Порядок отражения начисления компенсации зависит от того, проходи сотрудник обязательный медосмотр или медосмотр проведен по инициативе организации.
Если сотрудник прошел обязательный медосмотр за свой счет, а организация возмещает ему расходы, начисление компенсации отразите проводкой: Дебет 26 (44) Кредит 73. При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав прочих расходов. Если сотрудник прошел медосмотр по инициативе начисление компенсации отразите проводкой: Дебет 91-2 Кредит 73. При расчете налога на прибыль такие расходы учесть нельзя. При этом затраты на компенсацию расходов на медосмотр отражаются в том периоде, в котором организация из фактически понесла, то есть в текущем периоде.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обязательный медосмотр сотрудника
Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет организации. На время прохождения медосмотров за ними сохраняется средний заработок* (ст. 185 ТК РФ).
Порядок проведения обязательных медосмотров приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.
Виды обязательных медосмотров
Все обязательные медосмотры подразделяются на три вида:*
- предварительные (проводятся при трудоустройстве);
- периодические (проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации);
- внеочередные (проводятся по просьбе сотрудников в соответствии с медицинским заключением).
Такая классификация предусмотрена положениями части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Бухучет
Бухучет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены:*
- за счет средств организации;
- за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).
Затраты на обязательные медосмотры, проведенные за счет средств организации, отнесите на расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а организация возмещает ему расходы, начисление компенсации отразите проводкой:*
Дебет 26 (44) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО
Отражение расходов на проведение медосмотров при расчете налога на прибыль зависит от того, за счет каких источников они оплачены:*
- за счет средств организации;
- за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).
При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав прочих расходов* (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждается письмами Минфина России от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648, от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84, от 7 августа 2007 г. № 03-03-06/1/543.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на медосмотр сотрудника, проведенный по инициативе организации
Для некоторых сотрудников предварительные и периодические медосмотры являются обязательными. Затраты на их проведение включите в расходы по обычным видам деятельности и учтите при налогообложении. Организация может предложить сотрудникам, для которых обязательные медосмотры не предусмотрены, пройти медосмотр по собственной инициативе.*
Бухучет
Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а организация возмещает ему его расходы, начисление компенсации отразите проводкой:*
Дебет 91-2 Кредит 73
– начислена компенсация расходов на прохождение медосмотра по инициативе организации.
Если медосмотр по своей инициативе проводит организация, применяющая общую систему налогообложения, в бухучете возникнут постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7ПБУ 18/02).
ОСНО
При расчете налога на прибыль расходы на проведение медосмотров по инициативе организации учесть нельзя* (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Суммы расходов на проведение медосмотра по инициативе организации, не облагаются НДФЛ (п. 10 ст. 217 НК РФ). Однако этой льготой можно воспользоваться, если:
- расходы на медосмотр возмещены за счет средств, оставшихся у организации после уплаты налога на прибыль;
- медосмотр пройден в медицинском учреждении, имеющем соответствующую лицензию;
- сумма расходов на медосмотр документально подтверждена;
- расходы на медосмотр оплачены в безналичном порядке или наличные для оплаты медосмотра выданы (перечислены на банковский счет) сотрудникам (членам их семьи).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/196, от 5 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/100.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
29.01.2013 г.
С уважением,
Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».