Распечатывать лицевые счета вам придется, если такое требование вы сами прописали в учетной политике. Если же такого требования нет, то распечатывать их не нужно. Ничто не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как отражать сведения о зарплате в лицевых счетах
Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника.
Организация может по собственному выбору:*
– либо использовать унифицированные формы лицевых счетов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике. Унифицированные формы лицевых счетов № Т–54 или № Т–54а утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форму № Т–54 используют при ручной обработке данных, форму № Т–54а – при автоматизированной* (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
– либо применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья:И лицевой счет, и налоговый регистр по НДФЛ
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Форма №Т-54, введенная в документооборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление №1), заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. Она предназначена для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года (Указания по применению и заполнению формы № Т-54, утвержденные постановлением №1).
То есть в лицевом счете указываются сведения:
—об отработанном времени;
—обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника за месяц;
—о начисленных пособиях по временной нетрудоспособности;
—льготах по НДФЛ;
— задолженности за работником и организацией и т. п.
По сути, это единственный документ, сведения которого могут использоваться в различных ситуациях: для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении.
Закрывается лицевой счет при увольнении работника.*
Ответственность за отсутствие формы №Т-54
Статьей 120 НКРФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, в том числе и за отсутствие первичных документов бухгалтерского или налогового учета. Поскольку лицевой счет прямо указан в Перечне унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном постановлением №1, он относится к первичным документам.* Поэтому, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие формы №Т-54, они вправе оштрафовать организацию на сумму:
—10000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода;
—30000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.
Это косвенно подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 №4243/03. В нем арбитры указали, что из смысла статьи 120 НКРФ нельзя точно установить, идет речь о первичных документах бухгалтерского или налогового учета.
Журнал «Зарплата» № 8, Август 2012
3. Статья:Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить
Сейчас многие бухгалтеры ведут учет на компьютерах. Ведь достаточно в программу ввести данные из первички, чтобы быстро формировать нужные отчеты. Кто-то составляет ведомости и аналитические таблицы в Excel. Все это электронные документы. Одни из них можно хранить как есть в компьютере. Другие — лучше на бумаге. Документы, которые надо распечатывать, мы привели в таблице ниже. Подробнее о них мы расскажем в статье и посоветуем, как заверить бумажные варианты.
В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы
Документ | Форма хранения | Условия, при которых можно или нужно хранить в данной форме | Когда понадобится распечатать | Основание |
Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикой | Электронная | Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» | По требованию инспекции, ПФР или ФСС | Пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008, статья 93 Налогового кодекса РФ, статья 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ |
Бумажная | Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП | В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров | ||
Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикой | Электронная | Формы заверены ЭЦП | По требованию инспекции | Статьи 93, 313 и 314 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 |
Бумажная | Вы не владеете ЭЦП | В сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров | ||
Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактур | Электронная | Любые | По требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦП | Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ |
Бумажная | Данный способ закреплен в учетной политике | До 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала | ||
Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносам | Электронная | Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» | По требованию инспекции, ПФР или ФСС | Пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ |
Бумажная | Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП | В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров |
Регистры бухгалтерского учета
Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.
Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.*
В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.
Узнать про регистры бухучета в 2013 году в январском «Главбухе»
(495) 785-01-13
Так вот, распечатывать эти регистры вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике. То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью. И рядом напишите свои фамилию и инициалы.*
Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.
Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».*
Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.
Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).
Журнал «Главбух» № 23, Декабрь 2012
27.05.2015г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.