Бухучет расходов
Бухучет затрат на бесплатное питание сотрудников зависит от того, предусмотрено ли такое условие в трудовых (коллективном) договорах.
Если предусмотрено, спишите эти затраты на себестоимость как расходы на оплату труда (п. 5 и 8 ПБУ 10/99). Если организация ежемесячно выплачивает сотрудникам определенные денежные суммы на питание, то порядок и условия выплаты компенсаций нужно прописать в коллективном или трудовых договорах.
Размер компенсации, как правило, устанавливается с учетом стоимости обедов в ближайших точках общепита и количества рабочих дней в месяце.
Начисление и выплату денежных компенсаций на питание отразите проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 44 …) КРЕДИТ 70
– начислена компенсация стоимости питания, предусмотренная трудовым (коллективным) договором;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
– выплачена компенсация стоимости питания.
Если организация оплачивает сторонней организации готовые обеды, то обеды могут:
- доставляться непосредственно в офис;
- отпускаться в помещении кафе (в заранее согласованное время), с которым организация заключила договор на обслуживание сотрудников.
Расходы, связанные с доставкой готовых обедов в офис, отрази-те проводками:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 (50)
– оплачены обеды, предоставляемые сотрудникам;
ДЕБЕТ 41 (19) КРЕДИТ 60
– отражена стоимость обедов при их приобретении;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 41
– списана стоимость обедов.
При обслуживании сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору сделайте проводки:
ДЕБЕТ 20 (23, 44 …) КРЕДИТ 60
– отражена стоимость бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– оплачены обеды;
ДЕБЕТ 20 (23, 44 …) КРЕДИТ 70
– включена в состав расходов на оплату труда стоимость бесплатных обедов;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам.
Питание сотрудников в собственной столовой организации возможно, если на ее балансе есть структурное подразделение (как правило, столовая), которое готовит бесплатные обеды для сотрудников.
Расходы, связанные с приготовлением пищи, отразите на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»:
ДЕБЕТ 29 КРЕДИТ 10 (41)
– переданы продукты для приготовления бесплатных обедов;
ДЕБЕТ 29 КРЕДИТ 70 (69)
– начислена зарплата сотрудникам столовой (с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний);
ДЕБЕТ 29 КРЕДИТ 02
– начислена амортизация оборудования столовой.
При бесплатном питании сотрудников столовая компании не получает доходов (п. 2 ПБУ 9/99). Поэтому при отпуске продукции столовой счет 90 «Продажи» не используйте (Инструкция к Плану счетов). Операции, связанные с предоставлением бесплатного питания сотрудникам в столовой организации, отразите следующими проводками:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 29
– отражена безвозмездная передача продукции столовой в счет оплаты труда сотрудников;
ДЕБЕТ 20 (23, 44 …) КРЕДИТ 70
– затраты на бесплатное питание отражены в составе расходов на оплату труда.
Если трудовыми (коллективными) договорами затраты на бесплатное питание сотрудников не предусмотрены, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).
При начислении денежной компенсации сделайте запись:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
– начислена компенсация стоимости питания.
Расходы, связанные с доставкой готовых обедов в офис, отрази-те проводками:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 (50)
– оплачены обеды, предоставляемые сотрудникам;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
– отражена стоимость обедов при их приобретении;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– предоставлены бесплатные обеды сотрудникам;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 41
– списана стоимость обедов.
При обслуживании сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору сделайте проводку:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
– отражена стоимость обслуживания сотрудников на предприятии общепита.
Стоимость бесплатного питания сотрудников в собственной столовой организации отразите так:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 29
– отражена безвозмездная передача продукции столовой сотрудникам организации.
Расходы на бесплатное питание сотрудников, не предусмотренные коллективным или трудовыми договорами, не уменьшат налогооблагаемую прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Поэтому при общей системе налогообложения в бухучете нужно фиксировать постоянные разницы и отражать постоянные налоговые обязательства (п. 7 ПБУ 18/02).
При этом нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.
Зарплатные налоги
Налогообложение операций, связанных с организацией бесплатного питания сотрудников, зависит от того, ведется ли персональный учет расходов на бесплатное питание каждого сотрудника.
Это условие имеет значение, в частности, для начисления НДФЛ и взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Стоимость питания, предоставленного сотрудникам бесплатно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Если персональный учет расходов на питание ведется (например, с помощью талонов), то с суммы такого дохода организация обязана удержать НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Базой для начисления НДФЛ является рыночная стоимость предоставленного питания с учетом НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ). НДФЛ удержите за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Исключение составляет стоимость питания, предоставленного сотрудникам, которые привлекаются для проведения сезонных полевых работ. В этом случае НДФЛ удерживать не нужно. Об этом сказано в пункте 44 статьи 217 Налогового кодекса.
