Резерв на оплату отпусков в 2022 году в налоговом и бухгалтерском учете различается. Ведь для налогов его создают добровольно, а для бухучета использовать его надо обязательно. В статье рассмотрим, как создать и использовать резерв на оплату отпусков в 2022 году.
Новое! Резерв на оплату отпусков в 2023 году: как его создать и использовать
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете в 2022 году
В налоговом учете резерв отпусков создают, чтобы равномерно учитывать расходы в течение года (ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков формируют с другими целями – чтобы учитывать обязательства, которые возникают у организации в ходе ее работы (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).
Чтобы ничего не пропустить при создании резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете, проверьте себя по наглядной пошаговой схеме от экспертов Системы Главбух.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете: схема действий
Резерв на оплату отпусков обязателен или нет в 2022 году? В бухучете формировать резерв на оплату отпусков обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010.
Во-первых, резерв на оплату отпусков признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина от 14.06.2011 № 07-02-06/107).
Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.
При этом применять ПБУ 8/2010 обязаны все организации. Исключение – организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 и 5 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Как отразить в бухучете начисление отпускных, если резерв на оплату отпусков не создается, рассказали эксперты Системы Главбух.
Кто обязан создавать резерв на оплату отпусков, как правильно его оценить и отразить в бухучете, а также что нужно прописать в учетной политике, чтобы создать резерв в налоговом учете, как рассчитать предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв и учесть расходы при налогообложения прибыли, смотрите в рекомендации.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете в 2022 году
В бухучете величина резерва должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал.
Это следует из общего правила, по которому надо определять размер оценочных обязательств согласно разделу III ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо (п. 15 ПБУ 8/2010).
Однако конкретная методика определения величины резерва разделом III ПБУ 8/2010 не предусмотрена. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Большинство бухгалтеров не создают резерв по отпускам в налоговом учете. Хотя он помогает равномерно распределять расходы. А компании с равномерными расходами вызывают доверие налоговиков. Как посчитать отпускные по действующим правилам, смотрите в Системе Главбух.
Как рассчитать отпускные без ошибок
Наиболее оптимальный вариант – оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК). Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно (ч. 4 ст. 13 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал – чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.
Важная деталь – в бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной (п. 24 ПБУ 8/2010).
В новом спецпроекте Системы Главбух «Оформление и расчет отпускных в 2022 году» есть все, что вам нужно, чтобы оформить и рассчитать отпускные с учетом последних изменений, образцы документов и памятки.
Проводки для резерва на оплату отпусков
В бухучете резерв на оплату отпусков учтите на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов (счет 96)).
Резервирование сумм отразите по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата сотрудников, по будущим отпускам которых рассчитываете оценочные обязательства:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.
Создав резерв в бухучете, спишите затраты по отпускным за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите отчисления в резерв на оплату отпусков (п. 8, 21 ПБУ 8/2010, Инструкция к плану счетов (счет 96)).
Предположим условный пример. ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей бухучета прописало следующий порядок расчета оценочного обязательства на оплату отпусков:
1. Оценочное обязательство на оплату отпусков определяется на последнее число каждого квартала.
2. Основная сумма оценочного обязательства рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.
3. Основная сумма оценочного обязательства увеличивается на сумму страховых взносов. При этом взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитываются по общеустановленным тарифам.
По состоянию на 31 декабря в организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Поэтому на 31 декабря величина оценочного обязательства на оплату отпусков равна нулю.
По данным кадровой службы на 31 марта число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками организации составляет 51 день, в том числе:
- 25 дней отпуска причитается сотрудникам основного производства;
- 16 дней отпуска – сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;
- 10 дней отпуска – сотрудникам управленческого аппарата.
Средний дневной заработок в организации за период с 1 октября по 31 марта равен 1371 руб.
Средний заработок на одного сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом в организации за период с 1 января по 31 марта, составляет 81 368 руб. Таким образом, оценочное обязательство за I квартал нужно рассчитать с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по суммарному тарифу 30 процентов.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в течение года организация начисляет по тарифу 0,2 процента с доходов всех сотрудников.
Бухгалтер оценивает величину резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта. С этой целью сначала он определил размер оценочного обязательства исходя из среднего дневного заработка:
51 дн. × 1371 руб. = 69 921 руб.
Затем с этой суммы бухгалтер рассчитал сумму страховых взносов:
69 921 руб. × (30% + 0,2%) = 21 116,14 руб.
Таким образом, величина резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта составляет:
69 921 руб. + 21 116,14 руб. = 91 037,14 руб.
В учете бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
– 44 626,05 руб. (91 037,14 руб. × 25 дн. : 51 дн.) – начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам основного производства;
Дебет 25 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
– 28 560,67 руб. (91 037,14 руб. × 16 дн. : 51 дн.) – начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;
Дебет 26 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
– 17 850,42 руб. (91 037,14 руб. × 10 дн. : 51 дн.) – начислен резерв на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете в 2022 году
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете может создать организация, применяющая метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК).
В таком случае на сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже до того месяца, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.
Организации, применяющие кассовый метод, в налоговом учете создать резерв не могут. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе всегда учитываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.
Чтобы ничего не пропустить при создании резерва на оплату отпусков в налоговом учете, проверьте себя по наглядной пошаговой схеме от экспертов Системы Главбух.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете: схема действий
Как считать резерв
Все резервы предстоящих выплат сотрудникам формируйте по единой схеме (п. 6 ст. 324.1 НК). Чтобы рассчитать ежемесячные отчисления в резерв, составьте специальный расчет или смету. В нем укажите:
- предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда и выплат с учетом страховых взносов;
- процент ежемесячных отчислений в резервы.
Форма расчета – произвольная, но в ней должны быть обязательные реквизиты. Это требования статьи 324.1 НК, пункта 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и письма Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147.
Расчет ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам прописан в абзаце 2 пункта 1 статьи 324.1 НК. Для этого используйте формулу:
Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам |
= |
Предполагаемый размер выплаты на предстоящий год с учетом страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев |
: |
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев |
× |
100 |
Организация сама определяет предполагаемую годовую сумму зарплаты или выплат, на которые формирует резерв. Расчет пропишите в смете по произвольной форме. В нее включите только экономически обоснованные данные и подтвердите их первичными документами. Например, Положением об оплате труда, коллективным договором, штатным расписанием, графиком отпусков и т. д. Это указано в пункте 1 статьи 324.1, пункте 1 статьи 252 НК и подтверждено в письме Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147.
Предполагаемую сумму зарплаты можно рассчитать исходя из:
- данных о численности сотрудников на предстоящий год;
- установленной в организации системы оплаты труда.
Предполагаемую сумму предстоящих выплат можно рассчитать исходя из:
- действующей методики расчета отпускных;
- продолжительности отпусков, предоставляемых сотрудникам организации;
- положений о выплате вознаграждения за выслугу лет или вознаграждения по итогам года.
Определяя предполагаемую годовую сумму предстоящих выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв на оплату отпусков, учитывайте только дни предстоящих ежегодных отпусков (основных и дополнительных). Дни отпусков, которые сотрудники не использовали в предыдущие годы, в расчет не включайте. Ведь под них вы уже создавали резервы, остатки которых перенесли на текущий год. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/617, от 13.07.2010 № 03-03-06/2/125.
В главе 25 НК не установлены правила определения предельной суммы отчислений в резервы предстоящих выплат сотрудникам. Она может быть равна предполагаемой сумме выплат или превышать ее. Главное, чтобы эта сумма была экономически обоснована и подтверждена документами (п. 1 ст. 252 НК).
Ежемесячную сумму отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитайте по формуле:
Ежемесячная сумма отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам |
= |
Фактическая сумма расходов на оплату труда (без учета предстоящих выплат) с учетом взносов на обязательное страхование и на страхование от несчастных случаев |
× |
Ежемесячный процент отчислений в резерв |
В учетной политике ООО «Альфа» для целей налогообложения на очередной год предусмотрено:
создание резерва на оплату отпусков;
расчет ежемесячных отчислений в резерв с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
ежемесячный процент отчислений в резерв в размере 8,7 процента;
предельная сумма отчислений в резерв за год в размере 493 920 руб.
«Альфа» начисляет:
взносы на обязательное страхование по суммарному тарифу 30 процентов;
взносы на страхование от несчастных случаев по тарифу 0,2 процента.
В январе сумма расходов на оплату труда без отпускных с учетом всех страховых взносов составила 412 698 руб.
За январь сумма отчислений в резерв составила:
412 698 руб. × 8,7% = 35 905 руб.
Ответственность за отсутствие резерва
В налоговом учете формирование резерва дело добровольное, а в бухгалтерском — это обязанность компании. Игнорировать опасно. Есть риск, что компанию оштрафуют за грубое нарушение учета доходов и расходов.
Тех, кто обязан, но не создает резервов на отпускные в бухучете, ждет наказание. Им могут выставить как налоговый, так и административный штраф. Как рассчитывать резерв на оплату предстоящих отпусков в бухгалтерском и налоговом учете, чтобы избежать штрафов смотрите в Системе Главбух.
Как формировать резерв на оплату отпусков в 2022 году
Налоговый штраф
Отказ создавать, использовать или пересматривать резерв означает, что в бухучете и регистрах будут неверно отражены расходы на отпуск. Налоговые инспекторы посчитают это грубым нарушением правил учета доходов и расходов.
За такое нарушение в течение одного года штраф организации выпишут в размере 10 000 руб. Если то же зафиксируют в период за несколько лет, то штраф увеличат до 30 000 руб.
Административный штраф
Если же из-за отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, то заплатить придется и административный штраф. Именно такое пороговое значение установлено в КоАП для признания грубого нарушения требований к бухучету, в том числе бухгалтерской отчетности.
Если искажение найдут, то должностных лиц оштрафуют на сумму от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.
Поступить так могут с руководителем или тем, кто назначен ответственным за ведение бухучета, например, главным бухгалтером. Убедиться в этом можно, заглянув в статью 15.11 КоАП.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Заявление на отпуск с последующим увольнением: как оформить, образец
- Инструкция по работе с ПБУ 18/02 в последней редакции
- Умный график отпусков на 2024 год: как составить, заполнить и утвердить
- Предоставление отпуска авансом
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера