Как заполнять книгу покупок и книгу продаж . Формально книга покупок и книга продаж не являются документами, из-за ошибок в которых инспекторы вправе доначислять НДС. Однако во время проверки налоговики всегда изучают, как заполнены эти два регистра. Неточности как минимум вызовут вопросы со стороны налоговиков. Но могут возникнуть и более серьезные последствия. Например, из-за погрешностей в книге покупок или дополнительном листе к ней проверяющие отказывают в вычете НДС. Остановимся на сложных ситуациях.
Как отразить в книге покупок и книге продаж полученные от покупателей авансы
Как заполнять книгу покупок и книгу продаж . Напомним, какие записи в книге продаж и книге покупок надо сделать, если покупатель перечислил предоплату. В книге продаж продавец регистрирует счет-фактуру, выставленный покупателю при получении аванса. После отгрузки компания выставляет покупателю еще один счет-фактуру и также регистрирует его в книге продаж. А запись, сделанная на сумму аванса, переносится в книгу покупок (налог с предоплаты принимается к вычету). Сложности при заполнении книги покупок в такой ситуации возникают в связи с тем, что продавец принимает к вычету налог по своему счету-фактуре, а не по документу поставщика, как это происходит при покупке товаров, работ, услуг.
В частности, важно не ошибиться с наименованием поставщика в книге покупок. Там должна значиться компания, получившая аванс и затем отгрузившая товар (то есть данные своей организации). Иными словами, запись в книге покупок должна соответствовать данным в авансовом счете-фактуре.
При этом в книге покупок нужно заполнять не все графы. Объясняется это тем, что форма книги покупок изначально предусматривает отражение счетов-фактур поставщиков при покупке товаров, работ, услуг. Поэтому не все реквизиты имеют отношение к получению аванса. Как заполнять книгу покупок и книгу продаж .
Так, отражая в книге покупок вычет с суммы полученного аванса, не надо заполнять графы 4, 6, 8а. Ведь данные, которые предусматривают эти графы, не отражаются в авансовых счетах-фактурах. Например, согласно пункту 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ, в авансовом счете-фактуре не упоминаются страна происхождения товара и номер таможенной декларации, а также стоимость товаров без НДС (см. образец заполнения книги покупок на сумму полученного аванса).
Теперь рассмотрим ситуацию, когда стороны расторгли договор до отгрузки товаров. И у поставщика возникла обязанность вернуть полученный аванс. В этом случае НДС, начисленный с предоплаты, можно принять к вычету из бюджета. Но только после возврата денег покупателю. Это предусмотрено пунктом 5 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Запись в книге покупок можно сделать не позже чем через год после расторжения договора (п. 4 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Таким образом, чтобы не лишиться права на вычет, нужно не затягивать с возвратом предоплаты. Если аванс будет возвращен позже чем через год после расторжения договора, проверяющие не согласятся с вычетом НДС.
Как отразить в книге покупок и книге продаж суммовые разницы
Суммовые разницы при расчете НДС возникают в том случае, если обязательство, которое нужно оплатить в рублях, выражено в условных единицах или иностранной валюте. При условии, что отгрузка произошла раньше, чем оплата. Обычно по условиям договора покупатель в таком случае перечисляет деньги по курсу, действующему на дату оплаты. Рассмотрим ситуацию со стороны продавца и покупателя.
Суммовые разницы у продавца
Как заполнять книгу покупок и книгу продаж . Допустим, курс на дату оплаты оказался выше, чем был на дату отгрузки. У продавца образовалась положительная суммовая разница. Как следует из пункта 2 статьи 153 Налогового кодекса РФ, с положительной суммовой разницы продавец должен уплатить НДС.
Если изначально во время отгрузки компания выписала счет-фактуру в рублях, его придется исправить. На дату оплаты необходимо сделать запись в книге продаж – на сумму положительной разницы. Именно такой порядок действий предлагают чиновники в письме Федеральной налоговой службы от 24 августа 2009 г. № 3-1-07/674.
