Перед оформление отпуска проверьте, за сколько дней до начала отпуска сотрудник должен написать заявление. Четких сроков в ТК нет, но за опоздание работодателю грозят штрафы. В статье рассмотрим, когда писать заявление на отпуск в разных случаях и приведем образцы.
Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, нужны: график отпусков, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. Могут понадобиться и другие документы. Например, уведомление об отпуске для сотрудника или его заявление. Подробнее о том, как оформить документы для отпуска, смотрите в инструкции от Системы Главбух, которую согласовали с Рострудом.
За сколько дней надо писать заявление на отпуск
Отпуск — это залог восстановления физических и моральных ресурсов человека. Задача каждого работодателя предоставить сотруднику законный отдых. Разберемся, как кадровику верно оформить документацию и за сколько нужно писать заявление на отпуск работнику. Все про оформление и расчет отпусков по ТК смотрите в отдельной статье.
Как правило, присоединять ежегодный отпуск к праздникам удобно, но финансово невыгодно – сотрудник получит меньше обычного за месяц, в котором был отпуск. Объясните сотрудникам заранее, когда они потеряют в деньгах и отпуск лучше перенести, а когда в отпуск идти выгодно.
Татьяна Аверина, выпускающий редактор Системы Главбух, советник налоговой службы III ранга. Из рекомендации в Системе Главбух
Оформление и расчет отпускных в 2024 году
Точные сроки написания заявления
Сотрудники уходят в отпуск просто отдохнуть, для ухода за малышом, для сдачи сессии, для решения личных вопросов. Каждый раз оформляют заявление, приказ и при необходимости начисляют выплаты. Точно знать, за какое время пишется заявление на отпуск требуется для соблюдения Трудового кодекса. Стандартные сроки законодательно не установлены и носят исключительно рекомендательный характер.
Образец заявления на отпуск
За какое время пишется заявление на отпуск
Если сотруднику на вопрос: за какое время нужно писать заявление на отпуск, говорят — за две недели или как минимум за три дня, на это есть две причины.
Во-первых, на предприятии выдают образцы, как и когда писать заявление на отпуск, в отделе кадров или бухгалтерии. Эти отделы отвечают за документообеспечение процесса и составление приказов по начислению отпускных выплат. Поэтому, отдел кадров рекомендует писать за две недели, чтобы найти и поставить замену, скорректировать режим работы.
Для кадровиков заявление — это обоснование для приказа на отпуск.
Пример приказа на предоставление оплачиваемого отпуска
Во-вторых, в бухгалтерии скажут — минимум 3 дня. Именно за сколько дней нужно писать заявление на отпуск оплачиваемый. Этот срок позволяет вовремя перечислить необходимые отпускные сотруднику согласно статье 136 ТК РФ. Если нарушить правила выплаты отпускных, работодателю придется заплатить проценты за задержку и штраф.
ГИТ может оштрафовать работодателя, если нарушить правило «трех дней». Даже если работник напишет в заявлении, что готов получить отпускные позже срока, это не защитит от претензий инспекторов. За задержку отпускных также придется выплатить компенсацию, причина задержки не важна.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. Из рекомендации в Системе Главбух Как выплатить отпускные
Как по закону писать заявление на отпуск: памятка для бухгалтера
Мы уже выяснили, что в законодательстве нет требования о том, чтобы сотрудники писали заявления на отпуск. Но у многих работодателей обязанность написать заявление предусмотрена во внутренних локальных актах.
Если сотрудник идет в отпуск по утвержденному графику, то брать заявление не обязательно. Но лучше это сделать, чтобы своевременно рассчитать и выплатить отпускные.
Заявление на ежегодный отпуск составляют в произвольной форме. Проследите, чтобы в нем были обязательные реквизиты:
- наименование адресата (должность, юридическое наименование организации, ФИО);
- наименование заявителя (должность, ФИО, адрес и контактный телефон);
- наименование документа, которое пишут под «шапкой», по центру, без точки и с заглавной буквы — «Заявление»;
- просьба заявителя и краткое обоснование, по которому сотрудник уходит в отпуск;
- даты отдыха, к примеру, указание по какое число пишется заявление на отпуск, включительно или нет;
- дата написания заявления и личная роспись сотрудника;
- входящий номер, если такие присваивают по кадровому документообороту, и роспись руководителя.
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на любое количество частей по соглашению с сотрудником, но одна из них обязательно должна быть минимум 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК). Точного порядка, как оформить документы, чтобы разделить отпуск, нет. На практике работник пишет заявление. Кадровик оформляет приказ и делает записи в графике отпусков.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. Из рекомендации в Системе Главбух Как оформить оплачиваемый отпуск
Как оформить заявления для ежегодных и дополнительных отпусков
Вариации ежегодных, дополнительных оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков описываются в статьях 114 - 128 ТК РФ. Выделяют 3 категории:
- ежегодный оплачиваемый;
- дополнительный оплачиваемый;
- административный отпуск — неоплачиваемый.
