Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). При отсутствии каких-то первичных документов можно также провести сверку с контрагентом и составить соответствующий акт.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статье журнала «Главбух»
Ситуация:можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ).* Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек.* Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Из рекомендации «Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо»
С. В. Разгулин
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
Статья: Акт сверки, которым можно быстро заменить недостающую «первичку»
При подготовке квартальной отчетности бухгалтерия, как правило, проверяет, имеется ли вся необходимая «первичка» по основным сделкам компании. Если выяснится, что каких-то документов не хватает, можно провести сверку с контрагентом и составить соответствующий акт.*
Хотя акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, лучше соблюсти требования Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и указать все реквизиты, обязательные для первичных документов в соответствии с пунктом 2 статьи 9.* В этом случае к акту не предъявят претензии ни налоговики, ни контрагенты.
Помимо обязательных реквизитов в акте обязательно должны быть:
– период, за который проводится сверка;
– остаток задолженности на начало периода, за который проводят сверку;
– остаток задолженности на конец периода;
– перечень первичных документов, на основании которых возникли взаимные задолженности (договоры, счета и др.);
– перечень документов, подтверждающих оплату.
В то же время судьи высших инстанций придерживаются противоположной точки зрения. По их мнению, подписывать акт сверки может только тот сотрудник, за которым официально закреплено данное полномочие* (см. п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15 и Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 15 ноября 2001 г. № 18).
Поэтому лучше заранее определить круг лиц, имеющих право подписи в акте сверки, и закрепить их полномочия в должностных инструкциях, доверенностях или специальных приказах.
Журнал «Главбух» № 19, Октябрь 2009