В письме Минфина № 03-11-11/42288 финансисты отметили, что при перечислении денег на личные банковские карты сотрудников для оплаты расходов организации в учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. И уточнили, что в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными. И что организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о переводе подотчетных сумм на его карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Такими документами могут быть оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Проверка авансового отчета
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергей Разгулин
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Станислав Бычков
заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России
2.Ситуация: Обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации
Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.*
Однако, если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Сергей Разгулин
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
3.Статья:Уточнен порядок выдачи подотчетных средств через банковскую карту
Нужно обеспечить возможность идентификации
Однако в комментируемом письме № 03-11-11/42288 финансисты напомнили, что при перечислении денег на личные банковские карты работников для оплаты хознужд (товаров, материалов) в учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. И уточнили, что в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являютсяподотчетными. И что организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о переводе подотчетных сумм на его карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой. Это необходимо для точной идентификации средств, выданных под отчет, чтобы не смешивать их с зарплатой.*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 10, ОКТЯБРЬ 2014