Несмотря на то, что сотрудник принят по ученическому договору, Вы имеете право выплачивать ему компенсацию за разъездной характер работы, если это прописано в договоре. Так как, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить таким сотрудникам расходы на проезд и проживание во время служебной поездки; суточные; иные расходы, связанные с разъездным характером работы. То есть, организация может компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой. Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, следует прописать в локальном нормативном акте, договоре.
Исходя из вопроса, Ваш сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях. В этом случае на время поездки Вы можете заключить с ним договор аренды. Документальным подтверждением расходов на ГСМ будет являться кассовый чек АЗС и путевой лист. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы
Состав расходов
К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя*.
При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).
Документальное подтверждение расходов
Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д*.
Установление разъездного характера работ
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка*. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.
Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль: расходы на ГСМ
Главбух советует: чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.
В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. № А44-3149/2005-9)*.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
20.05.2015 г.
С уважением,
Моргун Виолетта, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».