ПФР и ФСС России могут требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.
Выплаты по авансовым отчетам не облагаются страховыми взносами только при наличии надлежащим образом оформленных подтверждающих документов (см., Нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов). Поэтому требование контролирующих органов о предоставлении авансовых отчетов и приложенных к ним подтверждающих документов в целях контроля правильности исчисления взносов правомерно.
В рассматриваемой ситуации факт выдачи подотчетных средств и их возврат расценен контролирующими органами как выдача средств по договору беспроцентного займа. Выдача беспроцентного займа приводит к возникновению материальной выгоды. Но даже в таком случае претензии безосновательны, так как сумма материальной выгоды не подлежит обложению страховыми взносами и взносами на страхование от несчастных случаев.
В целях подтверждения того, что средства выданы не на основании договора займа, целесообразно установить срок, на который выдаются подотчетные средства. И производить их возврат до истечения такого срока (подробнее – см. Когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух» версия для коммерческих организаций и vip -версия
1. Рекомендация: Как проводит проверки Пенсионный фонд РФ
<...>
Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке
Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:
– являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
– подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.*
Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.
Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.
Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:
– учредительные документы;
– приказы об учетной политике;
– лицензии;
– расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
– бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
– регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
– карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
– организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
– банковские и кассовые документы;
– первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).
Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.
Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.
<...>
Любовь Котова,
заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России
2. Рекомендация: Как проводит проверки ФСС России
<...>
Какие документы может требовать ФСС России при выездной проверке
ФСС России может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:
– являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
– подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.
Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Например, сотрудники фонда могут требовать копии:
– расчетно-платежных ведомостей;
– больничных листов;
– договоров гражданско-правового характера;
– документов, необходимых для оформления пособий;
– табелей учета рабочего времени;
– трудовых книжек;
– документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
– материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) и т. п.
<...>
Любовь Котова,
заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России
3. Статья: НОВОСТИ. СИБИРЬ
Фонды рассказали, с чего будут начинать проверки
Егор Хан, корреспондент «УНП»
Подготовиться к совместной проверке ПФР и ФСС и пройти ее без нареканий можно, если учесть, что именно будут смотреть ревизоры. На второе полугодие запланирована 581 проверка, в первом было на 85 меньше.
В Отделении ПФР нам рассказали, что пока гладко проходила лишь каждая вторая проверка. В остальных случаях ревизоры нашли нарушения. Чаще всего страхователи забывали начислять взносы на материальную помощь, хотя от них свободна лишь сумма в размере 4000 рублей. Не всегда по авансовым отчетам были подтверждающие документы, в частности товарный и кассовый чеки или накладная. Неподтвержденные суммы ревизоры признают доходом работника и доначислят взносы.*
У ревизоров ФСС свои рекомендации компаниям. Во-первых, перепроверить расчет среднедневного заработка для начисления пособий по старым правилам. В него не включают дни отпуска, больничного или декрета. А во-вторых, детские и декретные пособия за прошлый и текущий годы считать либо по старому, либо по новому порядку. Мешать их нельзя, иначе можно потерять расходы.
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 31, АВГУСТ 2012
4. Рекомендация: Как рассчитать и отразить в бухучете НДФЛ и страховые взносы с материальной выгоды при предоставлении займа сотруднику
Когда возникает материальная выгода
Материальная выгода по полученному займу возникнет у сотрудника:
- если процентная ставка по займу меньше 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату уплаты процентов (по займам в рублях);*
- если процентная ставка по нему меньше 9 процентов годовых (по займам в валюте). Такая ситуация может возникнуть, например, при выдаче займа иностранцу;
- при полном или частичном возврате беспроцентного займа.
Это следует из положений статьи 210, пункта 2 статьи 212 и подпункта 3 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
<...>
Страховые взносы
На сумму материальной выгоды не нужно начислять:
– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письма Минтруда России от 17 февраля 2014 г. № 17-4/В-54, Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19);
– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
<...>
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
20.06.2014г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».