Если же бухгалтер выписал отгрузочный счет-фактуру в условных единицах, вносить исправления не придется. Отразить суммовую разницу в книге продаж на дату оплаты получится на основании первоначально выписанного счета-фактуры. Но в рублях.
Иная ситуация: с момента отгрузки курс валюты снизился. У продавца образовалась отрицательная суммовая разница. Многие инспекторы настаивают на том, что компании не вправе уменьшать налоговую базу по НДС на отрицательную разницу – налоговая служба ранее выпускала много разъяснений с таким содержанием (например, письмо ФНС России от 25 января 2006 г. № ММ-6-03/62@).
Однако суды с такой точкой зрения чиновников не соглашаются. Законность отрицательной суммовой разницы при расчете НДС подтвердил, например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 17 февраля 2009 г. № 9181/08.
После этого налоговики выпустили одно разъяснение, в котором признали право компаний уменьшать базу на отрицательную суммовую разницу (письмо ФНС России от 24 августа 2009 г. № 3-1-07/674). Правда, свое письмо Федеральная налоговая служба так и не довела до сведения местных инспекторов. Поэтому на практике не исключены претензии проверяющих к компаниям, которые учитывают отрицательные суммовые разницы при расчете НДС.
Тем бухгалтерам, которые не хотят сталкиваться с претензиями во время проверки, отрицательную суммовую разницу лучше не учитывать. Если же продавец готов отстаивать свои интересы, то на дату оплаты можно сделать запись в книге продаж – в сумме отрицательной разницы. Отстоять свою правоту можно не доводя дело до суда. В качестве аргумента можно привести разъяснение ФНС России.
Суммовые разницы у покупателя
Если буквально следовать статьям 171 и 172 Налогового кодекса РФ, то дата и сумма оплаты не влияют на вычет «входного» НДС. То есть покупатель может отразить вычет в книге покупок на дату оприходования товаров, работ, услуг.
При этом если продавец выдал счет-фактуру в рублях, то в книгу покупок нужно занести соответствующую сумму. Запись по счету-фактуре в условных единицах или иностранной валюте надо сделать, самостоятельно переведя сумму в рубли по курсу на дату отгрузки. На дату оплаты никаких записей в книге покупок не делается.
Однако с таким подходом могут не согласиться инспекторы, если курс на дату оплаты снизился. Ведь в этом случае покупатель фактически заплатит продавцу меньше, чем принял к вычету по курсу на дату отгрузки. Если бухгалтер хочет избежать претензий со стороны инспекторов, то лучше в такой ситуации аннулировать первоначальную запись в книге покупок и отразить в дополнительном листе к ней новую запись – на сумму вычета с учетом курса на дату оплаты.
Как отразить в книге покупок импортные товары
Рассмотрим два случая:
– компания купила импортные товары у российской организации;
– покупатель является импортером товаров.
Компания купила импортные товары у российского поставщика. Больше всего внимания при проверке вычетов по импортным товарам проверяющие уделяют двум реквизитам – стране происхождения и номерам таможенных деклараций. Эти данные заносят в графу 6 книги покупок.
Трудности могут возникнуть, если счет-фактура поставщика содержит несколько наименований импортных товаров, ввезенных в Россию по разным таможенным декларациям. В этом случае в бухгалтерских программах данные о странах происхождения и номерах грузовых таможенных деклараций не всегда автоматически переносятся из граф 10 и 11 счета-фактуры в книгу покупок.
Отсутствие каких-либо данных в книге может привести к претензиям инспекторов. Так, в письме от 1 февраля 2010 г. № 03-07-14/06 сотрудники Минфина России уточнили: в книге покупок надо отражать все данные о стране происхождения и номерах таможенных деклараций, которые содержит счет-фактура поставщика. Упрощать правила заполнения книги в такой ситуации нельзя. Поэтому, чтобы избежать отказа в вычете НДС по импортным товарам, бухгалтеру, возможно, придется дорабатывать книгу покупок вручную.
Если же внести все данные о стране происхождения и номерах таможенных деклараций невозможно (например, из-за того, что у компании большой документооборот), то можно доказать право на вычет во время проверки, воспользовавшись следующими аргументами. С 1 января 2010 года в пункте 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ четко сказано, из-за каких ошибок проверяющие вправе отказывать в вычете «входного» НДС. Это может произойти, если в счете-фактуре:
– отсутствуют какие-нибудь обязательные реквизиты;
– есть ошибки, которые мешают определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, налоговую ставку, сумму НДС.
Про неверное заполнение книги покупок здесь ничего не сказано. Поэтому погрешности в этом регистре, которые не привели к искажению суммы налога, не могут препятствовать вычету. Это подтверждает и сложившаяся арбитражная практика в пользу налогоплательщика (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 сентября 2009 г. по делу № А53-24723/2008).
Компания ввезла товары в Россию. Импортеры уплачивают НДС на таможне. Его сумму можно принять к вычету из бюджета (ст. 171 и 172 Налогового кодекса РФ). При условии, что у импортера есть документы, подтверждающие ввоз товаров и уплату НДС.
В этом случае отражать данные о стране происхождения и номерах таможенных деклараций в графе 6 книги покупок не надо. Реквизиты документов, подтверждающих ввоз товаров и уплату НДС, нужно отражать в графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца». В большинстве случаев документом, подтверждающим ввоз, является таможенная декларация. Ее номер необходимо привести в графе 2. А при импорте белорусских товаров таким документом будет заявление о ввозе. Например, в графе 2 допускается следующая формулировка «Заявление о ввозе товаров от 3 февраля 2010 г. № 259, платежное поручение от 5 февраля 2010 г. № 15».
Как заполнить дополнительные листы к книге покупок и книге продаж
Дополнительные листы нужны для того, чтобы внести изменения в книгу покупок и книгу продаж. Записи в листах могут быть двух видов: по аннулированию или отражению дополнительных счетов-фактур.
Обратите внимание, что Правила ведения книги покупок и книги продаж, утвержденные постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, не уточняют, как именно надо заполнять дополнительные листы.
Чтобы у налоговых инспекторов не возникло вопросов, суммы по аннулированным счетам-фактурам лучше отражать со знаком «минус», а по дополнительным счетам-фактурам со знаком «плюс».
Пример: Бухгалтер заполнил дополнительный лист книги покупок
В марте 2010 года бухгалтер ООО «Весна» обнаружил, что в книгу покупок за IV квартал 2009 года ошибочно попал счет-фактура на сумму 41 300 руб. (в том числе НДС – 6300 руб.), датированный III кварталом 2009 года.
Бухгалтер заполнил дополнительный лист книги покупок за III квартал 2009 года (добавив обнаруженный счет-фактуру) и дополнительный лист книги покупок за IV квартал 2009 года (аннулировав обнаруженный счет-фактуру).
Кстати, заполнить дополнительный лист к книге покупок или книге продаж придется и в том случае, если в счет-фактуру внесены изменения, не влияющие на сумму НДС. При условии, что исправлены реквизиты, которые изначально были отражены в книге покупок или книге продаж. Например, название поставщика или его ИНН (графы 5 и 5а книги покупок).
Если же исправления внесены в реквизиты, которые не отражаются в книгах, то делать запись в дополнительном листе не надо (например, если изменен адрес компании-поставщика или покупателя).
Главное, о чем важно помнить
1. При регистрации счета-фактуры на сумму полученного аванса все графы книги покупок заполнять не требуется.
2. Если счет-фактура продавца составлен в условных единицах, то после оплаты никакие изменения в данный документ, а также в книгу продаж вносить не придется.
3. В книге покупок необходимо отражать все данные о стране происхождения и номере таможенной декларации, которые содержит счет-фактура поставщика.
Книга покупок. Образец заполнения
- Статьи по теме:
- Как составить акт и принять товары, поступившие без документов
- Должностная инструкция кассира 2021: образец заполнения
- Как удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату
- Какая кассовая техника записана в госреестре ККТ на 2018-2019 годы
- Как заполнить бланк платежного поручения в 2018 году
Темы: