Корпоративная карта предназначена для выдачи средств под отчет. Выплачивать заработную плату с нее нельзя.
Однако организация может поступить следующим образом. Сотрудник, которому выдана карта, должен снять деньги со счета, оформить авансовый отчет и сдать деньги в кассу. Кассир оформляет приходный кассовый ордер. В учете делается проводка:
Дебет 50 Кредит 71 – поступили деньги в кассу.
После этого полученную сумму можно использовать для выдачи зарплаты.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как выдать деньги под отчет
Использование корпоративной банковской карты
Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).* Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказаруководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо. При этом в отношении фондов данное правило действует с 1 мая 2014 года (ст. 5 Закона от 2 апреля 2014 г. № 59-ФЗ), а в отношении налоговых инспекций – со 2 мая 2014 года (подп. «б» п. 1, п. 11 ст. 1 Закона от 2 апреля 2014 г. № 52-ФЗ).
Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой(снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).
По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:
Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
30.05.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.