Традиционный ежегодный оплачиваемый отпуск гарантирует сотруднику отдых, запланированный графиком. На практике во внутренних документах работодателя закрепляют, что заявление пишется как минимум за 3 календарных дня.
Сотрудник вправе разделить весь период ежегодного отпуска на части, и одна должна быть не меньше 14 дней. В каждом случае пишется отдельное заявление.
Заявление на предоставление части ежегодного оплачиваемого отпуска
Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляют:
- работникам с ненормированным рабочим днем;
- занятым на предприятиях или в отделах с опасными или вредными условиями труда;
- сотрудникам предприятий, которые находятся на территории Крайнего Севера;
- работникам структурных подразделений МВД.
Дополнительные отпуска делятся на обязательные в силу закона и те, которые работодатель может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. Из рекомендации в Системе Главбух Кому полагается ежегодный отпуск
Дополнительные отпуска делятся на обязательные в силу закона и те, которые работодатель может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором.
Административный отпуск: как предоставить и оформить
Отпуск за свой счет, без сохранения заработной платы, дополнительный неоплачиваемый — это привычные названия административного отпуска. За сколько дней нужно писать заявление на административный отпуск необходимо знать каждому делопроизводителю. Для таких заявлений действуют те же правила, что и при оплачиваемом отпуске, — точные сроки работодатель закрепляет в своих документах.
Причины, по которым сотруднику может понадобится неоплачиваемый отпуск:
- бракосочетание;
- рождение ребенка;
- семейные обстоятельства;
- смерть близкого и т.д.
В статье 128 ТК указано, что есть категории граждан, которым предоставляют административный отпуск:
- пенсионерам по возрасту — гарантирован административный отпуск до 14 дней;
- сотрудникам с инвалидностью — гарантирован административный отпуск до 60 дней;
- участникам Великой Отечественной войны — гарантирован административный отпуск до 35 дней;
- ближайшим родственникам погибшего при выполнении служебного долга военнослужащего — супруг или супруга, а также родители могут запросить 2 недели отпуска.
При административном отпуске часто используют формулировку «по семейным обстоятельствам». Практика показывает, что лучше подробнее описывать ситуацию и прикреплять обоснования в приложении к заявлению. Если это справки, лучше брать ближе к той дате, когда планируется писать заявление на отпуск.
Вообще ТК не обязывает сотрудника представлять документы, которые подтверждают право на отпуск (письмо Минтруда от 30.08.2019 № 14-2/ООГ-6315). Но чтобы подтвердить право на обязательный отпуск за свой счет, рекомендуем приложить к заявлению копии подтверждающих документов. Это поможет снизить риски злоупотреблений, а также споров с сотрудником и трудовой инспекцией о правомерности отпуска.
На какой срок предоставить отпуск за свой счет, работодатель и сотрудник определяют самостоятельно по соглашению сторон. Отпуск за свой счет работодатель вправе предоставить на любой срок – несколько дней, недель, месяцев и даже лет. Это следует из статьи 128 ТК. Исключение – случаи, когда работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск за свой счет. Срок такого отпуска установлен в части 2 статьи 128 ТК, но стороны вправе его увеличить по соглашению сторон.
Нина Ковязина, заместитель директора Департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России. Из рекомендации в Системе Главбух Как оформить отпуск за свой счет
Частые вопросы по заявлениям на отпуск
Когда можно писать заявление на отпуск после устройства на работу? Согласно ТК, новички, отработав как минимум полгода, начиная с момента приема, вправе подавать заявление на отпуск.
Иногда бывает, что сотрудник просит предоставить отпуск авансом. В этом случае, при увольнении работодатель может удержать средства за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК). При этом удержание возможно в размере не более 20 процентов от суммы окончательного расчета (ст. 138 ТК). Если не хватает таких средств и сотрудник отказывается добровольно погасить задолженность, то работодатель может попробовать взыскать средства через суд. Чтобы минимизировать риски, можно попросить сотрудника, написать заявление с обязательством вернуть отпускные за неотработанный отпуск.
Можно ли писать заявление на отпуск за неделю до отпуска?
В соответствии с трудовым законодательством можно брать недельный срок для заявлений на отпуск. Но тут есть сложность для работодателя — надо успеть перечислить выплаты и оформить замену для отпускного сотрудника.
Может ли работодатель регламентировать, за сколько дней надо писать заявление на отпуск за свой счет?
Четко установить минимальный срок подачи заявления на административный отпуск можно. Согласно статье 8 ТК в локальном акте или коллективном договоре работодатель вправе обозначить, за сколько дней работники пишут заявление.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Заявление на материальную помощь: образец заполнения 2024 года
- Характеристика на руководителя и сотрудника для награждения
- Образец гражданско-правового договора с иностранным гражданином на 2024 год
- Отпуск без сохранения заработной платы в 2024 году: сроки, особенности предоставления
- Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет образец