Ситуация: как рассчитать НДФЛ, если организация обеспечивает сотрудников бесплатным питанием по принципу шведского стола
Объектом обложения НДФЛ является доход сотрудника (ст. 209 НК РФ). При предоставлении бесплатного питания доходом признается экономическая выгода, полученная в натуральной форме. Чтобы правильно рассчитать налог, доход нужно оценить (ст. 41 НК РФ). Но если бесплатное питание организовано по принципу шведского стола, определить величину дохода, полученного каждым сотрудником, невозможно. В такой ситуации удержать НДФЛ нельзя. Подобная точка зрения подтверждена постановлениями ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2008 г. № А56-30516/2006 и ФАС Поволжского округа от 16 ноября 2006 г. № А12-4773/06-С36.
Тем не менее контролирующие ведомства требуют, чтобы организации исполняли обязанности налоговых агентов, предусмотренные пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, и обеспечивали индивидуальный учет всех доходов сотрудников, в том числе и полученных ими в форме бесплатного питания. В письмах от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117 и от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).
Но на практике целесообразнее организовать учет посещений столовой каждым сотрудником организации. Если организация не может определить величину доходов сотрудников в виде бесплатного питания по принципу шведского стола, тогда ее определит налоговое ведомство расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 22 июня 2009 г. № А55-14976/2008).
Только в отношении оплаты корпоративных праздников финансовое ведомство соглашается с тем, что в этом случае не надо платить НДФЛ, поскольку нет возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником (письмо Минфина России от 15 апреля 2008 г. № 03-04-06-01/86). Тем не менее указанное письмо нельзя однозначно распространить на бесплатное питание. Это объясняется тем, что при проведении корпоративных праздников сотрудникам предоставляется не только бесплатное питание, но и всевозможные развлекательные мероприятия и т. п.
Чтобы избежать споров с налоговыми инспекторами по поводу расчета НДФЛ со стоимости шведского стола, лучше предусмотреть такой способ организации питания, при котором можно четко установить, на какую сумму поел сотрудник.
Вариантов может быть несколько.
1. Просто выплачивать сотрудникам фиксированную сумму на питание.
2. Заказывать обеды в офис по заранее составленным заявкам сотрудников. Как правило, на практике из предложенного меню сотрудники выбирают определенный набор блюд на неделю вперед.
3. Если речь идет о питании в столовой, можно организовать питание сотрудников по талонам. При такой системе каждому сотруднику под роспись в расчетной ведомости кассир выдает талоны на определенную сумму. Сотрудник за свои обеды отдает талоны. Ведомости передаются в бухгалтерию, и в конце каждого месяца стоимость питания включается в совокупный доход сотрудника.
В столовой или кафе сотрудник предъявляет служебное удостоверение, подтверждая таким образом право на бесплатное питание (по договоренности организации с организациями общепита). Стоимость обеда записывают за этим сотрудником в специальном реестре, который в конце месяца передается в расчетный отдел бухгалтерии.
Пример
ООО «Альфа» организует для своих сотрудников ежедневные бесплатные обеды по принципу шведского стола. Организация ведет учет посещений столовой каждым сотрудником. В коллективном договоре сказано, что обеды предоставляются бесплатно, а размер доходов, полученных каждым сотрудником, ежемесячно определяется расчетным путем на основе общей стоимости бесплатного питания.
В «Альфе» работают семь человек. По данным учета посещений столовой, в июне все сотрудники организации, кроме менеджера Кондратьева А. С., воспользовались услугами шведского стола по 20 раз. Кондратьев болел пять дней, поэтому он посещал столовую только 15 раз.
Общая стоимость бесплатного питания за июнь составила 27 000 руб. (в том числе НДС – 4119 руб.). В этом месяце сотрудникам было предоставлено 135 обедов (20 шт. × 6 чел. + 15 шт. × 1 чел.).
Средняя стоимость каждого обеда составляет 200 руб. (в том числе НДС – 31 руб.) (27 000 руб. : 135 шт.).
НДФЛ со стоимости бесплатных обедов, предоставленных Кондратьеву, бухгалтер «Альфы» рассчитал так:
200 руб. × 15 шт. × 13% = 390 руб.
Сумма НДФЛ со стоимости бесплатных обедов, предоставленных остальным сотрудникам, равна:
200 руб. × 20 шт. × 13% = 520 руб.
