Вопрос: Можно ли выдавать деньги подотчетному лицу, если он сначала потратил свои деньги для оплаты (почтовые расходы), а потом сдал авансовый отчет, авансовый отчет руководителем утвержден. Работник написал заявление, в котором просил выплатить ему сумму по авансовому отчету. Или это будет нарушением? Можно ли перечислить такую сумму работнику на зарплатную карту?
Ответ: организация может выплатить сотруднику потраченные им денежные средства при составлении авансового отчета или же дополнительно оформить с сотрудником договор беспроцентного займа при отсутствии денежных средств в кассе. Так же организация может перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника, ответственности за выдачу подотчетных сумм на карту отсутствует.
Обоснование
Работник купил за наличные имущество для фирмы, не получая денег под отчет. Как это оформить
После того, как работник потратил собственные деньги. Выглядит это следующим образом. Работник пишет заявление с просьбой вернуть ему деньги за купленное имущество, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему оправдательные документы. Как правило, документами, подтверждающими покупку, являются товарный и кассовый чеки (вместо товарного чека также может быть накладная). Бухгалтер все проверяет и выдает работнику нужную сумму.
Еще читайте: Авансовый отчет: скачать бланк, образец заполнения 2020
Однако иногда возникает другая проблема – некоторые налоговики не одобряют «подотчеты постфактум». И ситуацию, когда работник потратил на покупку собственные деньги, а потом передал имущество организации, пытаются рассматривать как продажу имущества. А значит, у работника нужно удержать НДФЛ с выплаченного ему дохода. Правда, все это очень спорно и, как правило, до серьезных разбирательств дело не доходит.
Оформляют с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости покупки. Это делается для того, чтобы деньги прежде прошли по кассе, если их фактически нет. Так, сотрудник сначала предоставляет заем организации, а затем получает эту же сумму, выступая подотчетным лицом. Одним и тем же днем бухгалтер проводит получение денег от сотрудника в кассу по договору займа и выдачу ему же под отчет. Затем работник составляет авансовый отчет. После этого документы, подтверждающие покупку, прикладываются к авансовому отчету и аванс закрывается. Погасить задолженность перед сотрудником по займу компания может в любой срок действия договора.
Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.
В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).
Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени