Предметом проверки налоговых органов является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях (у индивидуальных предпринимателей), осуществляющих наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт (п. 5 и п.6 Регламента). Налоговые органы проверяют документы за определенный период времени и, если предыдущий главный бухгалтер еще вела учет в данном периоде, то действия налоговых органов правомерны.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Ситуация: Кто обязан вести кассовую книгу.
Сведения о движении наличных денежных средств нужно отражать в кассовой книге по форме № КО-4 (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это требование распространяется на все организации независимо от применяемой ими системы налогообложения (п. 1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ). Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не вести кассовую книгу (абз. 9 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Внимание: если в кассовой книге несвоевременно (или не полностью) отражаются операции с наличными деньгами, налоговая инспекция может оштрафовать организацию.
Неоприходование денежных средств в кассу организации является одним из нарушений кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ). Под оприходованием понимается отражение в кассовой книге всех наличных денежных поступлений в размере, подтвержденном кассовыми документами (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Для проверки полноты оприходования наличных денег в кассу налоговые инспекции сверяют данные кассовой книги с данными первичных документов. Основным признаком неоприходования наличных денег в кассу является расхождение между этими данными. Если при проверке такое расхождение выявлено, то привлечение организации к ответственности правомерно. Такая позиция поддерживается судебной практикой (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007)*.
Также неоприходованием суд может признать несвоевременное внесение в кассовую книгу записей о полученных денежных средствах (записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличных денег) (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).
Контролировать правильное ведение кассовой книги должен главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель (абз. 8 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это означает, что при наличии вины они могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*
За неоприходование наличных денег в кассу налоговая инспекция может оштрафовать организацию и (или) ее должностных лиц. Размер штрафа составляет:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц (предпринимателя; главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера – для руководителя организации) – от 4000 до 5000 руб.
Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.
Из рекомендации «Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)»
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: К кому инспекторы придут в ближайшее время с кассовой проверкой
Важная деталь
Проверять кассовую дисциплину будут только после тщательного предпроверочного анализа у тех компаний, которые попадают в одну из трех групп риска.
В ФНС обеспокоены низкой результативностью проверок кассовой дисциплины. В прошлом году она составляла 64 процента, в то время как по выездным налоговым проверкам — почти 100 процентов. Причина в том, что чаще всего на кассовых проверках ревизоры предъявляют штрафы за неприменение ККТ, поскольку это проще всего. А надо искать глубже — неоприходованную выручку и налоговые нарушения в связи с этим. Поэтому решено кардинально изменить подход инспекторов не только к проведению кассовых проверок, но и к их подготовке. ФНС требует от подчиненных отбирать кандидатов так же тщательно, как и на выездные проверки, — с помощью предпроверочного анализа.
Кандидатов на проверки чиновники поделили на три группы риска исходя из нарушений в компании, о которых стало известно налоговикам. Причем информация об этом у них исчерпывающая, ведь предпроверочный анализ по кассовым проверкам проводят те же инспекторы, что делают его по выездным ревизиям. Ниже приведены причины, по которым компания может оказаться в той или иной группе риска. Выбирать начнут в первую очередь среди тех, кто относится к первой группе риска.
Когда в компании наиболее вероятна кассовая проверка
Высокая вероятность проверки
Компания попадет в первую группу риска, если:
1. ККТ компании, зарегистрированная в налоговой. Но при этом организация не сдает отчетность, либо представляет нулевые декларации, либо налоговики знают, что компания ведет расчеты наличными (например, по чекам от покупателей).
2. У компании, которая по факту ведет финансово-хозяйственную деятельность, нет расчетного счета в банке.
3. На счет компании поступает выручка от деятельности, при которой ККТ обязательна, например от розничной торговли. Но зарегистрированной ККТ нет.
4. Налоговики сняли ККТ с учета, а другую кассу компания не зарегистрировала.
5. Проверить компанию поручило УФНС России.
