Деньги под отчет можно выдать на основании заявления сотрудника либо приказа руководителя. Можно выбрать один из двух документов или оформлять оба. Мы подготовили полный комплект документов, которые необходимы, чтобы оформить расчеты с подотчетными лицами.
Справочник от Системы Главбух: как отразить в бухучете приобретение товаров, работ, услуг через подотчетное лицо >>
Заявления на выдачу денег
В настоящее время у компаний есть выбор — деньги под отчет можно выдавать по заявлению либо на основании распорядительного документа (указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У). ЦБ убрал из документа требования к заявлению сотрудника о выдаче средств под отчет (указание ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У).
Однако заявление по-прежнему нужно. На основании этого документа выдают деньги. Значит, нужна и сумма, и подпись руководителя с датой. Также в заявлении нужно указать срок, на который выдаете деньги. Если подотчетные средства перечисляете на банковскую карту сотрудника, в заявлении он также должен указать реквизиты карты или попросить перевести их на зарплатную (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Образец заявления — ниже.
Образец 1. Заявление сотрудника о перечислении аванса под отчет на карту (фрагмент)
Если сотрудник потратил свои деньги, чтобы получить возмещение, ему нужно написать заявление о компенсации расходов (образец 2). К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.
Образец 2. Заявление о компенсации расходов (фрагмент)
Нужно ли пробивать кассовые чеки при выдаче и возврате подотчетных сумм
Нет, не нужно. Применять ККТ надо при расчетах за товары, работы, услуги. Если компания выдает или принимает деньги у подотчетников, расчета в трактовке статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ не происходит. С этим согласны и в ФНС (п. 3 письма от 10.08.2018 № АС-4-20/15566). При расчетах через подотчетников ККТ применяет только организация-продавец (письмо Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58816, п. 2 письма ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566).
Какие документы оформить для подотчета
Приказ на выдачу денег подотчетнику
Вы вправе оформить приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Как назвать документ – на ваше усмотрение. Обычно это приказ. Составить его нужно, если в локальном нормативном акте работодатель установил, что это обязательный документ для выдачи денег подотчетному лицу и одного заявления недостаточно. При этом вы вправе сочетать заявление и распорядительный документ.
Центробанк не утвердил форму приказа. Поэтому оформите его в произвольном виде. Обязательно укажите в документе:
- Ф. И. О. подотчетного лица;
- сумму денег;
- срок, на который выдаются деньги;
- подпись руководителя;
- дату.
Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдаете деньги. Если подотчетные суммы перечисляете на карту, укажите ее реквизиты (образец 3).
Образец 3. Приказ о выплате подотчетного аванса на карту
Распорядительный документ можно составить на нескольких подотчетных лиц (указание ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У). По каждому из них укажите именно его сумму и срок, на который выдаются деньги.
Деньги в подотчет можно перевести на любую карту
Подотчетный аванс можно перечислить на ту же банковскую карту, куда вы переводите зарплату (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных и иных карт.
Изучайте в Системе Главбух: как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет >>
Платежка на перевод денег под отчет работнику
При оформлении платежного поручения укажите банковские реквизиты подотчетного лица. Возьмите их из заявления сотрудника или из приказа руководителя.
Чтобы налоговики не решили, что вы направили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ и взносы, в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что перечисленные деньги выданы под отчет. Например, можно сделать такие записи: подотчетный аванс на оплату командировочных расходов. Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек, но и слип, который подтвердит оплату с карты.
Когда будете заполнять поле 20 «Наз. пл.», учтите, что при выплате денег под отчет код указывать не нужно (приложение 1 к Положению ЦБ от 29.06.2021 № 762-П, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700). ЦБ также разъяснил, что, если платежка заполнена по всем правилам, но в ней не заполнено поле 20, банк должен ее исполнить (разъяснения ЦБ от 02.06.2020). Но если банк не принимает платежку с пустым полем 20, в этом случае в поле 20 допустимо указать код 2, так как подотчетные средства не являются доходом сотрудника (образец 4).
Образец 4. Платежка на перечисление денег подотчетнику
В Системе Главбух вы найдете гид по проводкам. Как учесть расчеты с подотчетными лицами в примерах и проводках >>
Если работник получил в кассе наличные, он необязательно должен ими же и расплачиваться. Он может использовать собственную банковскую карту. И наоборот, если деньги сотруднику перевели на карту, он может расплатиться наличными. Опасно, когда работник расплатился чужой банковской картой, например жены. При проверке инспекторы могут снять расходы, которые оплачены не работником компании. Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку. При этом в любом случае не переводите подотчетные суммы на банковские карты супругов работников или других лиц. Если с ними не заключен трудовой договор, для компании они не подотчетники.
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Работодатель не обязан составлять положение о расчетах с подотчетными лицами, такая обязанность не установлена в законодательстве. Но организации или ИП нужно установить срок: выдачи денег под отчет, отчета по выданным подотчетным суммам; утверждения авансового отчета и расчета с подотчетным лицом. Установить сроки можно в положении о расчетах с подотчетными лицами или приказе. Положение или приказ можно оформить в произвольной форме.
Эксперты Системы Главбух помогут найти ответ на вопрос: когда надо применять ККТ при расчетах с сотрудниками, подрядчиками, учредителями >>
Материальная доверенность
Компания не обязана выдавать доверенность для того, чтобы подотчетник выступал от ее имени. Но если не выдать доверенность, у представителя компании могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК). Кроме того, на основании счетов-фактур ведут учет прослеживаемых товаров. Поэтому, если вы выдаете подотчетнику деньги на покупку прослеживаемого товара, рекомендуем выдать ему доверенность. Если сотрудник предъявит доверенность, поставщик будет обязан оформить счет-фактуру либо УПД, а покупатель — обеспечить прием таких документов (письмо Минфина от 23.08.2021 № 27-01-22/67650). Кроме того, при выдаче кассового чека продавец должен будет указать в чеке ИНН и наименование компании-покупателя.
Типовые первичные документы: примеры заполнения
Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования, поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК). Чиновники пока только прорабатывают возможность предоставлять вычеты по чекам (письмо ФНС от 02.03.2023 № СД-25-3/79).
Доказать сейчас право на вычет по чеку можно, но только в суде (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.04.2023 по делу № А12-1198/2022). Судьи решили, что при отсутствии счета-фактуры право на вычет можно подтвердить кассовым чеком с выделенной суммой НДС. Иные условия для вычета были выполнены. Но пока самый безопасный вариант — требовать от продавцов счета-фактуры. Для этого выдайте подотчетнику доверенность или заключите договор между вашей компанией и продавцом.
Как заполнить доверенность по форме М-2
Форма доверенности
Доверенность вы вправе выписать по форме, которую утвердили в учетной политике. Это могут быть унифицированные формы или бланки, которые вы разработали сами. Унифицированные формы № М-2 и № М-2а, по сути, одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации.
Когда используете вместо унифицированных форм бланки, которые разработали самостоятельно, учтите, что в документе должны быть все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее должен утвердить руководитель приказом к учетной политике (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Вести такой журнал или нет, каждый работодатель решает самостоятельно. Журнал помогает вовремя отследить сроки действия доверенностей и выдать новые взамен просроченных, а также отозвать документы, оформленные на уволенных сотрудников. Если не ведете журнал, то проще применять форму № М-2а, так как у нее отсутствует корешок.
Доверенности для любых случаев
Срок доверенности
Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, она действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК). У формы № М-2 ограниченный срок действия — ее обычно выдают на 15 дней, а если материалы поступают в плановом порядке — на месяц (разд. 3 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).
Можно ли выдать доверенность на получение ТМЦ не сотруднику
Да, можно. Действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на ТМЦ не только сотрудникам организации. Это подтвердил Верховный суд в решении от 06.06.2011 № ГКПИ11-617.
Но типовую форму № М-2 безопасно выдавать только штатным сотрудникам.
Если выдать типовую форму № М-2 внештатнику, контрагент может не принять такой документ. В указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а, прописано, что доверенность № М-2 оформляют только на сотрудников организации. В ней нужно заполнить поле «Должность». Если там пусто или стоит прочерк, контрагент вправе не выдать ТМЦ подотчетнику.
Если собираетесь выдавать материальные доверенности внештатным сотрудникам, стоит разработать свой собственный бланк, утвердить его приказом к учетной политике организации (ст. 182—189 ГК, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/20).
Если от имени контрагента действует представитель по доверенности, то нужно проверить реквизиты доверенности, полномочия лица, которое удостоверило доверенность, полномочия представителя, актуальность доверенности на дату совершения юридически значимых действий. Если доверенность представителя выдана в порядке передоверия, то придется проверить соблюдение дополнительных правил. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
- Статьи по теме:
- Ситуации с подотчетными, в которых чаще всего путаются
- Как проверить документы от подотчетников
- Разъяснения судей о том, кому нельзя давать деньги под отчет
- Приказ на подотчетных лиц в 2024 году: 10 образцов под скачивание
- Как подстраховаться, если переводите подотчетные на зарплатные карты сотрудников
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту