Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет
Заявление на выдачу подотчетных сумм
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.*
Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные* (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Минфин разрешил перечислять подотчетные средства на зарплатные карты
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документ:Письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288.
Что изменилось в работе: Условие о выдаче подотчетных на личные карты сотрудников безопаснее закрепить в учетной политике. А с работников собирать заявления с реквизитами их карт.
Разъясняет Кирилл Котов, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:
— Подотчетные средства, в том числе перечисленные на карту сотрудника, освобождаются от НДФЛ при наличии подтверждающих документов: чеков, квитанций и др. Способ оплаты — картой или наличными — не важен.
Компания вправе перевести подотчетные деньги на зарплатную или другую личную карточку работника. К такому выгодному выводу пришли чиновники Минфина России в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Но тут же привели три условия для безналичной выдачи денег под отчет.* В новом письме речь идет о компании на упрощенке и деньгах, выдаваемых на хозяйственные нужды. Но выводы актуальны для всех компаний и касаются любых подотчетных сумм.
Первое условие — в платежке должно быть сказано, что перечисляются именно подотчетные*. С этим мы не спорим.
Второе — правило о переводе денег на карты надо включить в учетную политику.* Однако в законодательстве нет ни такого требования, ни ответственности за то, что данного условия в учетной политике не будет. Его корректнее закрепить в другом локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетниками.
Третье условие — подотчетник должен подать заявление с реквизитами карты. А к авансовому отчету приложить документы, подтверждающие оплату этой картой.* В то же время по закону заявление обязательно только при выдаче подотчетных из кассы, а не при переводе на карту (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тем не менее удобнее его составить — вам не надо будет искать реквизиты карты, особенно если их у сотрудника несколько. Образец мы привели ниже.*
Журнал «Главбух», № 20, октябрь 2014