Средняя вероятность проверки
Компания попадет во вторую группу риска, если:
1. В ЕГРЮЛ у компании назван вид деятельности, при котором обязательна ККТ. Но касса в ИФНС не зарегистрирована.
2. В чеках компании инспекторы обнаружили неверный КПК.
3. Из налоговых деклараций видно, что компания ведет деятельность, при этом отсутствуют расчетные счета или зарегистрированная ККТ.
4. Налоговикам поступили жалобы покупателей о том, что компания не выдает кассовые чеки.
5. Судя по рекламе в СМИ, Интернете, компания продает товары, работы, услуги за наличный расчет. Но ККТ в инспекции не зарегистрирована.
Низкая вероятность проверки
Компания попадет в третью группу риска, если:
1. По результатам последней ревизии инспекторы оштрафовали компанию за нарушение кассовых правил.
2. Сумма доходов компании на упрощенке приближается к лимиту. По мнению налоговиков, в компании могут сознательно занижать выручку, чтобы не слететь со спецрежима.
3. Компания раньше применяла ЕНВД, но перешла на общую систему и в связи с этим должна использовать ККТ.
4. Компания не заменила ЭКЛЗ после того, как истек срок ее эксплуатации (один год). Но в отчетности отражает доходы.
5. Компания ведет деятельность в торговых центрах, на рынках.
6. Налоговики не проверяли компанию более трех лет с момента регистрации ККТ.
Как часто будут приходить с проверками
В законе нет ограничений по поводу того, сколько раз в год налоговики могут приходить в компанию с кассовыми проверками (письмо ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195). Но план по ним — ежемесячный. Правда, по-прежнему секретный. В отличие от всех других неналоговых проверок, планы по которым давно публикуются на сайтах прокуратуры. Инспекторам только запрещено проводить внеплановые проверки*.
Какие документы будут проверять
Основные документы, которые запрашивают инспекторы на проверках кассовой дисциплины, приведены в пункте 29 Административного регламента (утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н) и в пункте 34 Административного регламента (утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н). Отсутствие запрошенной кассовой первички, ошибки в ней и расхождения станут поводом для претензий и штрафа в размере до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).*
Осторожно!
Из-за ошибок и неточностей в кассовой первичке инспекторы могут решить, что в компании не все в порядке с оприходованием наличной выручки.
Приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации. Подозрения вызовут путаница или ошибки в номерах этих документов. Например, когда у разных ордеров одинаковый номер, или номера проставлены в хаотичном порядке, или ордера вообще не пронумерованы. Инспекторы могут решить, что с учетом выручки в компании не все ладно.*
Кассовая книга. Оформлять ее надо в головном офисе и отдельно во всех обособленных подразделениях. Опасно полагать, что отдельная книга нужна только для филиалов. За отсутствие книги в подразделении возможен штраф от 40 000 до 50 000 руб. (письмо ФНС России от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827@)*.
Приказ о лимите наличных денег. Если компания рассчитала лимит неверно, например исходя из объемов выдачи наличных денег, а не из выручки, возможен штраф в размере 50 000 руб*.
Авансовые отчеты. За выявленные не возвращенные в срок подотчетные суммы инспекторы могут выписать штраф до 50 000 руб. И отметить для себя, что у сотрудника возник доход по НДФЛ.
Другие кассовые документы. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (если в компании есть старший кассир), журнал кассира-операциониста*.
Главное, о чем важно помнить
1 Выходить на кассовую ревизию инспекторы будут теперь после тщательного предпроверочного анализа. Это значит, что придут только к тем, у кого, по мнению налоговиков, есть нарушения.
2 Периодичность кассовых проверок ничем не ограничена, поэтому проверять кассовую дисциплину могут сколько угодно раз в год. Планы проверок инспекторы составляют на месяц.
Журнал «Главбух» № 3, Февраль 2014
15.07.2014 г.
С уважением,
Виолетта Моргун, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».