – списана излишне начисленная сумма на расходы компании.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья:Сотруднице переплатили пособие по уходу за ребенком
Что понадобится сделать: Конечно, лучше, если молодая мама вернет переплату в кассу компании. Если же договориться об этом с сотрудницей не удалось, на излишне выплаченные деньги вам нужно начислить страховые взносы. А в инспекцию сообщить о том, что не удержали НДФЛ.*
Из-за ошибки, допущенной в расчетах, компания переплачивала сотруднице пособие по уходу за ребенком. Завышенную сумму ставили к возмещению из ФСС РФ. Обнаружить ошибку удалось лишь спустя несколько месяцев. Вернуть деньги добровольно женщина отказалась. Поскольку, по ее словам, она не просила платить ей лишнее и деньги уже потратила. Что в такой ситуации вы можете предпринять?
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если молодая мама отказывается вернуть переплату, у компании, к сожалению, не получится удержать задолженность из каких-либо других выплат. Ведь, согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, удержать переплату, выплаченную из-за счетной ошибки, можно лишь в течение месяца. И при условии, что сотрудник не оспаривает удержание.*
А пособие переплачивалось уже несколько месяцев подряд. Кроме того, трудовое законодательство позволяет удерживать деньги лишь из заработной платы. А ее сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, не получает. Поэтому взыскать с нее деньги не удастся.*
В сложившейся ситуации вам нужно пересчитать пособие и откорректировать расчеты с ФСС РФ.
Если была переплата в фонд, то размер возмещения вы можете откорректировать вформе-4 ФСС РФ за текущий квартал, а прошлые периоды не исправлять (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).*
Если же из-за того, что вы возмещали больше, чем нужно, возник долг, то необходимо сдать уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ за прошлые периоды. Но предварительно надо перечислить недоимку и пени (п. 1 ст. 17 Закона № 212-ФЗ). В бухгалтерском учете исправления отражаются проводками:
Дебет 69 Кредит 70
– сторнирована сумма излишне начисленного пособия;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 70
– списана излишне начисленная сумма на расходы компании.
Сумма, которая была выплачена сотруднице сверх пособия, является обычной денежной выплатой. А значит, с нее нужно было удержать НДФЛ. Поскольку вы этого не сделали и других доходов, из которых можно удержать налог, сотрудница не получает (детское пособие НДФЛ не облагается), по окончании года сообщите в налоговую инспекцию о том, что не смогли удержать налог (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Кроме того, раз «лишние» деньги не являются пособием по уходу за ребенком, на них придется начислить и страховые взносы.*
Журнал «Главбух»,
2. Ситуация:Можно ли взыскать излишне выплаченную сумму пособия по беременности и родам
Переплату пособия, которая возникла из-за арифметической ошибки или недобросовестности со стороны сотрудницы, можно удержать из ее зарплаты*. Недобросовестными действия сотрудницы считаются, если она представила заведомо неверные сведения (в т. ч. сфальсифицированные справки о сумме своего заработка), скрывает информацию, влияющую на размер пособия. Это следует из части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункта 85Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Из рекомендации «Как назначить и выплатить пособие по беременности и родам»
Галина Орлова,
внештатный консультант ФСС России