Выдать компенсации за счет прибыли прошлых лет можно только по разрешению учредителей (участников, акционеров) организации. Решение об использовании чистой прибыли на выплату компенсаций и других сумм принимает общее собрание учредителей. Для акционерных обществ такие правила предусмотрены в подпункте 11 пункта 1 статьи 48 и пункте 3 статьи 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Решение общего собрания должно быть оформлено протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Протокол общего собрания составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте 4.29 Положения, утвержденного приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н.
После того как акционеры решили направить часть прибыли прошлых лет на выплату компенсации на часть стоимости путевки, решение о ее выдаче может принимать руководитель организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Если компенсация сотруднику (члену семьи сотрудника) выдается за счет прибыли текущего года, то разрешения акционеров на это не требуется. Принять решение о компенсации может руководитель организации. Именно он регулирует текущую деятельность организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Для этого руководителю достаточно издать приказ.
Для того, чтобы издать приказ у руководителя должно быть основание. Таким основанием является:
– заявление непосредственно самого сотрудника организации;
или
– письмо-просьба о выплате компенсации, если компенсация выплачивается члену семьи сотрудника.
Было сказано, что для выплаты компенсации член семьи сотрудника должен приложить к письму копии свидетельства о браке (с сотрудником организации) и свидетельство о рождении ребенка.
Следует обратить внимание, что сам ребенок никаких документов предоставлять не должен. Родители являются законными представителями своих несовершеннолетних детей и выступают в защиту их прав и интересов (п. 1 ст. 64, п. 1 ст. 80 Семейного кодекса РФ). Следовательно, названных выше документов будет достаточно.
Форма заявления сотрудника представлена по ссылке файла ответа. Письмо от члена семьи составляется по аналогии и законодательством не установлена.
Выплата осуществляется в наличной или безналичной форме в зависимости от того, какое решение принимает руководитель организации в своей приказе. Если компенсация выплачивается в безналичной форме, то сотрудник в заявлении или член семьи сотрудника в письме должны указать реквизиты банковского (карточного) счета.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip - версия
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости путевок, приобретенных сотрудниками самостоятельно
Перечень путевок, которые можно оплачивать за счет средств ФСС России, ограничен. Однако за счет собственных средств организация вправе компенсировать сотрудникам расходы на приобретение любых видов путевок (туристические, семейные, путевки для отдыха за границей и т. д.). Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен обратиться к руководителю организации с письменным заявлением.
Источники компенсации
На выплату компенсации можно направить прибыль текущего года или нераспределенную прибыль прошлых лет. Нераспределенную прибыль прошлых лет можно направить на оплату путевок только по решению общего собрания участников (акционеров) организации (единственного учредителя, участника, акционера). Для акционерных обществ такое условие предусмотрено подпунктом 11 пункта 1 статьи 48 и статьей 39 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, для ООО – подпунктом 7 пункта 2 статьи 33 и пунктом 3 статьи 47 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
Решение общего собрания оформляется протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). В протоколе (решении единственного учредителя, участника, акционера) должна быть указана общая сумма прибыли, которая может быть направлена на оплату путевок. В пределах этой суммы конкретные решения о выплате компенсации тому или иному сотруднику принимает руководитель организации.
Компенсация за счет нераспределенной прибыли
При выплате компенсации за счет нераспределенной прибыли прошлых лет сделайте проводку:
Дебет 84 Кредит 73
– начислена компенсация стоимости путевки, приобретенной сотрудником.
Пример отражения в бухучете компенсации расходов на оплату путевки, приобретенной сотрудником. Компенсация выплачивается за счет нераспределенной прибыли прошлых лет
При распределении чистой прибыли за 2013 год на общем собрании акционеров ЗАО «Альфа» было принято решение зарезервировать 80 000 руб. для оплаты путевок сотрудникам в 2014 году.
15 марта 2014 года менеджер А.С. Кондратьев подал заявление с просьбой компенсировать ему расходы на приобретение путевки стоимостью 23 400 руб.
22 марта руководитель организации подписал заявление Кондратьева и разрешил оплатить его путевку за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.
В этот же день бухгалтер «Альфы» сделал в учете запись:
Дебет 84 Кредит 73
– 23 400 руб. – начислена компенсация стоимости путевки за счет нераспределенной прибыли.
Компенсация за счет прибыли текущего года
Если компенсацию выплачивают за счет прибыли текущего года, разрешение учредителей (участников, акционеров) не требуется. Принять решение о выплате должен руководитель организации. Решение оформляется приказом.
В бухучете сумму компенсации отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 73
– начислена компенсация стоимости путевки, приобретенной сотрудником.
Пример отражения в бухучете компенсации расходов на оплату путевки, приобретенной сотрудником. Компенсация выплачивается за счет прибыли текущего года
15 марта 2014 года менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление с просьбой компенсировать ему стоимость путевки в сумме 23 400 руб.
22 марта 2014 года руководитель «Альфы» издал приказ о компенсации расходов на путевку за счет прибыли текущего года.
В этот же день бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:
Дебет 91-2 Кредит 73
– 23 400 руб. – начислена компенсация стоимости путевки, приобретенной сотрудником.
Нужно ли начислить страховые взносы, если организация выплачивает компенсацию стоимости путевок напрямую членам семьи сотрудника
Нет, не нужно.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют только на вознаграждение в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров. Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пунктом 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
С детьми и другими членами семей сотрудников у организации нет трудовых и гражданско-правовых отношений. Поэтому, если организация выплачивает компенсацию стоимости путевок напрямую родственникам сотрудникам, начислять страховые взносы не нужно. Правильность данного подхода подтверждают специалисты ФСС России в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль компенсации расходов на оплату путевок, приобретенных сотрудниками, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ). Если в бухучете компенсация включена в состав прочих расходов, то возникнет постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
27.08.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.