За нарушение правил учета объектов налогообложения налоговая инспекция может наложить на организацию штраф в размере 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, налоговая инспекция может оштрафовать организацию и за то, что она не выполнила обязанности налогового агента и не удержала НДФЛ со стоимости бесплатного питания. По статье 123 Налогового кодекса РФ размер штрафа составляет 20 процентов от суммы, которую надо было удержать и перечислить в бюджет (обычно за эту сумму принимают 13% от общей суммы затрат на питание по принципу шведского стола). За неполное удержание НДФЛ налоговому агенту могут быть начислены пени (п. 1 и 7 ст. 75 НК РФ).
Если при предоставлении бесплатного питания можно определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником, со стоимости бесплатного питания нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Базой для начисления страховых взносов является стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из цен, указанных в трудовом договоре, с учетом НДС и акцизов (ч. 6 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Базой для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний являются выплаты в рамках трудовых отношений. Если бесплатное питание предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами и выдается в счет оплаты труда, то с его стоимости нужно начислить взносы.
Налоговый учет расходов
Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должно быть выполнено два условия:
- затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;
- организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.
Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает.
Такой порядок следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/4/26.
Ситуация: можно ли включить в состав расходов на оплату труда затраты на бесплатное питание сотрудников. Вести учет расходов по каждому сотруднику невозможно (например, питание предоставляется по принципу шведского стола). Организация применяет общую систему налогообложения
Нет, нельзя. Учесть расходы на бесплатное питание сотрудников можно при соблюдении двух условий:
- бесплатное питание предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами (п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ), например специальным разделом, включенным в трудовые (коллективный) договоры;
- есть возможность определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником.
Наличие второго условия объясняется тем, что затраты на бесплатное питание учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). То есть представляют собой часть оплаты труда, выданной в натуральной форме. Сумма оплаты труда, которая начислена каждому сотруднику, должна быть документально подтверждена (ст. 252 НК РФ). Для этого должен вестись учет затрат по каждому сотруднику.
Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить величину затрат по каждому сотруднику, такие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. Подобный вывод был сделан в письме Минфина России от 4 марта 2008 г. № 03-03-06/1/133.
При кассовом методе расходы на оплату труда включите в налоговую базу по факту выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в налоговом учете стоимость бесплатных обедов, предоставленных в течение месяца, отразите одновременно с выдачей зарплаты. При методе начисления – в последний день месяца, к которому относятся расходы на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, затраты на бесплатное питание нужно учесть раздельно в зависимости от того, какой категории персонала предоставлены обеды (начислены денежные компенсации). Это объясняется тем, что расходы на оплату труда подразделяются на прямые и косвенные.
Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Пример
ООО «Торговая фирма “Гермес”» предоставляет своим сотрудникам денежные компенсации расходов на питание. Порядок предоставления компенсаций прописан в трудовом договоре. На первое полугодие 2015 года размер ежедневной компенсации утвержден приказом руководителя организации в сумме 120 руб.
В мае 2015 года – 18 рабочих дней. В штате организации – 16 человек.
В течение месяца два сотрудника находились в отпуске, один был в командировке (5 рабочих дней), еще один болел (7 рабочих дней). Остальные сотрудники отработали месяц полностью.
Количество человеко-дней, за которые начисляется компенсация, в мае 2015 года составляет:
(16 чел. – 4 чел.) × 18 дн. + 1 чел. × (18 дн. – 5 дн.) + 1 чел. × (18 дн. – 7 дн.) = 240 чел/дн.
Общая сумма компенсации равна:
120 руб. × 240 чел/дн. = 28 800 руб.
По окончании месяца бухгалтер «Гермеса» включил начисленные суммы компенсаций в доход каждого сотрудника.
Предположим, что стандартные налоговые вычеты по НДФЛ работникам не полагаются. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента.
Сумма доходов каждого сотрудника, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, не превысила лимит. Поэтому взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет в общем порядке.
При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» включил в расходы сумму компенсации и начисленные на нее страховые взносы.
Ситуация: нужно ли начислить НДС на стоимость бесплатных обедов, предоставляемых сотрудникам по инициативе компании
Да, нужно, если бесплатное питание предоставляется сотрудникам в натуральной форме персонифицированно.
НДС со стоимости бесплатного питания в натуральной форме нужно начислить в том случае, если оно предоставляется сотрудникам персонифицированно. Такая операция признается безвозмездной передачей товаров и облагается НДС. Налоговой базой при этом является рыночная стоимость обеда без НДС. Сумма входного НДС, предъявленная продавцами соответствующих товаров, подлежит вычету в общеустановленном порядке.
Такие выводы следуют из подпункта 1 пункта 1 статьи 146, пункта 2 статьи 154, статьи 171 Налогового кодекса РФ и подтверждаются письмами Минфина России от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487 и от 27 августа 2012 г. № 03-07-11/325.
