Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Типичные ошибки в учете представительских расходов

1 декабря 2011 60 просмотров

Типичные ошибки в учете представительских расходов

Документы по представительским расходам

По пункту 2 статьи 264 НК РФ к представительским относятся расходы на проведение официальных приемов, завтраков, обедов, ужинов как внутри самой компании, так и в ресторане. Также представительскими являются расходы на транспортное обеспечение, на переводчиков, на буфетное обслуживание. Представительские расходы нормируются. Норма – 4 процента от расходов на оплату труда.

Нигде в кодексе не сказано, какими документами необходимо подтверждать представительские расходы. Я советую закрепить перечень этих документов во внутренних актах компании. Есть много писем Минфина России с рекомендациями на эту тему. Одно из них – письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26. В нем сказано, что в компании должен быть приказ о деловой встрече. В нем описывается, кто и с кем встречается, в каком месте, цель встречи, вопросы к обсуждению. Кроме того, либо отдельным документом, либо прямо в этом приказе должна быть смета на проведение встречи.

Еще необходимы первичные документы по этой встрече – кассовый и товарный чеки, авансовый отчет и очень важный документ – отчет об итогах мероприятия. Унифицированной формы такого документа нет. Компания разрабатывает его самостоятельно и закрепляет в учетной политике. Кстати, также как и форму сметы. В форме отчета рекомендуется отразить: кто и с кем встречался, цели встречи, задачи и вопросы к обсуждению, итоги встречи, подписи. Не обязательно, чтобы в нем расписывались приглашенные гости. В отчете достаточно подписи только сотрудника компании.

Итак, подытожу. В рекомендуемый перечень документов по представительским расходам входят:
– приказ (распоряжение) руководителя компании о представительских расходах;
– смета представительских расходов;
– программа проведения деловой встречи с датой, местом и сроками, количеством приглашенных, именами участников, а также суммой, утвержденной по смете;
– авансовый отчет о произведенных расходах;
– акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем компании, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
– первичные документы.

Налогообложение представительских расходов

Мне часто задают вопрос: можно ли в представительских расходах учитывать стоимость алкоголя? Можно. Но, как ни странно, чиновники Минфина рекомендуют закрепить в своих внутренних локальных нормативных актах нормы испития алкогольных напитков. Например, 200 грамм на человека крепостью не более 10 процентов. Компания вправе установить эти нормы самостоятельно (правильный ответ на вопрос № 1 теста – б. – Примеч. ред.). Об этом говорится в письме Минфина России от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49. Итак, и еду, и напитки можно учитывать как представительские расходы. А вот букеты цветов учесть уже нельзя. Их можно оплатить только из чистой прибыли. Аналогично – подарки для контрагентов. В подтверждение – письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

Единственное, что можно сделать, – провести затраты на подарки не как представительские, а как рекламные расходы компании. Но тогда из документации должно быть видно, что на цветы и подарки была нанесена символика компании и они были розданы потенциальным клиентам.

Еще один нюанс. Представительские расходы – это затраты на ту продукцию, которая выпивается и съедается только во время встреч. Если встреча не оформлена, а чай и кофе выпили свои же сотрудники или гости в ожидании встречи с руководителем компании, то расходы можно оплатить только из чистой прибыли (Правильный ответ на вопрос № 2 теста – б. – Примеч. ред.).

Более того, налоговики решат, что продукты были безвозмездно переданы. А значит, по статье 146 НК РФ их стоимость нужно обложить НДС. При этом вычета по налогу не будет, так как нет входного счета-фактуры. Если же счет-фактура есть, то можно получить вычет даже несмотря на то, что расходы понесены из чистой прибыли. Основание – письма Минфина России от 5 июля 2007 г. № 03-07-11/212, от 10 апреля 2006 г. № 03-04-11/64.

Налоговые инспекторы обязательно обратят внимание на реальность представительских расходов. Можно ли за одну встречу съесть коробку сахара, выпить упаковку чая, банку кофе? Конечно же нет, особенно если речь идет о встрече двух представителей.

И в этом случае инспекторы будут настаивать на том, что расходы нереальны, и снимут расходы на основании статьи 252 НК РФ. Для того чтобы обезопасить компанию от подобных претензий, во внутренних документах компании необходимо прописать, что для повышения деловой репутации компании на каждую встречу открывается новая коробка конфет, банка кофе или пачка чая.

Кроме того, инспекторы обратят внимание на время, в которое была проведена встреча. Если она проводилась, скажем, в восемь часов вечера в ресторане, а это видно из ресторанного счета, то получится, что сотрудник работал сверхурочно. А любая сверхурочная работа должна быть оплачена дополнительно.

Первые два часа – в полуторном размере, последующие часы – в двойном. Выходит, что тот сотрудник, который участвовал во встрече, получит не только зарплату за этот день, но и сверхурочные.

Также часто спрашивают о том, можно ли отнести к представительским расходам затраты на переговоры с индивидуальными предпринимателями. Ведь они не являются юридическими лицами. Этот вопрос достаточно спорный.

С одной стороны, Минфин не против. В письмах от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351 , от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64 сказано, что затраты на проведение переговоров с клиентами – физическими лицами можно отнести к представительским расходам. Но, с другой стороны, в Налоговом кодексе не предусмотрена возможность включать в расходы затраты на прием и обслуживание физических лиц.

Поэтому если компания решит учесть такие расходы, то ей нужно будет собрать максимум документов, подтверждающих экономическую обоснованность.

Вопросы после лекции

– Мы совмещаем общий режим налогообложения и ЕНВД. Как в этом случае рассчитать предельный размер представительских расходов? – Чтобы рассчитать предельный размер представительских расходов, из фонда оплаты труда нужно вычесть зарплату работников, занятых в деятельности, облагаемой ЕНВД. Напомню, что предельный размер составляет 4 процента от фонда оплаты труда. Значит, в вашем случае он составит 4 процента от суммы оплаты остальных работников. Подобный расчет основан на том, что расходы, которые относятся к специальным налоговым режимам, в частности к ЕНВД, не учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль (п. 9 , 10 ст. 274 НК РФ). – В ходе выездной проверки инспектор заявила о том, что мы могли бы провести переговоры с партнерами не в ресторане, а в нашей переговорке. На этом основании она грозит снять часть расходов. Как быть? – Очень часто инспекторы снимают расходы по аренде ресторанов, баров и так далее, особенно в ситуации, когда в офисе компании есть оборудованные переговорные комнаты. Они ссылаются на абзац 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ, где сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха представительскими не являются. В вашей ситуации можно попытаться объяснить, почему переговорное помещение не подходило для переговоров, которые пришлось перенести в ресторан. Например, в необходимое время оно было занято другим мероприятием. А на будущее необходимо в самом приказе о представительских расходах прописывать, что встреча проводится в ресторане для повышения деловой репутации компании, а также в связи с тем, что на момент переговоров нет подходящего помещения внутри офиса компании. – Как отразить представительские расходы в учете? – Представительские расходы в бухгалтерском учете являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 , 7 ПБУ 10/99). Они отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением сразу на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике). Если компания занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу». Признаются расходы по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они были произведены. В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим. И признаются на дату утверждения авансового отчета.

О лекторе

Эльвира Сайфулловна Митюкова, к. э. н., лектор ИПБ России, по данным журнала «Семинар для бухгалтера», вошла в число лучших лекторов России.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка