1. В рассматриваемой ситуации сотрудник (экспедитор) оплачивает услуги, оказанные организации, следовательно, лимит расчетов нужно соблюдать обязательно. Лимит нужно соблюдать в рамках одного договора. При авиаперевозке груза договором является грузовая накладная (ст. 105 Воздушного кодекса РФ). Если в течение одного дня организация заключает несколько договоров перевозки груза, то учитывать лимит нужно отдельно для каждого договора (общая сумма, оплаченная перевозчику по нескольким договорам, может превышать 100 000 рублей).
2. Помимо платежных документов (квитанция к ПКО и кассовый чек) к авансовому отчету сотрудник должен приложить грузовую (или почтовую) накладную, подтверждающую отправку груза.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как соблюдать лимит расчетов наличными
Максимальный размер
Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:
- между организациями;
- между организацией и индивидуальным предпринимателем;
- между индивидуальными предпринимателями.
Расчеты с участием граждан осуществляются без ограничения суммы.
Об этом сказано в пунктах 5 и 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Лимит наличных расчетов действует в отношении платежей по одному договору. При этом временные ограничения не установлены. Из этого следует, что организация или предприниматель:
- не может оплатить наличными весь договор (в т. ч. долгосрочный), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей и количество платежных документов значения не имеет. Например, при цене договора 110 000 руб. покупатель не вправе рассчитаться с поставщиком наличными, даже если будет вносить деньги в несколько этапов – по 55 000 руб. в течение двух дней;
- может оплатить наличными несколько договоров с одним контрагентом в течение одного дня, даже если общая сумма по этим договорам превышает 100 000 руб.;*
- может оплатить наличными часть цены договора, не превышающую 100 000 руб., даже если общая цена договора превышает лимит наличных расчетов.
Это следует из пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Максимальный размер расчетов наличными распространяется также на обязательства, предусмотренные договором (вытекающие из него) и исполняемые не только в период действия договора, но и после окончания срока его действия (абз. 2 п. 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). К ним относятся, например, обязательства по возмещению убытков.
На что не распространяется лимит
При расчетах наличными между собой организации и предприниматели обязаны соблюдать лимит расчетов. Исключения предусмотрены только в случае выплаты:
- зарплаты;
- социального характера;
- под отчет;
- на личные нужды предпринимателя, при условии что выплата не будет направлена на его предпринимательскую деятельность.
Это следует из абзаца 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Ситуация: нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств *
Ответ на этот вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник расходует подотчетные средства.
Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется.
Если сотрудник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться.*
Такие выводы следуют из абзацев 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Ответственность за превышение лимита
Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность.*
По статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях размер штрафа составляет:
- для руководителя организации – от 4000 до 5000 руб.;
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.
Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ). Поскольку такое нарушение не является длящимся, привлечь организацию к ответственности налоговая инспекция может только в течение двух месяцев со дня его совершения (а не со дня обнаружения). Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях и подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30 сентября 2003 г. № А33-5663/03-С6-Ф02-3159/03-С1).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.*
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Станислав Бычков,
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
3. Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными
Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).*
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;*
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П,определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.*
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.
Акт об оказании услуг
Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг
Подтвердите расходы другими документами.
Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.
Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
18.06.2014 г.
С уважением,
Татьяна Гнедышева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».