Если организация приобретает питание для совместного потребления сотрудниками и посетителями (например, чай, кофе, печенье) без персонификации, НДС со стоимости такого питания начислять не нужно. Такой вывод следует из писем Минфина России от 13 декабря 2012 г. № 03-07-07/133 и от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327. Учитывая, что приобретенное имущество не используется в операциях, облагаемых НДС, в данном случае у организации нет оснований и для предъявления входного НДС по этому имуществу к вычету (письмо Минфина России от 13 декабря 2012 г. № 03-07-07/133).
Есть аргументы, позволяющие организациям не начислять НДС на стоимость бесплатных обедов, предоставляемых сотрудникам. Они заключаются в следующем.
Одним из объектов обложения НДС является реализация, то есть передача (в том числе и безвозмездная) права собственности на товары (работы, услуги) (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Денежное обращение реализацией не признается (подп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ). Следовательно, начислять НДС при выплате сотрудникам денежных компенсаций на питание не нужно.
Если бесплатное питание предоставляется в натуральной форме, то порядок начисления НДС зависит от того, предусмотрено оно трудовыми (коллективным) договорами или нет.
Если предусмотрено, то при расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания нужно включить в состав расходов на оплату труда (подп. 2 п. 2 ст. 253, п. 25 ст. 255, п. 20 ст. 270 НК РФ). В этом случае бесплатное питание представляет собой часть зарплаты, выданной в натуральной форме. Варианты такой оплаты труда могут быть разными – от доставки готовых блюд в офис до приготовления бесплатных обедов в собственной столовой.
Расходы на оплату труда являются одним из элементов себестоимости продукции. НДС на стоимость этой продукции организация обязана начислить при ее реализации. Начисление НДС не только с общей стоимости продукции, но и с отдельных ее элементов означало бы двойное налогообложение одного и того же объекта. Поэтому, если стоимость бесплатного питания учтена в составе расходов на оплату труда, начислять на нее НДС не нужно. Аналогичная точка зрения отражена в определениях ВАС РФ от 3 марта 2009 г. № ВАС-1699/09, от 11 июня 2008 г. № 7333/08, постановлениях ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. № КА-А40/4234-09, ФАС Северо-Западного округа от 11 декабря 2008 г. № А56-19219/2008.
Обязанность организации начислять НДС при предоставлении бесплатного питания отрицает и налоговая служба. В пункте 3 письма от 12 сентября 2005 г. № 04-1-03/644а ФНС России сообщила, что объекта обложения НДС не возникает, если затраты по приобретению (приготовлению) бесплатного питания для сотрудников относятся на расходы по производству и реализации продукции. Аналогичный вывод содержится в письме ФНС России от 28 апреля 2009 г. № 3-2-06/47. И хотя речь в письмах идет о затратах на бесплатное питание, предусмотренное законодательством, общий подход к налогообложению таких расходов не меняется. Главное, чтобы они уменьшали налогооблагаемую прибыль. Расходы на бесплатное питание сотрудников, предусмотренное трудовыми (коллективным) договорами, соответствуют этому критерию.
Таким образом, начислять НДС при предоставлении бесплатных обедов в этом случае не нужно. Входной НДС, предъявленный поставщиками продуктов питания, готовых обедов, а также предприятиями общепита, при наличии счетов-фактур можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).
Если предоставление бесплатного питания трудовыми (коллективным) договорами не предусмотрено, то при расчете налога на прибыль его стоимость учесть нельзя. Однако при выдаче бесплатных обедов сотрудникам НДС нужно начислить. В такой ситуации возникает объект налогообложения, установленный подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Такая точка зрения подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 27 апреля 2009 г. № КА-А40/3229-09-2. Входной НДС, предъявленный поставщиками продуктов питания, готовых обедов, а также предприятиями общепита, при наличии счетов-фактур можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).
ЕНВД. Единый налог рассчитывается исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). То есть от реальных доходов и расходов он никак не зависит. Поэтому стоимость бесплатного питания сотрудников на расчет налога не влияет.
Общая система + ЕНВД. Расходы, связанные с предоставлением питания сотрудникам, учитывайте по правилам режима налогообложения, установленного для деятельности, в которой занят конкретный сотрудник.
Если он занят во вмененке, то учитывать расходы на питание оснований нет. Ведь плательщики ЕНВД никакие свои расходы не учитывают.
Если речь идет об общем режиме, то тут действуют те же правила, что и в отношении компаний, которые работают только на общем режиме.
Организация может предоставлять питание сотрудникам, которые одновременно заняты в деятельности, по которой компания платит единый налог на вмененный доход, и деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае расходы, связанные с предоставлением питания, необходимо распределить между двумя видами бизнеса.
Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Темы: