Да, правомерны, а заверять и представлять документы должно любое лицо, уполномоченное на это действующим руководителем налогоплательщика.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Разъяснены спорные вопросы налоговых проверок
Налоговое ведомство направило подведомственным инспекциям письмо, в котором ответило на вопросы, касающиеся налогового контроля*.
* Письмо ФНС России от 13 сентября 2012 г. №АС-4-2/15309.
Проверку проводит инспекция по местонахождению
При смене места регистрации решение о проведении выездной проверки выносит инспекция, в которой зарегистрировано предприятие на момент вынесения этого решения*.
Это обусловлено тем, что предприятие считается снятым с учета в налоговой инспекции по прежнему местонахождению и поставленным на учет в налоговой по новому местонахождению с момента внесения об этом записи в Единый государственный реестр юридических лиц*.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Поэтому, даже если решение о проверке принято инспекцией по прежнему местонахождению за один день до внесения такой записи, оно правомерно*.
А.Н. Зимин,
налоговый консультант
2. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 05.05.2012 № 03-02-07/1-110 «О вынесении решения налоговым органом о проведении выездной налоговой проверки организации»
Вопрос:*
Налогоплательщиком в установленном законом порядке было принято решение о внесении изменений в устав общества в связи со сменой адреса регистрации общества. Необходимые для внесения изменения документы были представлены в налоговый орган, осуществляющий государственную регистрацию.
Получив документы о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой адреса нахождения общества, налоговый орган назначил выездную налоговую проверку.
В соответствии с п.2 ст.89 НК РФ решение о проведении выездной налоговой проверки выносит налоговый орган по месту нахождения организации.
Формально решение о выездной налоговой проверке вынесено между датой подачи документов о внесении изменений в ЕГРЮЛ и регистрацией изменений. Таким образом, к моменту получения решения о проведении выездной налоговой проверки общество уже находилось в другом городе, и проведение проверки стало крайне затруднительным в связи с необходимостью представления документов, которые находятся в другом городе. Соблюдение сроков представления документов в связи с необходимостью их доставки из другого города весьма затруднительно.
В настоящий момент общество снято с налогового учета в налоговом органе, проводящем выездную налоговую проверку. Насколько правомерно проведение выездной налоговой проверки налоговым органом, в котором общество не состоит на налоговом учете?
В соответствии с обращением Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее*.
Согласно подпункту 2 пункта 1 и пункту 3 статьи 21, пункту 2 статьи 24 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) право получать от Минфина России письменные разъяснения по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах предоставлено налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам.
Письменные разъяснения по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах Минфином России представляются организациям только в связи с выполнением ими обязанностей, соответственно, налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов.
Налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Кодексом. При этом полномочия представителя должны быть документально подтверждены в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами (статья 26 Кодекса).В связи с тем что к обращению не приложены документы, подтверждающие полномочия представлять конкретного налогоплательщика-организацию, и отсутствует информация о конкретном налогоплательщике, оснований для ответа по существу обращения не имеется.
Вместе с тем сообщается, что в соответствии с пунктом 2 статьи 89 Кодекса решение о проведении выездной налоговой проверки выносит налоговый орган по месту нахождения организации, если иное не предусмотрено указанным пунктом.
Таким образом, решение о проведении выездной налоговой проверки организации выносит налоговый орган, в котором эта организация состоит на учете по месту своего нахождения до внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц в связи с переменой ее места нахождения».
3. Рекомендация: Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке
Способы представления документов
Документы, запрошенные инспекцией в ходе выездной налоговой проверки, организация должна представить:*
- на бумаге (в виде копий или подлинников в зависимости от того, как указано в требовании);
- в электронном виде (если документы, истребуемые у организации, составлены в электронном виде по установленным форматам).
Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ*.
Порядок представления документов в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи) утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. Также разработаны электронные форматы отдельных документов, которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде. В частности, приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные форматы накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)*.
Бумажные копии
Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:*
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
- дату заверения и печать.
Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации)*.
Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст*.
Следует отметить, что заверена должна быть копия каждого документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя. Такие разъяснения, основанные на документах, регулирующих порядок ведения делопроизводства, содержатся в письмах Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459. Вместе с тем, если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку документов, оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ нет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011, от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011, от 30 августа 2012 г. № А75-10187/2011)*.
При подаче многостраничных документов организация может заверить либо копию каждого листа, либо весь прошитый документ в целом. Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:*
- текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
- при чтении документ не расшивается (не разрушается);
- все листы в документе пронумерованы;
- в заверительной надписи указано общее количество листов документа.
Об этом сказано в пункте 21 письма ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309*.
Главбух советует: если документы, которые затребовала инспекция, представляются на бумажных носителях, передавайте их по описи (акту), составленной в двух экземплярах.
В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.
Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, при утере документов инспекцией или почтовой службой), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.
Олег Хороший
государственный советник налоговой службы РФ II ранга
20.06.2014 г.
С уважением,
Геннадий Винников, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Ганаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».